Webhook erstellen oder bearbeiten

Mit Webhooks verbindest du weboffice mit externen Systemen. Wenn sich in weboffice bestimmte Daten ändern – zum Beispiel wenn ein Kunde angelegt wird oder eine Rechnung bezahlt wird – sendet weboffice automatisch eine Benachrichtigung an die von dir angegebene Adresse (URL). Das externe System kann dann darauf reagieren und zum Beispiel die Daten synchronisieren.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle System.
2. Wähle Webhooks.
3. Klicke auf Hinzufügen, um einen neuen Webhook zu erstellen. (Oder doppelklicke auf einen bestehenden Webhook in der Liste, um ihn zu bearbeiten.)

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung Einstellungen verwalten. Der Webhook wird für einen bestimmten Standort angelegt; stelle sicher, dass du den richtigen Standort ausgewählt hast.

So gehst du vor

1. Bezeichnung: Gib einen Namen ein, unter dem du diesen Webhook später wiederfindest – zum Beispiel der Name des Systems, an das die Daten gehen sollen.

2. URL: Trage die Webadresse ein, an die weboffice die Benachrichtigungen schicken soll. Das externe System muss unter dieser Adresse erreichbar sein und die Benachrichtigungen verarbeiten können.

3. Secret (HMAC-SHA256): Hier kannst du einen Sicherheitsschlüssel eintragen, den weboffice bei jeder Benachrichtigung mitsendet. Das externe System kann damit überprüfen, ob die Benachrichtigung wirklich von weboffice kommt. Dieses Feld ist optional – wenn du es leer lässt, wird kein Schlüssel verwendet.

4. Standort: Wähle den Standort aus, für den dieser Webhook gelten soll. Das ist Pflichtfeld.

5. Events: Wähle aus, bei welchen Ereignissen weboffice eine Benachrichtigung senden soll. Alle verfügbaren Ereignisse sind vorausgewählt; deaktiviere diejenigen, die du nicht brauchst – zum Beispiel wenn du nur benachrichtigt werden möchtest, wenn ein Kunde angelegt oder aktualisiert wird, aber nicht wenn eine Rechnung storniert wird. Mindestens ein Ereignis muss ausgewählt sein.

6. Klicke auf Speichern. Dein Webhook wird gespeichert und erscheint in der Liste.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in zwei Bereiche unterteilt:

Webhook: Hier trägst du die grundlegenden Informationen ein – unter welcher Adresse das externe System erreichbar ist, wie der Webhook heißt und welcher Sicherheitsschlüssel verwendet wird.

Events: Hier entscheidest du, welche Ereignisse aus weboffice an das externe System gemeldet werden sollen. Du kannst zwischen Ereignissen zu Kunden, Rechnungen, Terminen, Zahlungen, Artikeln, Aufträgen, Belegen, Mitarbeitern und weiteren wählen.

Was danach passiert

Dein Webhook ist jetzt aktiv. Sobald eines der ausgewählten Ereignisse eintritt, sendet weboffice automatisch eine Nachricht an die angegebene URL. Du kannst in der Webhook-Liste jederzeit auf Test senden klicken, um zu überprüfen, ob die Verbindung funktioniert.

Tipps und Hinweise

• Test vor dem Produktivbetrieb: Nutze die Test senden-Schaltfläche, um zu überprüfen, dass das externe System die Benachrichtigungen tatsächlich empfängt und verarbeitet, bevor du den Webhook für den alltäglichen Betrieb freigebst.

• Secret schützt deine Integration: Wenn du einen Secret-Schlüssel vergibst, muss das externe System diesen überprüfen. Das verhindert, dass Unbekannte dir gefälschte Benachrichtigungen schicken.

• Ereignisse später anpassen: Du kannst jederzeit in die Liste zurück, einen Webhook auswählen und die Ereignisse ändern – zum Beispiel wenn das externe System jetzt auch über Mitarbeiteränderungen informiert werden soll.

• Archivieren statt löschen: Wenn du einen Webhook nicht mehr brauchst, archivierst du ihn über die Schaltfläche in der Liste. Er wird dann nicht mehr verwendet, aber die Daten bleiben erhalten und du kannst ihn jederzeit wiederherstellen.