Arbeitszeitmodell anlegen oder bearbeiten

Ein Arbeitszeitmodell legt fest, wie viele Stunden pro Wochentag ein Mitarbeiter arbeiten soll. Du erstellst hier die Vorlage – später weist du sie deinen Mitarbeitern zu. Gleichzeitig legst du fest, wie Ein- und Ausstempeln funktionieren sollen (automatisch, zu bestimmten Zeiten oder nach Standort).

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Arbeitszeit und wähle Arbeitszeitmodelle.
2. Klicke auf Hinzufügen, um ein neues Modell zu erstellen, oder doppelklick auf ein bestehendes Modell, um es zu bearbeiten.

Voraussetzungen

Keine besonderen Voraussetzungen erforderlich.

So gehst du vor

Definition

1. Bezeichnung: Gib dem Modell einen Namen, unter dem du es später erkennst (zum Beispiel „Vollzeit" oder „Schichtarbeit").

Sollstunden

2. Bearbeitbare Tage in der Vergangenheit: Wie viele Tage alte Zeiteinträge dürfen Mitarbeiter noch ändern? Gib eine Zahl ein, oder lass das Feld leer, wenn keine Beschränkung gelten soll.

3. Tägliche Höchstarbeitszeit und Wöchentliche Höchstarbeitszeit: Lege fest, wie lange ein Mitarbeiter maximal pro Tag und pro Woche arbeiten darf. weboffice warnt, wenn diese Grenzen überschritten werden.

4. Entscheide, wie Ein- und Ausstempeln ablaufen sollen:

   • Automatisches Einstempeln bei Anmeldung: Schalte dies ein, wenn Mitarbeiter sich automatisch einstempeln sollen, sobald sie sich anmelden. Wird diese Option aktiv, kannst du zusätzlich festlegen, ob das nur während der Arbeitszeit geschehen darf und ob nur am Desktop (nicht mobil).
   • Wenn du das Modul Kasse (CashPoint) nutzt: Aktiviere Automatisch Ausstempeln bei Kassenabschluss, wenn Mitarbeiter automatisch ausstempeln sollen, wenn sie die Kasse abschließen.
   • Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion: Unvollendete Zeiteinträge alter Tage werden nachts automatisch beendet – als Endzeit wird der Zeitpunkt der letzten Aktion des Mitarbeiters im System verwendet.

5. Buchungen über Mitternacht erlauben: Aktiviere dies, wenn Arbeitszeiten über Mitternacht hinweg erfasst werden dürfen (zum Beispiel 18:00 bis 02:00 Uhr). Ohne diese Option muss die Endzeit nach der Startzeit liegen.

Standortprüfung (optional)

6. Aktiviere Standort prüfen (Geolocation), wenn Mitarbeiter nur an bestimmten Orten ein- und ausstempeln dürfen:
   • Klicke auf Standort hinzufügen.
   • Gib eine Bezeichnung ein (zum Beispiel „Filiale Zentrum").
   • Suche eine Adresse und wähle einen Vorschlag aus der Liste – so werden die Koordinaten automatisch erfasst.
   • Lege den Radius in Metern fest, innerhalb dessen Ein- und Ausstempeln möglich ist.
   • Du kannst mehrere Standorte hinzufügen. Ein- und Ausstempeln ist nur möglich, wenn sich der Mitarbeiter innerhalb des Radius eines der Standorte befindet.

Mindestpausen

7. Wenn Mitarbeiter Pausen machen müssen: Klicke auf Hinzufügen und lege fest:
   • Nach wie vielen Arbeitsstunden eine Pause fällig ist.
   • Wie lange die Pause mindestens sein muss.
   • Sollte die Pause kürzer ausfallen, wird sie automatisch auf die Mindestdauer aufgefüllt.
   • Aktiviere Mindestpausen automatisch abziehen, wenn die Pause automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden soll.
   • Gib die Mindestdauer der Pause an – kleinere Pausen werden zusammengefasst.

Ein- und Ausstempeln beschränken (optional)

8. Wähle, wie Ein- und Ausstempeln begrenzt werden sollen:
   • Keine Beschränkung: Mitarbeiter können jederzeit einstempeln und ausstempeln.
   • Manuelle Zeitspanne: Gib feste Uhrzeiten ein – zum Beispiel „Frühester Beginn 05:00 Uhr" und „Spätestens Ende 22:00 Uhr".
   • Nach Öffnungszeiten des Standortes: Ein- und Ausstempeln richten sich nach den Öffnungszeiten, die für den Standort des Mitarbeiters eingestellt sind.

Mitarbeiter zuweisen

9. Falls du ein bestehendes Modell bearbeitest: Im Bereich Mitarbeiter siehst du eine Liste aller Mitarbeiter. Aktiviere den Schalter neben einem Namen, um diesen Mitarbeiter ab heute diesem Modell zuzuweisen. Ein Mitarbeiter kann immer nur ein Modell gleichzeitig haben – um zu wechseln, öffne das neue Modell und weise den Mitarbeiter dort zu.

10. Klicke auf Speichern. Das System verlangt eine Bestätigung – bestätige die Frage.

Aufbau des Fensters

Definition: Der Name des Modells, unter dem es überall in weboffice angezeigt wird.

Sollstunden: Hier legst du die Rahmenbedingungen fest – wie lange darf eine Arbeitszeit höchstens dauern, wie weit in die Vergangenheit darf noch geändert werden, wie soll automatisch ein- und ausstempelt werden.

Standortprüfung: Wenn aktiviert, erscheint eine Liste der Standorte mit Adressen und Radien – der Mitarbeiter kann nur innerhalb dieser Zonen arbeitszeiten eintragen.

Mindestpausen: Eine Tabelle mit Pausenregeln – jede Regel legt fest, ab wann eine Pause fällig ist und wie lange sie sein muss.

Einstempeln/Ausstempeln beschränken: Je nach Wahl (keine, manuell, nach Öffnungszeiten) erscheinen unterschiedliche Felder zum Ausfüllen.

Mitarbeiter: Eine Tabelle, die alle Mitarbeiter zeigt. Die Spalte Zugewiesen hat einen Schalter pro Mitarbeiter – grün heißt „dieses Modell ist aktiv für diesen Mitarbeiter".

Was danach passiert

Das Modell wird gespeichert. Mitarbeiter, denen du es zugewiesen hast, werden ab dem nächsten Tag nach diesem Modell abgerechnet. Das Modell erscheint danach in der Liste der Arbeitszeitmodelle.

Falls du später weitere Regeln hinzufügen möchtest (zum Beispiel Urlaubs- oder Krankenstandsregeln für dieses Modell), bearbeitest du es hier erneut.

Tipps und Hinweise

• Automatisches Einstempeln und mobil: Wenn du „Nur am Desktop einstempeln" aktivierst, werden Smartphone und Tablet nicht berücksichtigt – der Mitarbeiter muss sich dort manuell einstempeln.
• Standort nicht erkannt: Gib Adressen genau ein und wähle einen Vorschlag aus dem Auswahlfeld. Nur dann werden die Koordinaten richtig erfasst. Wenn du eine Adresse frei eingibst, funktioniert die Standorterkennung nicht.
• Mitarbeiter wechselt das Modell: Der alte Mitarbeiter behält seine bisherigen Zeiteinträge, rechnet aber ab morgen nach den neuen Regeln ab.
• Buchungsarten festlegen: Welche Arten von Zeiteinträgen ein Mitarbeiter buchen darf (Arbeitszeit, Urlaub, Homeoffice, ...) wird nicht hier eingestellt, sondern über Buchungsarten verwalten.