Social-Media-Beiträge und WhatsApp-Nachrichten verwalten

In diesem Bereich erstellst, bearbeitest und verwaltest du Beiträge für Facebook und Instagram, antwortest auf Kommentare und Nachrichten über Facebook und Instagram, und führst WhatsApp-Gespräche mit deinen Kunden. Du siehst alle geplanten und veröffentlichten Posts in einer Übersicht, verwaltest mehrere Social-Media-Konten und nutzt KI-Features für Texte und Bilder.

Voraussetzungen

Deine Social-Media-Konten (Facebook, Instagram, WhatsApp) müssen in der Marketing-Verwaltung bereits verbunden sein. Für WhatsApp ist eine einmalige Verifizierung deiner Telefonnummer erforderlich.

Aufbau der Übersicht

Die Startseite zeigt dir einen Kalenderüberblick mit allen deinen Social-Media-Beiträgen. In der linken Seitenleiste kannst du das Anzeigedatum wechseln. Jeder Termin im Kalender zeigt dir eine Vorschau: das Bild oder Video des Posts, die Uhrzeit, den Namen des Accounts und – bei bereits veröffentlichten Posts – die Zahl der Likes und Kommentare.

Für WhatsApp siehst du eine separate Übersicht aller aktiven Gespräche mit Kunden, sortiert nach Name, mit der letzten Nachricht und der Anzahl ungelesener Meldungen.

So gehst du vor

Neuen Social-Media-Beitrag erstellen

1. Wähle im Kalender einen zukünftigen Termin. Es öffnet sich ein Fenster mit der Aufforderung, die Plattform zu wählen.

2. Wähle Facebook oder Instagram. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.

3. Wähle einen Facebook-Account oder Instagram-Account, auf dem der Beitrag erscheinen soll – diese Angabe ist erforderlich.

4. Entscheide, ob der Beitrag sofort online gehen oder geplant veröffentlicht werden soll:

   • Klicke Geplant, um das Datum und die Uhrzeit selbst zu bestimmen.
   • Klicke Jetzt veröffentlichen, um den Beitrag sofort live zu schalten.

5. Wenn du Geplant gewählt hast, stellst du Datum und Uhrzeit ein. Das System übernimmt automatisch den Tag, den du im Kalender angeklickt hast.

6. Wähle die Art des Beitrags in den Registerkarten:

   • Foto: Lade ein oder mehrere Bilder hoch, schreibe einen Text. Du kannst KI-generierte Bilder oder Texte nutzen oder den Post direkt in Canva designen.
   • Story: Lade Fotos oder Videos für eine Instagram-Story hoch (bis zu mehreren Dateien nacheinander).
   • Reel: Lade ein Video (MP4) hoch, schreibe eine Bildunterschrift. Du kannst das Video direkt in CapCut bearbeiten.

7. Für Instagram wird dir rechts eine Vorschau des Posts angezeigt – wie dein Post aussieht, wenn er live geht.

8. Klicke Speichern. Der Beitrag wird entweder sofort veröffentlicht oder zum angegebenen Zeitpunkt automatisch hochgeladen.

Bestehenden Beitrag bearbeiten

1. Klicke auf einen Beitrag im Kalender. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich mit allen Informationen zum Post.

2. Beachte: Bei Posts, die du oder Facebook/Instagram bereits veröffentlicht haben, kannst du nur noch den Text ändern. Bilder und Videos lassen sich nachträglich nicht mehr austauschen – das ist eine Einschränkung von Facebook und Instagram selbst.

Auf Kommentare und Nachrichten antworten

1. Öffne den Bereich Postfach oder klicke auf eine Konversation. Der Nachrichtenverlauf wird angezeigt. Der erste Kommentar oder die erste Nachricht zeigt dir, auf welchen Beitrag reagiert wurde, wann die letzte Aktivität stattgefunden hat und die Zahl der Likes und Kommentare.

2. Tippe deine Antwort unter Ihre Antwort ein. Wähle eine Antwortart:

   • Öffentlich antworten: Deine Antwort wird direkt unter dem Post sichtbar.
   • Direktnachricht: Du antwortest dem Nutzer privat.
   • Interne Notiz: Die Notiz sehen nur du und dein Team, nicht der Kunde.

3. Klicke Senden. Die Antwort wird sofort versendet.

WhatsApp-Gespräche führen

1. Öffne die WhatsApp-Übersicht. Du siehst eine Tabelle aller laufenden Gespräche mit deinen Kunden.

2. Klicke auf eine Zeile oder auf die Schaltflaeche Details, um die Unterhaltung zu öffnen. Der Nachrichtenverlauf wird dir angezeigt – deine Nachrichten rechts, die des Kunden links.

3. Tippe deine Antwort unten ins Feld Ihre Antwort. Du kannst auch:

   • Dateien per Drag & Drop direkt in das Fenster ziehen und verschicken.
   • Ein Bild oder Video direkt ansehen, indem du darauf klickst.
   • Die Zustellung überwachen: Jede Nachricht zeigt, ob sie gesendet, empfangen oder gelesen wurde.

4. Klicke Senden oder drücke Enter. Die Nachricht geht sofort ab.

KI-Features nutzen

An mehreren Stellen findest du das Symbol mit Glitzern – das ist die KI-Funktion:

• KI-Text generieren: Das Programm schlägt dir einen fertig formulierten Beitrag oder eine Bildunterschrift vor. Du kannst ihn ändern und übernehmen.
• KI-Bild erstellen: Das Programm generiert ein Bild, das zu deinem Text passt.
• KI-Monatsplan (im Kalender): Die KI generiert Vorschläge für einen ganzen Monat. Du kannst alle Vorschläge mit einem Klick übernehmen.

Für WhatsApp-Nachrichten zeigt ein Text-Feld einen KI-Button, um dir eine Antwort vorzuschlagen.

WhatsApp-Konto erstmals einrichten

Wenn du WhatsApp das erste Mal verbindest: Du wirst aufgefordert, deine Telefonnummer zu bestätigen. Das Programm sendet dir einen Code per SMS oder Anruf. Gib den Code ein und klicke Bestätigen. Danach verbindest du weboffice mit deinem WhatsApp-Geschäftskonto.

Was danach passiert

• Neue oder bearbeitete Beiträge erscheinen zum Veröffentlichungstermin automatisch auf der Plattform.
• Kommentare und Nachrichten werden in Echtzeit empfangen – eine Benachrichtigung zeigt dir neue Aktivität.
• Der Kalender und die WhatsApp-Übersicht aktualisieren sich automatisch.

Du kannst einen veröffentlichten Post nicht löschen – das muss direkt auf Facebook oder Instagram passieren.

Tipps und Hinweise

• Zeitzone: Alle Uhrzeiten gelten für deine Zeitzone, nicht für die des Kunden.
• Mehrere Bilder: Bei Instagram kannst du mehrere Fotos in einem Post kombinieren. Nutze die Pfeile in der Vorschau, um durchzublättern.
• Canva-Integration: Wenn du auf In Canva designen ↗ klickst, öffnet sich Canva in einem neuen Registerkarte. Erstelle dein Design dort und exportiere es als Datei – dann lädst du es wieder hier hoch.
• CapCut-Videos: Ähnlich wie Canva: Öffne CapCut in einem neuen Registerkarte, bearbeite dein Video, exportiere es als MP4 und lade es hier hoch.
• Ungelesene Nachrichten: Die Zahl ungelesener WhatsApp-Nachrichten wird dir in der Übersicht gezeigt. Sobald du die Konversation öffnest, werden alle Nachrichten als gelesen markiert.