Zeitverwaltung
Die Zeitverwaltung ist deine zentrale Anlaufstelle für alle administrativen Aufgaben rund um die Arbeitszeit. Hier findest du verschiedene Bereiche, um Mitarbeiterzeiten zu verwalten, Arbeitszeitmodelle zu konfigurieren, Anträge zu bearbeiten und Urlaubsplanungen durchzuführen.
Voraussetzungen
- Du benötigst die Berechtigung zur Verwaltung von Zeitbuchungen
- Je nach Registerkarte können zusätzliche spezifische Berechtigungen erforderlich sein
- Du solltest mit den Grundlagen der Arbeitszeiterfassung vertraut sein
Aufbau der Seite
Die Zeitverwaltung ist in verschiedene Registerkarten unterteilt, die links angeordnet sind:
Arbeitszeit-Bereich
Verwaltung: Hauptbereich für die tägliche Mitarbeiterzeitverwaltung Arbeitszeitmodelle: Konfiguration und Verwaltung der verschiedenen Arbeitszeitsysteme Zeitbuchungsarten: Definition und Pflege der verschiedenen Buchungstypen Urlaubsverwaltung: Planung und Verwaltung von Urlaubszeiten Zeitbuchungs-App-Layout: Konfiguration der mobilen Zeiterfassungs-App (falls verfügbar)
Antrags-Bereich
Offene Anträge: Bearbeitung noch nicht entschiedener Zeitbuchungsanträge Bearbeitete Anträge: Übersicht über bereits genehmigte oder abgelehnte Anträge
Registerkarten im Detail
Verwaltung
Der Hauptbereich für die tägliche Arbeit:
- Übersicht über alle Mitarbeiter und ihre Zeitbuchungen
- Möglichkeit zur direkten Bearbeitung von Zeiteinträgen
- Erstellung von IST-Buchungen und Korrekturen
- Verwaltung von Abwesenheiten und Überstunden
- Druckfunktionen für Zeitnachweise
Arbeitszeitmodelle
Konfiguration der Arbeitszeitsysteme:
- Erstellung neuer Arbeitszeitmodelle
- Bearbeitung bestehender Modelle
- Definition von Sollarbeitszeiten
- Festlegung von Pausenregelungen
- Zuordnung zu Mitarbeitern
Zeitbuchungsarten
Verwaltung der Buchungstypen:
- Definition verschiedener Arbeitsarten (Anwesenheit, Homeoffice, etc.)
- Konfiguration von Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, etc.)
- Festlegung von Berechnungsregeln
- Zuordnung von Symbolen und Farben
Urlaubsverwaltung
Planung und Koordination:
- Übersicht über Urlaubsansprüche aller Mitarbeiter
- Planung von Betriebsferien
- Koordination von Urlaubszeiten
- Verwaltung von Urlaubsübertragungen
- Statistische Auswertungen
Zeitbuchungs-App-Layout
Konfiguration der mobilen App:
- Design der Benutzeroberfläche
- Verfügbare Funktionen für Mitarbeiter
- Berechtigungen und Einschränkungen
- Integration mit dem Hauptsystem
Offene Anträge
Bearbeitung neuer Anträge:
- Liste aller eingegangenen Anträge
- Detailansicht mit allen relevanten Informationen
- Genehmigung oder Ablehnung von Anträgen
- Benachrichtigung der Antragsteller
Bearbeitete Anträge
Archiv und Nachverfolgung:
- Übersicht über alle entschiedenen Anträge
- Suchfunktionen nach Mitarbeiter, Datum, Art
- Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
- Statistische Auswertungen
Navigation und Bedienung
Registerkarten verwenden
- Klicke auf die gewünschte Registerkarte in der linken Leiste
- Warte auf das Laden der entsprechenden Inhalte
- Nutze die Suchfunktion oben rechts, um schnell bestimmte Inhalte zu finden
- Verwende URL-Parameter, um direkt zu bestimmten Bereichen zu springen
Suchfunktion
- Die Suchfunktion durchsucht alle Registerkarten
- Du kannst nach Mitarbeiternamen, Datums oder Begriffen suchen
- Die Suche funktioniert in Echtzeit während der Eingabe
- Gefundene Ergebnisse werden hervorgehoben
Gruppierung
Die Registerkarten sind in logische Gruppen unterteilt:
- Arbeitszeit: Alle grundlegenden Zeitverwaltungsfunktionen
- Anträge: Alle antragsrelevanten Bereiche
Typische Arbeitsabläufe
Tägliche Verwaltungsaufgaben
- Offene Anträge prüfen: Neue Anträge bearbeiten
- Verwaltung öffnen: Mitarbeiterzeiten kontrollieren
- Korrekturen vornehmen: Fehlende oder falsche Buchungen korrigieren
- Berichte erstellen: Zeitnachweise für Abrechnungen
Monatliche Aufgaben
- Urlaubsplanung aktualisieren: Neue Anträge und Planungen
- Arbeitszeitmodelle prüfen: Anpassungen bei Änderungen
- Statistiken erstellen: Auswertungen für das Management
- Bearbeitete Anträge archivieren: Ordnung im System
Jährliche Aufgaben
- Urlaubsansprüche aktualisieren: Neue Urlaubsjahre
- Arbeitszeitmodelle überarbeiten: Anpassung an neue Regelungen
- Zeitbuchungsarten erweitern: Neue Anforderungen berücksichtigen
- System-Updates konfigurieren: App-Layout und Funktionen
Berechtigungskonzept
Verschiedene Rollen
Vollzugriff: Alle Registerkarten und Funktionen verfügbar Personalverwaltung: Verwaltung, Urlaubsplanung, Anträge Teamleitung: Verwaltung der eigenen Mitarbeiter, Anträge Mitarbeiter: Nur Einsicht in eigene Daten (separate Bereiche)
Sicherheitsaspekte
- Alle Änderungen werden protokolliert
- Zugriffe werden überwacht und dokumentiert
- Sensible Daten sind entsprechend geschützt
- Regelmäßige Backups sichern die Daten
Tipps und Hinweise
- Nutze die Suchfunktion, um schnell zwischen den vielen Optionen zu navigieren
- Bearbeite Anträge zeitnah, um Planungssicherheit zu schaffen
- Halte Arbeitszeitmodelle aktuell und dokumentiere Änderungen
- Verwende die Gruppierung der Registerkarten für eine logische Arbeitsweise
- Bei komplexen Konfigurationen hole dir Unterstützung von der IT-Abteilung
- Erstelle regelmäßig Berichte für Controlling und Management