Projektauswertung anzeigen und Abrechnung durchführen

Hier siehst du alle Buchungen eines Projekts im Detail und markierst sie als abgerechnet. Du kannst auch Leistungsnachweise und Rechnungen erzeugen oder das Projekt archivieren.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Projekte > Verwaltung
2. In der Liste der letzten Buchungen: Klicke auf das Symbol ⋮ (Optionen) am rechten Ende einer Zeile und wähle Auswertung

Oder:

1. Öffne Projekte > Verwaltung
2. Klicke auf den Namen eines Projekts oder markiere es mit Klick auf die Zeile
3. Klicke auf die Schaltfläche Aktionen
4. Wähle Auswertung

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf das Modul Projekte und Bearbeitungsrechte für das betreffende Projekt.

So gehst du vor

1. Es öffnet sich die Projektauswertung mit einer Tabelle aller Buchungen des Projekts. Jede Zeile zeigt dir eine einzelne Leistung mit ihrem Abrechnungsstatus, dem Datum, dem Mitarbeiter, der Dauer und der Beschreibung.

2. Um eine einzelne Buchung zu bearbeiten, doppelklickst du auf die Zeile. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Um eine Buchung zu löschen, klickst du auf das Papierkorb-Symbol in der Zeile und bestätigst die Sicherheitsabfrage – die Buchung wird sofort gelöscht.

3. Sobald du mit den Buchungen fertig bist, öffnest du das Fenster Aktionen mit den verfügbaren Abrechnung­s­schritten:

   • Leistungsnachweis: Erzeugt einen Leistungsnachweis als PDF für einen bestimmten Zeitraum.
   • Leistungen als abgerechnet kennzeichnen: Markiert offene Buchungen als abgerechnet – diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn es noch nicht abgerechnete Leistungen gibt.
   • Rechnung erzeugen: Erzeugt eine Rechnung für das Projekt.
   • Auswertung: Zeigt die detaillierte Auswertung (auf dieser Seite).
   • Archivieren oder Wiederherstellen: Nimmt das Projekt aus der aktiven Liste heraus oder stellt es wieder her.
   • Kopieren: Erstellt eine Kopie des Projekts mit all seinen Eigenschaften (ohne Buchungen).

4. Wenn du Leistungsnachweis oder Rechnung erzeugen wählst, öffnet sich ein Fenster zur Datumsauswahl. Der Zeitraum ist voreingestellt auf den letzten Monat – ändere ihn bei Bedarf ab.

   • Für einen Leistungsnachweis: Klicke auf PDF erstellen, die PDF wird zum Herunterladen angeboten.
   • Für eine Rechnung: Klicke auf Zeitraum bestätigen, die Rechnung wird erzeugt und zur Rechnungsverwaltung übertragen.

5. Wenn du Leistungen als abgerechnet kennzeichnen wählst, wird ein Fenster geöffnet, in dem du auswählst, welche Buchungen abgerechnet werden sollen. Bestätige deine Auswahl – die Buchungen erhalten dann ein Häkchen in der Spalte Ist abgerechnet.

6. Wenn du Archivieren oder Kopieren wählst, musst du die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Aufbau der Auswertung

Ist abgerechnet: Spalte mit grünem Häkchen (abgerechnet) oder rotem Kreuz (noch offen)

Datum: Das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde

Mitarbeiter: Name der Person, die die Zeit erfasst hat

Dauer: Zeitdauer der Buchung in Stunden und Minuten. Ein Bindestrich bedeutet, dass keine Dauer erfasst wurde.

Beschreibung: Kann bis zu drei Informationen zur Buchung enthalten:

• Name der Aufgabe (mit Blitz-Symbol)
• Notiz zur Aufgabe (mit Sprech-Blase-Symbol)
• Allgemeine Notiz zur Buchung (mit Balken-Symbol)

Nicht alle Felder sind bei jeder Buchung gefüllt.

Was danach passiert

Sobald du Änderungen an Buchungen vornimmst oder Markierungen setzt, sind diese gespeichert. Die Buchungen bleiben im System – auch wenn du die Auswertung schließt.

Eine erzeugte PDF wird auf deinen Rechner heruntergeladen. Eine erzeugte Rechnung erscheint in der Rechnungsverwaltung und kann dort weiterbearbeitet werden.

Archivierte Projekte werden nicht mehr in der normalen Übersicht angezeigt, können aber jederzeit wiederhergestellt werden. Kopierte Projekte erscheinen als neue, eigenständige Projekte in der Liste.

Wenn du mehrere Buchungen auf einmal ändern musst, sieh dir alle Projektbuchungen an – dort kannst du mehrere auf einmal auswählen.

Tipps und Hinweise

• Letzten Monat als Standard: Zeitraum-Fenster zeigen immer den letzten Monat vor – überprüfe das Datum, bevor du die PDF erstellst oder die Rechnung erzeugst.

• Bearbeitungen sofort sichtbar: Wenn du eine Buchung bearbeitest oder löschst, aktualisiert sich die Auswertungs-Tabelle sofort. Du musst nicht neu laden.

• Nur offene Leistungen abrechnen: Die Schaltfläche Leistungen als abgerechnet kennzeichnen funktioniert nur, wenn es noch unbezahlte Buchungen gibt.

• Löschungen sind endgültig: Eine gelöschte Buchung lässt sich nicht wiederherstellen. Überlege vorher, ob du die Buchung stattdessen bearbeiten oder eine Gegenbuchung erfassen kannst.