Aufgaben-Boards verwalten

Hier legst du neue Boards an, bearbeitest bestehende oder löschst sie. Ein Board ist eine Tafel mit Spalten – jede Spalte steht für einen Status wie „Offen", „In Bearbeitung" oder „Erledigt". Du kannst Aufgaben zwischen diesen Spalten verschieben und so den Fortschritt übersichtlich darstellen.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Aufgaben.
2. Wähle Verwaltung.

Die Seite zeigt eine Liste aller Boards deines Unternehmens.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Board verwalten", um diese Aufgabe auszuführen.

So gehst du vor

Ein neues Board erstellen

1. Klicke auf die grüne Schaltfläche Hinzufügen.

2. Ein Fenster öffnet sich, in dem du die Grunddaten deines Boards einträgst:

   • Name: Gib dem Board einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel den Namen eines Projekts oder einer Abteilung.
   • Icon: Wähle ein Symbol, das das Board visuell kennzeichnet. Das hilft dir, es schneller in der Liste zu erkennen.
   • Standorte: Bestimme, welche Standorte dieses Board betreffen – das ist wichtig, falls mehrere Filialen oder Abteilungen existieren. Beachte: Wenn du ein Support-Board erstellst, kannst du die Standorte nicht ändern.
   • Sichtbar für: Wähle, welche Mitarbeitenden das Board sehen dürfen.
   • Kunde (optional): Falls das Board zu einem bestimmten Kundenprojekt gehört, kannst du den Kunden hier zuordnen.

3. Unter Status-Übersicht legst du jetzt die Spalten (Zustände) für dein Board fest. Klicke auf Hinzufügen, um die erste Spalte zu erstellen. Ein neues Fenster öffnet sich:

   • Name: Beschreibe den Status, zum Beispiel „Offen", „In Bearbeitung" oder „Abgeschlossen".
   • Icon: Wähle ein Symbol für die Spalte.
   • Farbe: Bestimme eine Farbe, damit die Spalte optisch hervorsticht.
   • Beschreibung (optional): Schreib kurz auf, was dieser Status bedeutet.

4. Klicke Speichern. Die Spalte erscheint jetzt in der Status-Übersicht.

5. Wiederhole Schritt 3 und 4 für alle weiteren Spalten, die du brauchst.

6. Wenn du alle Spalten angelegt hast, ordne sie nach Bedarf: Klicke auf eine Spalte und nutze die Pfeile-Schaltflächen, um sie nach oben oder unten zu verschieben. So definierst du die Reihenfolge, in der die Spalten später auf dem Board von links nach rechts erscheinen.

7. Klicke unten auf Speichern, um das neue Board anzulegen.

Ein bestehendes Board bearbeiten

1. Klicke in der Boardliste auf den Namen des Boards, das du ändern möchtest. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.

2. Ändere die gewünschten Felder (Name, Icon, Standorte, Sichtbarkeit oder Kunde).

3. Um eine Spalte zu bearbeiten, doppelklickst du auf ihren Namen oder klickst die Schaltfläche mit dem Stift-Symbol.

4. Um eine Spalte zu löschen, klickst du auf die rote Schaltfläche mit dem Papierkorb-Symbol. Ein Bestätigungsfenster erscheint.

5. Klicke unten auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.

Ein Board löschen

1. Klicke in der Boardliste auf das Board, das du löschen möchtest.
2. Klicke auf die rote Schaltfläche rechts oben im Fenster.
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Das Board wird gelöscht und ist nicht mehr verfügbar.

Aufbau der Übersicht

Die Boardliste zeigt dir folgende Spalten:

• Titel: Name des Boards.
• Icon: Das Symbol, das du beim Anlegen gewählt hast.
• Aufgaben: Wie viele Aufgaben derzeit auf diesem Board vorhanden sind.
• Status-Anz. (Status-Anzahl): Wie viele Spalten das Board hat.
• Mitarbeiter: Wie viele Mitarbeitende das Board sehen können.
• Kunde: Falls zugeordnet, der Name des Kunden.

Mit der Schaltfläche oben links kannst du nach Boards suchen.

Was danach passiert

Das Board ist jetzt erstellt oder überarbeitet und steht deinem Team zur Verfügung. Mitarbeitende, die im Feld Sichtbar für ausgewählt sind, sehen das Board und können Aufgaben anlegen und abarbeiten.

Wenn du dein Board lieber grafisch gestalten oder weitere Einstellungen vornehmen möchtest, findest du erweiterte Optionen unter Aufgaben/Verwaltung – weitere Fenster und Dialoge.

Tipps und Hinweise

• Spalten-Reihenfolge: Die Reihenfolge der Spalten bestimmt den Ablauf deines Prozesses. Beginne mit dem Anfangsstatus (z. B. „Offen") und ende mit dem Endstatus (z. B. „Erledigt").
• Support-Board: Das ist ein spezielles Board für interne oder kundenseitige Support-Anfragen. Seine Standorte lassen sich später nicht mehr ändern – wähle sie sorgfältig aus.
• Mitarbeitende später hinzufügen: Wenn du ein Board erstellst und später mehr Mitarbeitende sehen sollen, bearbeitest du das Board einfach und ergänzt sie im Feld Sichtbar für.
• Spalten löschen: Wenn eine Spalte noch Aufgaben enthält, wird beim Löschen das System dich warnen. Überlege vorher, wohin du diese Aufgaben verschieben willst.