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Schichtplan mit Bedarfsdeckung erstellen

Du planst hier Schichten für dein Team und deckst Schichtlücken, indem du Mitarbeiter zuweist oder Vorschläge der KI nutzt. Der Bedarfsplan zeigt dir auf einen Blick, welche Schichten besetzt sind und wo noch Mitarbeiter fehlen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü in der Seitenleiste und wähle Schichtplanung > Bedarf.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Schichtplanung. Schichtvorlagen und Mitarbeiter müssen bereits angelegt sein.

Aufbau der Übersicht

Die Übersicht besteht aus zwei Teilen:

Linker Bereich (Schichtgitter): Ein Gitter, das alle Schichtvorlagen pro Tag zeigt. Jede Zeile ist eine Schichtvorlage, jede Spalte ein Tag. In jeder Zelle siehst du

Besetzungszahl (Ist/Soll): wie viele Mitarbeiter zugewiesen sind vs. wie viele gebraucht werden
Mitarbeiter-Chips: die Namen der eingeteilten Mitarbeiter mit deren tatsächlich geleisteter Zeit
Leere Slots: Schaltflächen zum Hinzufügen weiterer Mitarbeiter
Vorschlag-Chips: (falls aktiv) Schichtvorschläge der KI mit einem Funkensymbol

Rechter Bereich (Mitarbeiterpool): Eine Liste aller verfügbaren Mitarbeiter mit ihrer aktuellen Stundenbelastung (grün = normal, gelb = viel, rot = überlastet) und Abwesenheitsmarkierungen.

Oben: Schaltflächen zum Zeitraum wechseln, Drucken und KI-Vorschläge generieren. Falls Vorschläge aktiv sind, erscheint eine zusätzliche Leiste mit Statistiken und Aktionsschaltflächen.

So gehst du vor

Schicht manuell zuweisen

Klicke auf das +-Symbol in einem leeren Slot einer Schichtzelle, oder ziehe einen Mitarbeiter aus dem rechten Pool direkt in die Zelle.
Wähle im Fenster eine Vorlage aus der Liste.
Optional: Überschreibe Start, Dauer oder Pause abweichend von der Vorlage (Felder bleiben leer, wenn du die Vorlagenwerte nutzen möchtest).
Prüfe die Liste Regelverstoß – sind Verstöße aufgelistet, kannst du nicht speichern. Passe die Zeiten an oder wähle eine andere Vorlage.
Gib optional eine Notiz ein, um die Schicht zu kennzeichnen.
Klicke Speichern.

Schicht ändern oder verschieben

Klicke auf einen Mitarbeiter-Chip in der Schichtzelle.
Im Fenster kannst du die Vorlage wechseln oder Start/Dauer/Pause anpassen.
Sind keine Verstöße vorhanden, klicke Speichern, um die Änderung zu speichern.
Zum Verschieben in einen anderen Tag/eine andere Schicht: ziehe den Chip direkt in die neue Zelle, oder ändere hier die Vorlage und speichere.

Schicht absagen oder löschen

Klicke auf den Mitarbeiter-Chip der zu stornierenden Schicht.
Klicke Absagen, um die Schicht zu archivieren und einen Absagegrund einzutragen (wird danach aus Auswertungen ausgeblendet), oder klicke Löschen, um sie komplett zu entfernen.

KI-Vorschläge generieren und nutzen

Klicke Vorschlag, um die KI Schichtvorschläge für die aktuelle Woche zu generieren.
Oben erscheint eine Leiste mit der Anzahl der Vorschläge. Wähle ein Profil (Standard / Wunsch-First / Stabil), das die Logik der Vorschläge steuert.
In den Schichtzellen siehst du nun Vorschlag-Chips mit Funkensymbol. Jeder zeigt: Mitarbeitername, ggf. Warnung-Anzeige.
Einzelnen Vorschlag übernehmen: Klicke auf den Chip → im Fenster kannst du den Vorschlag prüfen und Übernehmen klicken.
Alle Vorschläge auf einmal: Klicke Alle übernehmen (übernimmt auch Vorschläge mit Warnungen) oder Nur ohne Warnung (übernimmt nur saubere Vorschläge). Gescheiterte Übernahmen werden in einer Liste mit Fehlergründen angezeigt.
Einzelnen Vorschlag verwerfen: Klicke das X auf dem Chip.
Alle Vorschläge verwerfen: Klicke die Schaltfläche Verwerfen.

Zeitraum wechseln oder filtern

Vorherige/Nächste: Navigiere zum vorherigen/nächsten Zeitraum.
Heute: Springe zum heutigen Datum.
Monatsansicht: (nur wenn du Mitarbeiter-Ansicht einschaltest) Wechsle zwischen Wochen- und Monatsansicht.
Wenn mehrere Betriebsstätten definiert sind, wähle diese oben in den Registerkarten.

Schichtplan drucken

Klicke Drucken.
Wähle, ob du die Gesamtübersicht aller Schichten oder einen Plan Für einen Mitarbeiter drucken möchtest.
Stelle den Zeitraum ein.
Falls du einen Einzelplan druckst: wähle den Mitarbeiter aus.
Klicke Drucken, um die Vorschau zu öffnen und den Plan auszudrucken.

Was danach passiert

Alle Änderungen werden sofort gespeichert. Der Plan wird in der Übersicht aktualisiert, die Besetzungszahlen werden neu berechnet und Abweichungen farblich markiert (grün = vollständig besetzt, gelb = Lücken, rot = nicht besetzbar). Akzeptierte Vorschläge verschwinden aus der Leiste, Warnungen werden protokolliert.

Tipps und Hinweise

Drag & Drop: Du kannst Mitarbeiter-Chips zwischen Schichten verschieben oder Mitarbeiter aus dem Pool direkt in eine Schicht ziehen. Das erspart dir das Fenster.
Abwesenheiten beachten: Chips von abwesenden Mitarbeitern sind markiert (Symbol: durchgestrichener Mitarbeiter). Die KI berücksichtigt Abwesenheiten bei Vorschlägen.
Warnungen bei Vorschlägen: Ein Ausrufezeichen auf einem Vorschlag-Chip bedeutet, dass dieser gegen Regeln verstößt (z.B. zu lange Arbeitszeit). Du kannst ihn trotzdem übernehmen, solltest aber den Grund prüfen.
Profile unterscheiden sich: Das Profil "Stabil" bevorzugt bekannte Mitarbeiter, "Wunsch-First" berücksichtigt Mitarbeiterwünsche, "Standard" ist neutral. Probiere verschiedene Profile für unterschiedliche Planungsszenarien.
Score der Vorschläge: Eine höhere Score-Zahl bedeutet bessere Übereinstimmung mit den Planungskriterien.