SMS-Nachrichten an einem Standort einrichten

Du legst fest, welche automatischen SMS-Nachrichten weboffice an Kunden verschicken soll – etwa Bestätigungen für Termine oder Erinnerungen. Du bestimmst auch den Text dieser Nachrichten und kannst sie testen, bevor sie live gehen.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste unter "System" den Punkt "Standorte".
2. Wähle einen Standort aus der Liste.
3. Scrolle zum Bereich "SMS-Benachrichtigung".

Voraussetzungen

Die SMS-Funktion setzt ein gültiges Zahlungsmittel voraus. Je nachdem, welche Module in deinem System aktiviert sind (Terminkalender oder Kasse), stehen dir unterschiedliche Nachrichtentypen zur Verfügung.

Aufbau der Einstellung

Oben findest du den Bereich "SMS-Benachrichtigung" mit der grundsätzlichen Aktivierung. Darunter folgen die einzelnen Nachrichtentypen – jeweils mit einem Schalter zum Ein- und Ausschalten, einem Textfeld für die Nachricht und einer Schaltfläche zum Versenden einer Test-SMS.

So gehst du vor

1. Aktiviere SMS-Benachrichtigungen grundsätzlich: Schalte "SMS-Benachrichtigung aktivieren" ein. Wenn kein Zahlungsmittel hinterlegt ist, sperrt weboffice diese Option und zeigt eine Meldung.

2. Trage einen SMS-Absender ein: Im Feld "SMS-Absender" gibst du einen Namen ein, unter dem Kunden die SMS erkennen (maximal 11 Zeichen). Dieser Name ersetzt die Telefonnummer des Absenders auf dem Handy des Empfängers.

3. Richte die Bestätigungsnachricht ein (falls der Terminkalender aktiv ist):

   • Schalte "SMS-Bestätigungsnachricht senden" ein.
   • Trage im Feld "SMS-Bestätigungsnachricht" den Text ein, den Kunden erhalten, wenn sie einen Termin buchen. Du kannst Platzhalter einfügen: [VORNAME], [NACHNAME], [DATUM], [UHRZEIT], [WOCHENTAG], [MITARBEITER]. Wähle "Einfügen" über dem Textfeld, um die Platzhalter zu sehen.
   • Klicke "Test-SMS senden", um die Nachricht an deine eigene Nummer zu schicken und zu prüfen, wie sie aussieht.

4. Richte die Verkaufsnachricht ein (falls die Kasse aktiv ist):

   • Schalte "SMS-Verkaufsnachricht senden" ein.
   • Trage im Feld "SMS-Verkaufsnachricht" den Text ein, den Kunden nach einem Kauf erhalten.
   • Teste auch diese Nachricht mit "Test-SMS senden".

5. Richte die Erinnerungsnachricht ein (falls der Terminkalender aktiv ist):

   • Schalte "SMS-Erinnerungsnachricht senden" ein.
   • Trage im Feld "SMS-Erinnerungsnachricht" den Text ein, den Kunden als Erinnerer vor einem gebuchten Termin erhalten.
   • Teste die Nachricht.

6. Speichere die Einstellung, indem du unten auf die grüne "Speichern"-Schaltfläche klickst.

Was danach passiert

Die Einstellungen werden gespeichert. Sobald Kunden einen Termin buchen oder einen Kauf tätigen, erhalten sie automatisch die SMS-Nachrichten, die du aktiviert hast. Der SMS-Absender wird dann mit dem Namen angezeigt, den du eingetragen hast.

Alle Texte kannst du jederzeit anpassen. Die Test-SMS werden an die Mobilfunknummer verschickt, die in deinem Benutzerprofil hinterlegt ist.

Tipps und Hinweise

• Test vor Aktivierung: Probiere jede Nachricht mit "Test-SMS senden" aus, bevor du sie produktiv einsetzt. So siehst du, ob die Platzhalter korrekt ersetzt werden und die Länge passt (SMS haben eine Zeichenbegrenzung).
• Platzhalter richtig einsetzen: Verwende die Platzhalter sparsam und aussagekräftig. Ein Text wie "Hallo [VORNAME], dein Termin mit [MITARBEITER] ist am [DATUM] um [UHRZEIT] Uhr" ist kundenfreundlich.
• Absendername prüfen: Der SMS-Absender muss kurz sein – maximal 11 Zeichen. Dieser Name wird auf dem Handy des Empfängers angezeigt, also wähle einen erkennbaren Namen (z.B. deinen Betriebsnamen oder "Salon XY").
• Zahlungsmittel erforderlich: Wenn die SMS-Aktivierung nicht funktioniert, prüfe unter "Zahlungen" in den Systemeinstellungen, ob ein Zahlungsmittel hinterlegt ist.