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Standort-Einstellungen: Kalender, Zahlungen und mehr

Hier konfigurierst du die erweiterten Einstellungen für einen Standort – vom Online-Buchungskalender über Zahlungsarten bis hin zum Erscheinungsbild deiner öffentlichen Seiten. Alle Einstellungen werden zentral verwaltet und wirken sich auf Kundenbuchungen, Rechnungswesen und die öffentliche Darstellung aus.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Standorte
Klicke auf den Standort, den du bearbeiten möchtest
Die Registerkarten mit den Einstellungen öffnen sich

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du brauchst Zugriff auf die Verwaltung der Standorte.

So gehst du vor

Kalender-Einstellungen

Öffne die Registerkarte Kalender
Stelle die Dauer eines Buchungsslots ein – das ist die Mindestdauer für einen Termin. Du kannst zwischen 15, 30 und 60 Minuten wählen
Lege das Zeitfenster Start fest – die Öffnungszeit des Kalenders (z. B. 08:00 Uhr). Wähle Standard, um die vorgegebene Uhrzeit zu nutzen
Bestimme das Zeitfenster Ende – die Schließzeit (z. B. 18:00 Uhr)
Unter Mitarbeiter-Einstellungen siehst du eine Liste deiner Mitarbeiter:
- Im Kalender anzeigen: Aktiviere das Häkchen für Mitarbeiter, die in der Online-Buchung sichtbar sein sollen
- Sortierung: Gib eine Nummer ein, um die Reihenfolge festzulegen. Mitarbeiter mit niedrigeren Nummern erscheinen oben

Öffnungszeiten hinzufügen und bearbeiten

Öffne die Registerkarte Öffnungszeiten
Die Tabelle zeigt alle Wochentage. Doppelklick auf einen Tag oder nutze die Schaltfläche Hinzufügen in der Zeile des gewünschten Tages
Im Fenster, das sich öffnet:
- Bezeichnung: Gibt automatisch den Wochentag an
- Von: Startzeit (z. B. 08:00)
- Bis: Endzeit (z. B. 12:00)
- Rhythmus: Wähle, ob die Zeit wöchentlich wiederkehrt oder nur an einzelnen Wochen
- Klicke Speichern
Für einen Tag mehrere Zeitfenster (z. B. Vormittag und Nachmittag): Wiederhole die Schritte und wähle den gleichen Tag
Um einen Eintrag zu bearbeiten: Doppelklick darauf oder nutze das Stift-Symbol
Um einen Eintrag zu löschen: Klicke das Papierkorb-Symbol
Um alle Einträge eines Tages zu löschen: Wähle den Tag und klicke Tag löschen

Mahnstufen konfigurieren

Öffne die Registerkarte Mahnstufen
Klicke Hinzufügen, um eine neue Mahnstufe einzutragen
Im Fenster, das sich öffnet:
- Bezeichnung: Ein Name für die Stufe (z. B. „Erste Mahnung")
- Mahngebühren: Der Betrag, den du einziehen möchtest
- Verzugszinsen (%): Der Zinssatz für verspätete Zahlungen
- Zahlbar bis (Tage nach Mahnung): Wie viele Tage der Kunde nach der Mahnung Zeit hat
- Klicke Speichern
Die Mahnstufen werden automatisch durchnummeriert (Stufe 1, Stufe 2 usw.)
Um eine Mahnstufe zu bearbeiten: Doppelklick oder das Stift-Symbol
Um eine Mahnstufe zu löschen: Klicke das Papierkorb-Symbol

Die Mahnstufen werden später automatisch bei überfälligen Rechnungen angewendet.

PayPal-Verbindung

Öffne die Registerkarte PayPal
Klicke PayPal jetzt verbinden, um weboffice mit deinem PayPal-Konto zu verknüpfen
Du wirst zu PayPal weitergeleitet – folge den Anweisungen dort
Danach kannst du PayPal als Zahlungsart aktivieren

Deine Kunden können dann beim Online-Buchen oder im Gutschein-Shop mit PayPal bezahlen.

webofficePay (Kartenzahlungen) einrichten

Öffne die Registerkarte webofficePay
Wenn webofficePay noch nicht eingerichtet ist, klicke webofficePay einrichten
Im Fenster, das sich öffnet:
- Ist webofficePay bereits aktiv, siehst du eine Bestätigung – klicke Schließen
- Zeigt es „Ihre Angaben liegen bei Stripe": Die Prüfung läuft (meist wenige Minuten bis einen Werktag). Klicke Erneut prüfen, um den Status zu aktualisieren
- Zeigt es „Stripe hat das Konto vorerst nicht freigegeben": Prüfe die Hinweise in deinem Stripe-Konto
- Zeigt es „Für die Freischaltung fehlt noch eine Angabe": Klicke Bei Stripe fortsetzen und ergänze die fehlenden Daten

Nach erfolgreicher Einrichtung können deine Kunden mit Karte zahlen.

