Rollen und Rechte verwalten

Mit Rollen legst du fest, welche Funktionen in weboffice jeder Mitarbeiter nutzen darf. Du erstellst eine Rolle, gibst ihr einen Namen, bestimmst ihre Berechtigungen und weist sie dann einzelnen Mitarbeitern pro Standort zu.

So kommst du hierher

1. Klicke in der linken Seitenleiste auf Stammdaten > Mitarbeiter
2. Wechsle zur Registerkarte Rollen

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Mitarbeiter verwalten.

So gehst du vor

Eine neue Rolle erstellen

1. Klicke auf Hinzufügen
2. Trage unter Rollenbezeichnung einen Namen ein, unter dem du die Rolle wiedererkennst
3. Schalte unter Rechte die Berechtigungen ein, die diese Rolle haben soll:
   • Die Rechte sind nach Funktionsbereichen gruppiert (z. B. Aufgabenplanung, Aufträge, Buchhaltung, Gastro, Hotel, Kasse)
   • Jeder Schalter steht für eine einzelne Berechtigung; schalte den Schalter ein, um das Recht zu vergeben
   • Wenn du mit der Maus auf einen Schalter zeigst, siehst du den genauen Namen der Berechtigung
4. Unter Benutzer wird die Liste der Mitarbeiter angezeigt:
   • Nur Mitarbeiter, die dem aktuellen Standort zugeordnet sind, erscheinen in der Liste
   • Die Spalten zeigen jeden Standort, an dem dein Betrieb tätig ist
   • Setze ein Häkchen in die Spalte des gewünschten Standorts für jeden Mitarbeiter, dem du diese Rolle an diesem Standort geben möchtest
5. Klicke Speichern

Eine vorhandene Rolle bearbeiten

1. Doppelklicke in der Liste auf die Rolle, die du ändern möchtest
2. Ändere die Rollenbezeichnung, die Rechte oder die Mitarbeiterzuordnung wie oben beschrieben
3. Klicke Speichern

Eine Rolle löschen

1. Suche die Rolle in der Liste
2. Klicke auf das Müll-Symbol in der Zeile
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage

Systemrollen (von weboffice vorbereitete Standardrollen) können nicht gelöscht werden – das Müll-Symbol ist für sie deaktiviert.

Aufbau der Seite

Rollenbezeichnung: Der Name, unter dem du die Rolle erkennst und die Mitarbeiter verwalten wirst.

Rechte: Die Berechtigungen, die diese Rolle haben soll. Sie sind in Gruppen wie Aufgabenplanung, Aufträge, Buchhaltung, Finanzen, Formulare, Gastro, Hotel, Kalender und Kasse aufgelistet. Welche Gruppen sichtbar sind, hängt davon ab, welche Module in weboffice freigeschaltet sind.

Benutzer: Eine Tabelle, in der die erste Spalte alle Mitarbeiter des Standorts aufzählt. Jede weitere Spalte steht für einen Standort. Setze Häkchen, um Mitarbeitern diese Rolle an bestimmten Standorten zuzuweisen. Mitarbeiter, die nicht dem aktuellen Standort angehören, sind grau und ohne Häkchen-Option – sie können dieser Rolle an diesem Standort nicht zugewiesen werden.

Was danach passiert

Die Rolle wird sofort gespeichert und ist ab jetzt verfügbar. Mitarbeiter, denen du diese Rolle an ihrem Standort gegeben hast, sehen beim nächsten Login nur noch die Funktionen, die diese Rolle erlaubt.

Verwandte Aufgabe: Mitarbeiter anlegen und bearbeiten

Tipps und Hinweise

• Standort-Bindung: Einem Mitarbeiter kannst du an verschiedenen Standorten unterschiedliche Rollen geben – z. B. an Standort A als Kassierer und an Standort B als Leiter.
• Systemrollen: weboffice bringt vorbereitete Rollen mit, die du nicht ändern kannst. Du kannst aber neue, eigene Rollen erstellen.
• Berechtigung sichtbar?: Manche Berechtigungen sind nur sichtbar, wenn das zugehörige Modul in weboffice freigeschaltet ist – z. B. erscheint "Gastro" nur, wenn das Gastro-Modul aktiviert ist.