SMS-Nachrichten am Standort einrichten

Du bestimmst hier, welche automatischen SMS-Nachrichten weboffice an Kunden verschicken soll – etwa Bestätigungen für Termine oder Erinnerungen. Jede Nachricht kannst du mit persönlichen Daten wie Name oder Termin anreichern und vor dem Versand testen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle System > Standorte.
Klicke auf den Standort, den du bearbeiten möchtest.
Suche den Bereich SMS-Benachrichtigung und aktiviere die Funktion, falls noch nicht geschehen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Calendar oder CashPoint, um SMS-Nachrichten einrichten zu können.
Ein Zahlungsmittel muss in deinem Konto hinterlegt sein, damit SMS versendet werden können.

So gehst du vor

SMS-Benachrichtigung aktivieren

Schalte den Schalter SMS-Benachrichtigung aktivieren um, um SMS-Nachrichten für diesen Standort einzuschalten.
Trage einen SMS-Absender ein – das ist der Name, unter dem die SMS ankommt (maximal 11 Zeichen). Wenn du dieses Feld leer lässt, verwendet weboffice einen Standardnamen.

Sobald du diese Einstellung speicherst, erscheinen die Bereiche für einzelne Nachrichtentypen.

Bestätigungsnachricht für Termine konfigurieren

(Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Modul Calendar aktiv ist.)

Schalte SMS-Bestätigungsnachricht senden um, um diese Funktion zu aktivieren.
Schreibe im Feld SMS-Bestätigungsnachricht den Text, den der Kunde nach einer Terminbuchung erhalten soll.
- Du kannst Platzhalter einfügen, die weboffice automatisch mit echten Daten füllt: [VORNAME], [NACHNAME], [DATUM], [UHRZEIT], [WOCHENTAG], [MITARBEITER]
- Nutze die Hinweise über dem Textfeld, um Platzhalter schnell einzufügen.
Um die Nachricht zu testen, klicke auf Test-SMS senden – weboffice schickt sie an deine eigene Telefonnummer.

Verkaufsnachricht nach Kauf konfigurieren

(Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Modul CashPoint aktiv ist.)

Schalte SMS-Verkaufsnachricht senden um.
Trage im Feld SMS-Verkaufsnachricht den Text ein, den der Kunde nach dem Kauf erhalten soll – etwa eine Danksagung oder eine Informationen zum Produkt.
Wie bei der Bestätigungsnachricht kannst du auch hier Platzhalter verwenden und die Nachricht mit Test-SMS senden prüfen.

Erinnerungsnachricht vor Terminen konfigurieren

(Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Modul Calendar aktiv ist.)

Schalte SMS-Erinnerungsnachricht senden um.
Schreibe im Feld SMS-Erinnerungsnachricht den Text, den der Kunde als Erinnerung vor einem Termin erhält.
Teste auch diese Nachricht mit Test-SMS senden.

Aufbau der Einstellung

SMS-Benachrichtigung aktivieren: Schalter – ohne diese Funktion versendet weboffice keine SMS von diesem Standort aus.

SMS-Absender: Textfeld – der Name, der beim Empfänger angezeigt wird. Maximal 11 Zeichen, da SMS-Absender in vielen Netzen gekürzt werden.

SMS-Bestätigungsnachricht senden, SMS-Verkaufsnachricht senden, SMS-Erinnerungsnachricht senden: Schalter – jede Nachrichtenart lässt sich einzeln an- oder ausschalten.

Nachrichtenfelder: Textfelder – hier schreibst du den Inhalt. Über die Hinweise kannst du Platzhalter einfügen, die weboffice beim Versand füllt.

Test-SMS senden: Schaltfläche – versendet die Nachricht an deine Telefonnummer, damit du den Text und die Platzhalter-Ersetzung vor dem echten Einsatz prüfen kannst.

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden gespeichert, sobald du die Seite verlässt oder speicherst. Weboffice versendet die aktivierten SMS-Nachrichten ab sofort automatisch:

Bestätigungsnachrichten unmittelbar nach einer Online-Terminbuchung
Verkaufsnachrichten nach einem Kassenvorgang
Erinnerungsnachrichten zu dem Zeitpunkt, den du im Termin festgelegt hast

Jede Nachricht wird mit den echten Daten des Kunden und des Termins versandt. Sind die Platzhalter im aktuellen Fall nicht verfügbar (etwa kein Mitarbeiter zugeordnet), bleibt das Feld in der SMS leer.

Tipps und Hinweise

Kostenpflichtig: SMS-Versand kostet – es wird mit deinem hinterlegten Zahlungsmittel abgerechnet.
Testnachricht vor dem Start: Schicke immer eine Test-SMS, bevor du die Funktion für echte Kunden aktivierst. So siehst du, wie die Platzhalter ersetzt werden und wie die Nachricht auf dem Mobiltelefon aussieht.
Zeichenlimit beachten: SMS sind auf etwa 160 Zeichen begrenzt. Längere Nachrichten werden in mehrere SMS aufgeteilt und kosten mehr.
Unterschiedliche SMS pro Standort: Jeder Standort kann eigene Nachrichten haben. So kannst du je nach Branche oder Geschäftstyp unterschiedliche Texte verwenden.
Zahlungsmittel nötig: Wenn du versucht, SMS-Benachrichtigung einzuschalten und kein Zahlungsmittel hinterlegt ist, zeigt weboffice eine Meldung – richte ein Zahlungsmittel zuerst ein.