Teamtermin anlegen oder bearbeiten

Mit einem Teamtermin legst du einen Termin fest, der gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter gilt – zum Beispiel eine Teambesprechung, ein Betriebsausflug oder eine Schulung. Du bestimmst Datum, Uhrzeit und welche Mitarbeiter betroffen sind.

So kommst du hierher

1. Öffne im Menü Termine.
2. Klicke auf Teamtermine (die Schaltfläche mit den mehreren Personen).
3. Klicke auf Neuer Teamtermin, um einen neuen Termin zu erstellen – oder doppelklicke auf einen bestehenden Termin in der Liste, um ihn zu bearbeiten.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Deine Mitarbeiter müssen in weboffice erfasst sein, damit du sie auswählen kannst.

So gehst du vor

1. Zeitraum eingeben: Im Feld Zeitraum wählst du das Start- und Enddatum des Teamtermins. Du kannst die Daten anklicken oder eingeben. Dauert der Termin nur einen Tag, sind Start- und Enddatum gleich.

2. Uhrzeit festlegen:

   • Von: Trage die Startzeit ein (im Format hh:mm).
   • Bis: Trage die Endzeit ein.

   Ist der Termin eine Ganztagsveranstaltung ohne bestimmte Uhrzeit, lässt du diese Felder leer.

3. Notizen hinzufügen (optional): Im Feld Notizen kannst du ergänzende Informationen eintragen – zum Beispiel den Ort, das Thema oder besondere Hinweise.

4. Mitarbeiter auswählen: In der Tabelle Mitarbeiterauswahl siehst du alle Mitarbeiter mit ihren Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adressen. Markiere den Schalter für jeden Mitarbeiter, der von diesem Termin betroffen ist. Du kannst die Tabelle durchsuchen, um Mitarbeiter schneller zu finden. Du musst mindestens einen Mitarbeiter auswählen, sonst kannst du nicht speichern.

5. Klicke Speichern, um den Termin zu speichern.

Aufbau des Fensters

Das Fenster enthält zwei Bereiche:

Termindaten: Hier gibst du die zeitlichen Informationen ein. Das Feld Zeitraum bestimmt, an welchem oder welchen Tagen der Termin stattfindet. Die Felder Von und Bis legen die Uhrzeit fest (optional).

Mitarbeiterauswahl: Eine Tabelle mit allen Mitarbeitern deines Unternehmens. Jede Zeile zeigt einen Mitarbeiter mit Vorname, Nachname und E-Mail. Der Schalter in der Spalte Auswahl bestimmt, wer den Termin erhält.

Was danach passiert

Der Teamtermin ist jetzt gespeichert und erscheint in der Teamtermin-Liste. Alle ausgewählten Mitarbeiter sehen den Termin in ihrem Kalender.

Um einen Termin zu stornieren, öffne ihn erneut und klicke Stornieren. Der Termin bleibt in der Liste, wird aber grau dargestellt. Du kannst ihn später mit Wiederherstellen zurückholen.

Wenn du den Termin wieder öffnen möchtest, doppelklickst du auf ihn in der Liste oder nutzt die Schaltfläche Bearbeiten (Stiftsymbol) neben dem Eintrag.

Tipps und Hinweise

• Mehrere Termine gleichzeitig: Erstelle für jede Gruppe einen separaten Teamtermin. So behältst du die Übersicht, wer von welchem Termin betroffen ist.
• Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen: Du kannst einen Termin jederzeit öffnen und die Auswahl der Mitarbeiter ändern.
• Alle anzeigen: In der Teamtermin-Liste kannst du mit dem Schalter Alle anzeigen zwischen der Anzeige zukünftiger Termine und allen (auch abgelaufenen) Terminen wechseln.
• Termin suchen: Nutze das Suchfeld in der Teamtermin-Liste, um einen bestimmten Termin schnell zu finden. Du kannst nach Datum, Uhrzeit, Notiz oder Mitarbeitern suchen.