Rechnungen per Datei-Upload erfassen

Du kannst Rechnungen schnell erfassen, indem du Scans oder PDF-Dateien hochlädst. Das System analysiert die Dokumente automatisch, erkennt Lieferant, Betrag, Datum und weitere Daten und erstellt daraus Rechnungsentwürfe. Du prüfst die erkannten Werte und speicherst die Rechnung dann ab.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Buchhaltung > Eingangsrechnungen.
2. Klicke auf Neue Eingangsrechnung.
3. Es öffnet sich ein Fenster mit der Überschrift Neue Eingangsrechnung.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du kannst sofort mit dem Upload beginnen.

Aufbau des Erfassungsfensters

Das Fenster besteht aus zwei Bereichen:

• Upload-Bereich: Hier lädst du die Rechnungsdatei hoch.
• Rechnungsentwürfe: Darunter wird eine Liste der hochgeladenen Dateien angezeigt, die vom System analysiert werden.

So gehst du vor

1. Datei hochladen: Klicke auf Datei hochladen, oder ziehe eine Datei direkt in das Feld. Das System akzeptiert PDF-, JPG-, PNG- und TIFF-Dateien.

2. Datei wird analysiert: Nach dem Upload wird die Datei in die Verarbeitungswarteschlange eingereiht. In der Tabelle Rechnungsentwürfe darunter siehst du den Fortschritt. Abhängig von der Verarbeitungsgeschwindigkeit kann dies Sekunden bis Minuten dauern.

3. Status prüfen: In der Tabelle Rechnungsentwürfe siehst du alle hochgeladenen Belege:

   • Datum: Wann die Datei hochgeladen wurde
   • Hochgeladen von: Dein Benutzername
   • Status:
     • Warteschlange – wird noch verarbeitet
     • Verarbeitet – Analyse abgeschlossen, Entwurf bereit zur Bearbeitung
     • Fehlgeschlagen – System konnte die Daten nicht auslesen
     • Eine Fortschrittsleiste zeigt laufende Verarbeitungen an

4. Entwurf analysieren (sobald der Status Verarbeitet ist): Klicke auf das Analysieren-Symbol (Lupe). Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster mit den vom System erkannten Daten (Lieferant, Betrag, Datum usw.). Prüfe diese Werte und korrigiere sie bei Bedarf. Speichere dann, um die Eingangsrechnung zu erstellen.

5. Verarbeitung wiederholen (bei Fehlgeschlag): Klicke auf das Wiederholen-Symbol (Pfeile), um die Datei neu zu verarbeiten.

6. Entwurf löschen: Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb), um einen Entwurf zu entfernen.

Was danach passiert

Nach dem Speichern ist die Eingangsrechnung erfasst und wird in der Rechnungsübersicht angezeigt. Du kannst sie dann wie gewohnt bearbeiten oder begleichen.

Die hochgeladene Datei wird im System gespeichert und kann später wieder aufgerufen werden.

Tipps und Hinweise

• Mehrere Dateien gleichzeitig: Du kannst mehrere Rechnungen nacheinander hochladen. Das System verarbeitet sie in der Reihenfolge, in der sie eingegangen sind.
• Dateityp: Verwende hochwertige Scans oder PDF-Dateien. Unscharfe oder sehr kleine Bilder können zu Erkennungsfehlern führen.
• Nachträgliche Änderungen: Solange ein Entwurf nicht als Rechnung erfasst ist, kannst du ihn jederzeit löschen und neu hochladen.
• Manuell erfassen: Wenn die automatische Analyse fehlschlägt, klicke trotzdem auf das Analysieren-Symbol – das System führt dich durch die manuelle Eingabemaske.