Anrufe ansehen und verwalten

Im Anrufjournal siehst du alle Anrufe deines Unternehmens – eingehend, ausgehend und verpasst. Du kannst die Details eines Anrufs abrufen, Qualitätsmessungen einsehen und Aufzeichnungen abhören.

So kommst du hierher

Klicke in der linken Seitenleiste auf Telefonie.
Wähle Anrufe.

Das Anrufjournal öffnet sich.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Anrufjournal anzeigen". Außerdem muss die Telefonie für dein Unternehmen eingerichtet sein.

So gehst du vor

Suche den Anruf in der Liste – du kannst nach Zeit, Anrufpartner, Nummer oder Standort suchen oder blättern.
Doppelklicke auf einen Anruf.

Das Fenster mit den Details öffnet sich. Du siehst jetzt:

Anrufdaten: Uhrzeit, Richtung (eingehend oder ausgehend), Anrufernummer und Standort, von dem der Anruf geführt wurde.
Status & Verlauf: Der Ausgang des Anrufs (etwa „Beendet", „Keine Antwort", „Besetzt") und die Zeitpunkte, zu denen der Anruf angenommen und beendet wurde.
Sprachqualität (nur wenn gemessen): Qualitätsbewertung, technische Messwerte wie Paketverlust, Verzögerung und Jitter auf beiden Seiten.
Notiz (falls vorhanden): Ein Vermerk, den jemand zum Anruf hinzugefügt hat.
Aufzeichnung (falls vorhanden): Ein Audio-Player, mit dem du die Anrufaufzeichnung abhören kannst – zusammen mit der Gesamtdauer.
Transkript (falls verfügbar): Das Gesprächstranskript mit Sprecher und Zeitangaben.

Schließe das Fenster, um zur Liste zurückzukehren.

Um die Liste zu aktualisieren – etwa um gerade eingetroffene Anrufe zu sehen – klicke auf Aktualisieren.

Aufbau der Anrufliste

Die Liste zeigt folgende Spalten:

Zeit: Uhrzeit, zu der der Anruf begonnen hat.
Richtung: Ein Symbol zeigt an, ob der Anruf eingehend (grüner Pfeil nach unten), ausgehend (blauer Pfeil nach oben) oder verpasst (rotes Symbol) war.
Anrufpartner: Name oder Bezeichnung des Anrufpartners, sofern dieser im System bekannt ist. Klicke darauf, um zum Kundenkonto zu springen.
Nummer: Die Telefonnummer des Anrufpartners.
Standort: Der Ort oder die Nebenstelle, von dem aus der Anruf geführt wurde.
Status: Der Ausgang des Anrufs („Beendet", „Aktiv", „Klingelt", „Keine Antwort", „Besetzt", „Fehler", „Weitergeleitet", „Abgebrochen", „Abgewiesen").
Dauer: Länge des Gesprächs in Minuten und Sekunden, oder „—", wenn der Anruf nicht angenommen wurde.
Qualität: Grafische Bewertung der Sprachqualität (wird nur angezeigt, wenn eine Messung vorhanden ist).
Notiz: Ein Symbol zeigt an, ob ein Vermerk zum Anruf existiert.
Ergebnis: Ein Symbol zeigt an, ob aus diesem Anruf ein Termin oder eine Tischreservierung entstanden ist.
Aufzeichnung: Ein Symbol zeigt an, ob der Anruf aufgezeichnet wurde.

Was danach passiert

Die Details, die du ansiehst, sind schreibgeschützt – sie werden automatisch vom Telefoniestystem erfasst und lassen sich nicht nachträglich bearbeiten. Vermerke und Zuordnungen zu Terminen entstehen bei der Anrufabwicklung.

Wenn die Telefonie noch nicht eingerichtet ist, siehst du stattdessen einen Hinweis. Der Aufbau der Telefonie ist Aufgabe der Administratorin oder des Administrators – siehe Telefonie einrichten.

Tipps und Hinweise

Verpasste Anrufe: Diese erkennst du an dem roten Symbol in der Spalte Richtung. Es handelt sich um eingehende Anrufe, die nicht angenommen wurden.
Sprachqualität: Der MOS-Wert (Mean Opinion Score) ist ein Zahlenwert von 1 bis 5, der die Qualität aus Hörersicht beschreibt. Je höher, desto besser. Werte unter 3,5 deuten auf Probleme hin.
Aufzeichnungen: Diese entstehen nur, wenn die Aufzeichnung für eure Telefonanlage eingerichtet wurde. Aufzeichnungen unterliegen Datenschutzbestimmungen – achte darauf, dass alle Beteiligten dem Mitschnitt zugestimmt haben.
Suche und Filter: Nutze das Suchfeld am unteren Rand der Liste, um schnell einen bestimmten Anruf zu finden.