Serien und Ausnahmeöffnungszeiten verwalten

Hier legst du wiederkehrende Termine an und definierst Ausnahmen zu deinen regulären Öffnungszeiten – etwa für Urlaub, Feiertage oder spontane Sonderöffnungen. Beides wird automatisch in den Kalender übernommen.

So kommst du hierher

Im Kalender öffnest du das Menü über die Schaltfläche mit dem Datum oben links und wählst Serientermine oder Ausnahmeöffnungszeiten.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Terminen.

Aufbau der Übersicht

Jede Übersicht (Serientermine und Ausnahmeöffnungszeiten) zeigt alle eingetragenen Einträge in einer Tabelle. Oben links findest du eine Hinzufügen-Schaltfläche. Rechts daneben steht ein Schalter Alle anzeigen: standardmäßig siehst du nur zukünftige Einträge; mit dem Schalter kannst du auch abgelaufene anzeigen. In der Tabelle kannst du jeden Eintrag bearbeiten oder löschen.

So gehst du vor

Ausnahmeöffnungszeiten hinzufügen oder ändern

Klicke auf Hinzufügen.
Ein Fenster öffnet sich. Im Bereich Ausnahmedaten trägst du ein:
- Standort (sofern mehrere vorhanden): Der Ort, für den die Ausnahmezeit gilt.
- Datum: Der Tag, an dem die Ausnahmezeit gelten soll.
- Von: Die Startzeit.
- Bis: Die Endzeit.
Wenn diese Zeit außerhalb der regulären Öffnungszeiten liegt oder der Standort an diesem Tag normalerweise geschlossen ist, wird dir eine Warnung angezeigt – das ist beabsichtigt.
Im Bereich Mitarbeiterauswahl markierst du die Mitarbeiter, für die diese Öffnungszeit gilt. Per Klick auf das Kästchen in der Kopfzeile kannst du alle auf einmal auswählen oder abwählen. Mindestens einer muss ausgewählt sein.
Klicke Speichern.

Die Ausnahmeöffnungszeit erscheint jetzt in der Übersicht und wird in der Onlinebuchung angeboten.

Serientermine anlegen oder ändern

Klicke auf Neue Serie.
Ein großes Fenster öffnet sich. Fülle folgende Bereiche aus:

Seriendaten
- Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, dem die Serie gehört. Erforderlich.
- Terminherkunft: Woher der Termin kommt (z. B. Onlinebuchung, Telefonbuchung). Erforderlich.
- Kunde: Wer bucht diese Termine regelmäßig. Optional.
- Notiz: Interne Anmerkung, die nur in weboffice sichtbar ist.
Wiederholung
- Wochentag: An welchem Wochentag die Termine stattfinden.
- Uhrzeit: Die Startzeit jedes Termins.
- Dauer (Minuten): Wie lange ein Termin dauert. Wenn du später Leistungen hinzufügst, wird die Dauer automatisch aus diesen berechnet.
- Wiederholung: Wie oft sich der Termin wiederholt (z. B. „Jede Woche", „Jede 2. Woche").
- Startdatum: Ab wann die Serie läuft.
- Enddatum: Bis wann die Serie läuft.
Gebuchte Leistungen
- Hier fügst du Artikel oder Pakete hinzu, die in jedem Termin automatisch gebucht werden (z. B. „Haarschnitt"). Klicke auf das Feld Artikel, wähle eine Leistung aus. Sie erscheint dann in der Liste darunter. Du kannst für jede Leistung einen anderen Mitarbeiter bestimmen. Mit dem Müll-Symbol löschst du sie wieder. Die Reihenfolge kannst du mit Drag-and-Drop verändern.
Klicke Speichern.

Die Serie ist jetzt aktiv. weboffice erstellt automatisch einzelne Termine für jeden Wiederholungstermin bis zum Enddatum.

Einträge bearbeiten

Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle, oder klick die Bearbeiten-Schaltfläche (Stift-Icon). Das Fenster öffnet sich erneut. Ändere, was nötig ist, und speichere.

Einträge löschen oder archivieren

Ausnahmeöffnungszeiten: Klick das Löschen-Icon (Müll-Symbol). Nach einer Bestätigung ist der Eintrag weg.

Serientermine: Du kannst eine Serie nicht einfach löschen. Statt dessen archivierst du sie: Klick das Archivieren-Icon (oder öffne die Serie und klick die Archivieren-Schaltfläche). Dadurch werden alle zukünftigen Termine storniert, die Serie bleibt aber in der Übersicht sichtbar (nur wenn du „Alle anzeigen" einschaltest). Eine archivierte Serie kannst du mit der Wiederherstellen-Schaltfläche wieder aktivieren.

Was danach passiert

Neue Ausnahmeöffnungszeiten sind sofort in der Onlinebuchung sichtbar. Serientermine erzeugen einzelne Termine im Kalender – diese werden nach den Regeln behandelt wie manuell angelegte Termine und können einzeln verschoben oder gelöscht werden. Änderst du später eine Serie, wirkt sich das nur auf zukünftige Termine aus, nicht auf bereits erstellte.

Tipps und Hinweise

Serientermine ohne Leistungen: Du kannst eine Serie auch ohne gebuchte Leistungen anlegen. Das ist sinnvoll, wenn die Leistungen je Kunde unterschiedlich sind.
Überschneidungen mit Öffnungszeiten: Ausnahmeöffnungszeiten überschreiben die regulären Öffnungszeiten. Wenn du also einen Tag definierst, an dem der Standort normalerweise geschlossen ist, öffnet die Ausnahmezeit ihn für Buchungen trotzdem.
Mitarbeiter in Serien: Wenn du einen Mitarbeiter in der Serie nicht angibst, sondern erst bei einzelnen Leistungen, verteilst du flexibel. Dann sollte die Mitarbeiter-Auswahl oben leer sein.
Archivieren statt Löschen: Archivierte Serien helfen dir später, nachzuvollziehen, was es mal gab. Du kannst sie jederzeit wiederherstellen, wenn sich etwas ändert.