Rollen mit Berechtigungen erstellen und verwalten

Mit Rollen vergibst du Berechtigungen an deine Mitarbeiter – zentral und standortabhängig. Du definierst, wer welche Funktionen in weboffice nutzen darf. Das spart Zeit bei der Verwaltung vieler Mitarbeiter und macht dein System sicherer.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Stammdaten und wähle Mitarbeiter.
Klicke auf die Registerkarte Rollen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Mitarbeiter verwalten. Keine weiteren Vorbedingungen.

So gehst du vor

Eine neue Rolle erstellen

Klicke auf Hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich mit drei Bereichen: Rolle, Rechte und Benutzer.
Trage im Feld Rollenbezeichnung einen Namen ein, unter dem du die Rolle wiederfindest – zum Beispiel je nach Funktion oder Abteilung.
Scrolle durch die Bereiche Aufgabenplanung, Aufträge, Buchhaltung und weitere. Für jeden dieser Funktionsbereiche schaltest du einzelne Rechte ein oder aus:
- Schalter einschalten: Der Mitarbeiter darf diese Funktion nutzen.
- Schalter ausschalten: Der Mitarbeiter kann diese Funktion nicht sehen und nicht verwenden.
Welche Funktionsbereiche und Rechte dir angezeigt werden, hängt davon ab, welche Module in weboffice aktiv sind. Wenn du ein Modul nicht nutzt, siehst du seine Rechte nicht.
Im Bereich Benutzer siehst du alle Mitarbeiter in einer Tabelle.
- Die Spalte Mitarbeiter zeigt den Namen.
- Daneben stehen Spalten für jeden Standort.
- Ein Häkchen setzen: Die Rolle wird diesem Mitarbeiter am Standort zugewiesen.
- Häkchen entfernen: Die Rolle wird dem Mitarbeiter am Standort entzogen.
Ein Mitarbeiter wird dir nur für Standorte angezeigt, denen er zugeordnet ist.
Klicke unten auf Speichern. Die Rolle wird gespeichert. Das Fenster schliesst sich automatisch, und die neue Rolle erscheint in der Rollenliste.

Eine bestehende Rolle bearbeiten

Doppelklick auf die Rolle in der Liste, oder klicke auf das Bearbeiten-Symbol. Das Bearbeitungs-Fenster öffnet sich mit den aktuellen Einstellungen.
Ändere die Rollenbezeichnung, die Rechte oder die Mitarbeiterzuordnung wie beschrieben.
Klicke auf Speichern.

Eine Rolle löschen

Wähle die Rolle in der Liste.
Klicke auf das Löschen-Symbol. Ein Bestätigungs-Fenster erscheint.
Bestätige die Frage. Die Rolle wird gelöscht. Mitarbeiter, denen diese Rolle zugewiesen war, verlieren diese Berechtigung.

Aufbau der Rollenliste

Die Tabelle zeigt alle Rollen mit ihrer Bezeichnung. Am rechten Ende stehen zwei Schaltflächen:

Bearbeiten-Symbol: Öffnet das Fenster zum Ändern der Rolle.
Löschen-Symbol: Löscht die Rolle. Das Symbol ist ausgegraut, wenn es sich um eine System-Rolle handelt, die nicht gelöscht werden darf.

Was danach passiert

Die Rollen sind sofort aktiv. Mitarbeiter, denen du eine Rolle zugewiesen hast, sehen beim nächsten Anmelden nur noch die Funktionen, die diese Rolle erlaubt. Änderungen an einer Rolle wirken sich sofort auf alle Mitarbeiter aus, denen die Rolle zugewiesen ist – ohne dass sie sich neu anmelden müssen.

Du vergibst die Rollen immer pro Mitarbeiter und Standort. Ein Mitarbeiter kann an verschiedenen Standorten unterschiedliche Rollen haben.

Weitere Informationen zur Verwaltung deiner Mitarbeiter findest du unter Mitarbeiter anlegen und bearbeiten.

Tipps und Hinweise

System-Rollen: Einige Rollen sind fest in weboffice eingebaut. Du kannst ihre Berechtigungen nicht ändern und sie nicht löschen. Du erkennst sie daran, dass das Löschen-Symbol ausgegraut ist.
Berechtigungen überprüfen: Wenn ein Mitarbeiter ein Recht nicht hat, sieht er den entsprechenden Menüpunkt überhaupt nicht – es ist nicht nur ausgegraut, sondern unsichtbar.
Mehrere Rollen pro Person: Du kannst derzeit pro Mitarbeiter und Standort nur eine Rolle zuweisen. Wenn du komplexere Berechtigungen brauchst, erstelle Rollen, die mehrere Aufgaben abdecken.
Vor dem Löschen prüfen: Lösche eine Rolle nicht einfach weg, ohne vorher zu überprüfen, wem sie noch zugewiesen ist. Du kannst das im Bereich Benutzer des Rollen-Fensters sehen.