Standorte einrichten und konfigurieren

Hier stellst du die Kalenderansicht für deine Kunden ein, verwaltest deine Öffnungszeiten und Zahlungsmöglichkeiten, legst Mahnstufen fest und gestaltest das Erscheinungsbild deiner öffentlichen Seiten. Dies alles geschieht in mehreren aufeinander abgestimmten Bereichen.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration und wähle Standorte
2. Doppelklicke auf einen Standort oder klicke auf die Bearbeiten-Schaltfläche, um ihn zu öffnen
3. Du siehst nun mehrere Registerkarten mit verschiedenen Einstellungen – eine davon beschreibt diese Seite

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Kalender einrichten

1. Navigiere zur Registerkarte Kalender-Einstellungen. Hier legen Kunden ihre Termine für Behandlungen, Reservierungen oder Buchungen fest – die Einstellungen hier bestimmen, wie diese Kalenderansicht aussieht.

2. Unter Dauer eines Buchungsslots wählst du die Zeitspanne aus, in die sich ein einzelner Termin erstreckt. Die Auswahlwerte sind 15, 30 oder 60 Minuten – je kürzer, desto feinteiliger können Kunden ihre Zeit buchen.

3. Unter Zeitfenster Start (0-24 Uhr) stellst du ein, ab welcher Stunde der Kalender für Kunden angezeigt wird. Wähle Standard (die Voreinstellung), wenn du keine besondere Begrenzung brauchst, oder stelle eine konkrete Uhrzeit ein.

4. Unter Zeitfenster Ende (0-24 Uhr) stellst du das Ende des sichtbaren Bereichs ein – nicht später als 24:00 Uhr.

5. Im Bereich Mitarbeiter-Einstellungen siehst du eine Tabelle mit allen Mitarbeitern dieses Standorts. Für jeden Mitarbeiter kannst du:

   • Im Kalender anzeigen: Häkchen setzen, damit dieser Mitarbeiter im Kundenkalender auftaucht
   • Sortierung: Eine Zahl eingeben – kleinere Zahlen erscheinen weiter oben in der Liste der Kunden

Öffnungszeiten festlegen

6. Navigiere zur Registerkarte Öffnungszeiten. Hier legst du fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten dein Standort geöffnet hat.

7. Die Tabelle zeigt alle Wochentage. Für jeden Tag, an dem du öffnen möchtest:

   • Doppelklick auf den Tag oder nutze die Schaltfläche Hinzufügen, um ein Zeitfenster einzutragen
   • Gib die Öffnungszeit ein (z.B. 09:00 bis 12:00)
   • Bei mehreren Zeitblöcken pro Tag (z.B. Mittagspause) klickst du erneut auf Hinzufügen und trägst den nächsten Block ein

8. Wenn du einen Eintrag ändern möchtest, doppelklickst du auf die Zeile oder wählst sie und klickst Bearbeiten.

9. Um einen Eintrag zu löschen, markierst du ihn und klickst Löschen. Um alle Zeiten eines Tages zu löschen, klickst du Tag löschen.

Mahnstufen konfigurieren

10. Navigiere zur Registerkarte Mahnstufen. Mahnstufen bestimmen, welche Gebühren und Verzugszinsen fällig werden, wenn eine Rechnung überfällig ist.

11. Klicke Hinzufügen, um eine neue Mahnstufe zu erfassen:

    • Bezeichnung: Ein Name für die Stufe (z.B. "1. Mahnung", "Letzte Mahnung")
    • Mahngebühren: Der Betrag, den du zusätzlich zur überfälligen Rechnung eintreibst
    • Verzugszinsen (%): Der Prozentsatz, der täglich oder monatlich anfällt
    • Zahlbar bis (Tage nach Mahnung): Wie lange der Kunde nach der Mahnung hat, bis die nächste Stufe greift

    Die Software weist jeder Mahnstufe automatisch eine Nummer zu – diese kannst du nicht ändern.

12. Wenn du eine Mahnstufe ändern möchtest, doppelklickst du auf die Zeile oder klickst Bearbeiten. Ändere die Werte und klicke Speichern.

13. Um eine Mahnstufe zu löschen, markierst du sie und klickst Löschen – eine Bestätigung wird verlangt.

Zahlungsoptionen einrichten

14. Navigiere zur Registerkarte webofficePay (oder die entsprechende Zahlungs-Registerkarte). Hier verbindest du PayPal oder aktivierst Kartenzahlungen über Stripe.