Zahlungen und Kontostand verwalten (webofficePay)

Wenn webofficePay aktiv ist, siehst du die folgenden Bereiche:

Kontostand: Zeigt dein aktuelles Guthaben bei Stripe
Zahlungen: Übersicht der eingegangenen Zahlungen
Dokumente: Rechnungen und Belege von Stripe

Alle Bereiche verlinken zu deinem Stripe-Konto.

Öffnungszeiten mit Materialien konfigurieren

Öffne die Registerkarte Öffnungszeiten & Materialien
Hier legst du fest, welche Materialien (z. B. Räume, Geräte) zu welchen Zeiten verfügbar sind
Folge den gleichen Schritten wie unter „Öffnungszeiten" oben

Erscheinungsbild der öffentlichen Seiten anpassen

Öffne die Registerkarte Erscheinungsbild
Unter Erscheinungsbild (Öffentliche Seiten):
- Primäre Farbe: Wähle die Hauptfarbe für deine öffentlichen Seiten (Terminbuchung, Reservierung, Gutschein-Shop)
- Schriftart: Wähle zwischen System-Standard oder anderen vordefinierten Schriften
- Ecken: Lege fest, ob die Ecken von Elementen abgerundet, leicht abgerundet oder kantig sein sollen
- Eigenes CSS (optional): Falls nötig, ergänze hier eigene Stilanweisungen
- Logo: Lade dein Unternehmenslogo hoch (wird in der öffentlichen Seite oben angezeigt)
- Foto vom Betrieb: Lade ein Foto hoch (z. B. von deinem Salon oder Restaurant) – dieses erscheint in der Kopfzeile der öffentlichen Seiten
Unter Live-Vorschau siehst du die Ergebnisse deiner Anpassungen in Echtzeit:
- Wähle unter Seite aus, welche öffentliche Seite du vorschauen möchtest (Terminbuchung, Tischreservierung, Gutschein-Shop)
- Klicke Desktop oder Mobil, um zwischen Ansichten zu wechseln
- Klicke Neu laden, um die Vorschau zu aktualisieren
- Klicke In neuem Tab öffnen, um die echte öffentliche Seite im Browser zu öffnen

Sobald du alle Änderungen vorgenommen hast, speichere sie ab – deine öffentlichen Seiten werden dann mit den neuen Einstellungen angezeigt.

Aufbau der Seite

Die Einstellungen sind in mehrere Registerkarten unterteilt. Jede Registerkarte behandelt einen eigenen Bereich:

Kalender: Buchungsslots, Zeitfenster und Mitarbeiterlisten
Öffnungszeiten: Wochentage und Zeitfenster des Standorts
Mahnstufen: Automatische Mahngebühren und Verzugszinsen für überfällige Rechnungen
PayPal: Verbindung zu PayPal für Online-Zahlungen
webofficePay: Kartenzahlungen über Stripe
Erscheinungsbild: Farben, Schriften, Logo und Bilder für öffentliche Seiten

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden sofort gespeichert. Sie wirken sich aus auf:

Die Online-Buchung für deine Kunden – sie sehen die festgelegten Buchungsslots und Mitarbeiter
Deine Rechnungen – Mahnstufen werden bei überfälligen Forderungen automatisch angewendet
Deine öffentlichen Seiten – Farben, Schriften und Bilder sind sofort sichtbar
Zahlungsoptionen – PayPal und Kartenzahlungen sind nach Freischaltung verfügbar

Verwandte Aufgaben:

Tipps und Hinweise

Zeitfenster: Nutze „Standard", um die werkseitigen Öffnungszeiten zu verwenden – das spart dir Arbeit, wenn mehrere Standorte die gleichen Zeiten haben
Mitarbeiter sortieren: Die Nummer bestimmt die Reihenfolge in der Online-Buchung. Beginne mit 1, 2, 3 usw.
Mahnstufen: Du kannst beliebig viele Stufen anlegen. Das System wendet sie nacheinander an, wenn Rechnungen länger offen sind
Live-Vorschau: Die Vorschau zeigt die echte öffentliche Seite mit deinen noch nicht gespeicherten Änderungen – nutze sie, um zu prüfen, bevor du abschließend speicherst
webofficePay: Die Stripe-Prüfung kann bis zu einen Werktag dauern. Du kannst die Seite zwischenzeitlich schließen und später erneut prüfen