    • Klicke PayPal jetzt verbinden, um Kunden Zahlungen über PayPal zu ermöglichen. Dadurch kannst du auch Zahlungsgebühren von PayPal in den Einstellungen der Zahlungsarten aktivieren.

    • Für Kartenzahlungen klickst du webofficePay einrichten, falls die Verbindung noch nicht besteht. Die Software führt dich durch die Schritte mit Stripe. Wenn bereits verbunden, siehst du einen Kontostand und eine Historie der Transaktionen.

Erscheinungsbild der öffentlichen Seiten gestalten

15. Navigiere zur Registerkarte Erscheinungsbild (Öffentliche Seiten). Hier bestimmst du, wie deine Kundenseite aussieht (Terminbuchung, Tischreservierung, Gutschein-Shop).

16. Im linken Bereich stellst du ein:

    • Primäre Farbe: Klicke auf das Farbfeld und wähle eine Farbe
    • Schriftart: Wähle aus der Liste (Standard ist die System-Voreinstellung)
    • Ecken: Wähle, ob die Ecken abgerundet, leicht abgerundet oder kantig sein sollen
    • Eigenes CSS (optional): Für Fortgeschrittene – hier kannst du benutzerdefiniertes CSS eintragen

17. Im rechten Bereich lädst du Bilder hoch:

    • Logo: Das Logo, das auf deinen öffentlichen Seiten oben erscheint
    • Foto vom Betrieb: Das Hero-Bild oben in der Markenfläche der Kundenwebseite

18. Unter Live-Vorschau siehst du sofort, wie die Änderungen aussehen. Die Vorschau ist live – sobald du eine Einstellung änderst, wird sie aktualisiert (nach einer kurzen Verzögerung).

    • Wähle aus der Liste Seite, welche Kundenpage du vorschauen möchtest (falls mehrere aktiv sind)
    • Klicke Desktop oder Mobil, um die Ansicht zu wechseln
    • Klicke Neu laden, um die Vorschau manuell zu aktualisieren
    • Klicke In neuem Tab öffnen, um die echte öffentliche Seite zu sehen

19. Speichere alle Einstellungen durch die Schaltfläche Speichern am unteren Rand der Seite.

Aufbau der Seite

Die Standortkonfiguration ist in mehreren Registerkarten aufgeteilt:

• Kalender-Einstellungen: Steuert die Dauer der Buchungsslots, den Sichtbereich und die Anzeige von Mitarbeitern
• Öffnungszeiten: Hinterlegt die Betriebszeiten für jeden Wochentag
• Mahnstufen: Verwaltung der automatischen Gebührenescalation bei überfälligen Rechnungen
• PayPal und webofficePay: Zahlungsoptionen, damit deine Kunden bezahlen können
• Erscheinungsbild (Öffentliche Seiten): Farben, Schriftarten, Logos und Live-Vorschau

Was danach passiert

Alle Einstellungen werden gespeichert und wirken sich sofort auf deine öffentlichen Seiten aus. Kunden sehen ab sofort:

• Die neuen Öffnungszeiten im Kalender (keine Buchungen außerhalb dieser Zeiten)
• Die neuen Slots-Dauer bei der Terminwahl
• Die neuen Farben und Logos auf ihrer Kundenseite
• Die neuen Zahlungsoptionen (PayPal, Kartenzahlung)

Mahnstufen werden automatisch bei überfälligen Rechnungen angewendet.

Weitere Standortverwaltung: Standorte einrichten

Tipps und Hinweise

• Mehrere Öffnungszeiten pro Tag: Du kannst für jeden Wochentag mehrere Zeitblöcke (z.B. Vormittag und Nachmittag) eintragen, wenn du einen Betrieb mit Mittagspause führst.

• Vorschau und Speichern: Die Live-Vorschau zeigt dir die Änderungen noch vor dem Speichern – so kannst du sehen, wie es aussieht. Erst beim Speichern der ganzen Seite werden die Änderungen gültig.

• Mahnstufen und Rechnungen: Mahnstufen beziehen sich auf überfällige Rechnungen. Die erste Mahnstufe greift, wenn eine Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum nicht gezahlt wurde.

• webofficePay und Stripe: Die Einrichtung von webofficePay erfordert ein Stripe-Konto. Stripe prüft deine Angaben – dies kann einige Minuten dauern. Du wirst benachrichtigt, sobald die Freigabe erfolgt ist.

• Farbe und CSS: CSS sollte nur eingeben, wenn du dich damit auskennst. Falsche Einträge können das Aussehen beschädigen.