Projektabrechnung erstellen und verwalten

Mit einer Projektabrechnung fasst du Leistungen aus deinen Projektbuchungen zusammen und rechnest sie dem Kunden in Rechnung. Du wählst aus, welche Arbeitszeiten, Materialien, Fahrtzeiten und Auslagen in die Abrechnung gehen, und kannst daraus eine Rechnung erstellen.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Projekte in der Seitenleiste
2. Wähle Projektabrechnungen

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Projekte. Für die Rechnungserstellung ist zusätzlich das Modul Rechnungen erforderlich.

So gehst du vor

Neue Abrechnung erstellen

1. Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Projektabrechnung zu starten

2. Wähle das Abrechnungsdatum – der Tag, an dem die Abrechnung gültig werden soll

3. Wähle den Kunden aus – nur Kunden mit offenen Projektbuchungen sind verfügbar

4. Klicke auf Projektbuchungen hinzufügen

5. Es öffnet sich ein Fenster Positionen auswählen:

   • Filtere nach einem bestimmten Projekt, falls gewünscht (oder lass das Feld auf „Keine Zuweisung", um alle Projekte zu sehen)
   • Markiere die einzelnen Buchungen per Checkbox, oder klicke auf das Symbol ganz oben, um alle sichtbaren Buchungen auf einmal auszuwählen
   • Die Tabelle zeigt dir für jede Buchung das Datum, den Mitarbeiter, die Dauer und die Aufgabenbeschreibung
   • Klicke auf Speichern, um die ausgewählten Buchungen in die Abrechnung zu übernehmen

6. Zurück im Abrechnungsfenster siehst du jetzt mehrere Registerkarten:

   • Übersicht: zeigt eine Zusammenfassung pro Mitarbeiter mit Arbeitszeiten, eventuellen Fahrtzeiten, Materialkosten und Auslagen
   • Leistungen: enthält die eingefügten Arbeitszeiten – du kannst hier weitere hinzufügen, Positionen zusammenfügen oder aufteilen, oder einzelne löschen
     • Verrechnen: Mit der Checkbox legst du fest, ob eine Position dem Kunden in Rechnung gestellt wird
   • Material (nur sichtbar, wenn Material erfasst wurde): zeigt verwendete Materialien mit Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag
   • Fahrzeit (nur sichtbar, wenn Fahrtzeiten erfasst wurden): zeigt Fahrtrouten, Kilometer und Dauer
   • Auslagen (nur sichtbar, wenn Auslagen erfasst wurden): zeigt zusätzliche Kosten

7. Überprüfe alle Positionen und deren Beträge. Markiere oder demarkiere die Checkbox Verrechnen, um einzelne Positionen in die Kundenrechnung aufzunehmen oder auszuschließen

8. Klicke auf Speichern – die Abrechnung wird gespeichert und ist danach im Hauptfenster sichtbar

Abrechnung bearbeiten, ausdrucken oder in Rechnung umwandeln

Im Hauptfenster siehst du alle Abrechnungen in einer Liste:

1. Um eine Abrechnung zu bearbeiten: Doppelklick auf die Zeile, oder klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten

   • Bearbeitung ist nur möglich, wenn die Abrechnung noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurde

2. Um einen Leistungsnachweis zu drucken: Klicke auf Leistungsnachweis drucken – ein PDF mit allen Positionen wird erzeugt und geöffnet

3. Um die Abrechnung in eine Rechnung umzuwandeln (erfordert das Modul Rechnungen):

   • Ist noch keine Rechnung vorhanden: Klicke auf Rechnung erstellen – bestätige die Nachfrage, und die Abrechnung wird in eine Rechnung umgewandelt
   • Ist die Abrechnung bereits mit einer Rechnung verknüpft: Klicke auf Zur Rechnung springen, um direkt zu dieser Rechnung zu wechseln

4. Um eine Abrechnung zu löschen: Klicke auf die Schaltfläche Löschen (nur möglich, wenn noch keine Rechnung erstellt wurde)

Sammelabrechnung erstellen

Wenn du mehrere Kunden oder Projekte auf einmal abrechnen möchtest, nutze die Schaltfläche Sammelabrechnung – alle Abrechnungen werden nach Kunde gruppiert und gesammelt verarbeitet.

Aufbau der Abrechnungsliste

Die Tabelle zeigt folgende Spalten:

• Datum: Das Abrechnungsdatum
• Mitarbeiterbild: Ein Profilbild des Mitarbeiters, der die Abrechnung erstellt hat
• Mitarbeiter: Name des Erstellers
• Kundenbild: Profilbild des Kunden
• Kunde: Name des Abrechnungskunden
• Projekte: Liste der Projekte, aus denen Buchungen in diese Abrechnung eingegangen sind
• Dauer: Gesamtsumme aller Arbeitszeiten in dieser Abrechnung
• Aktionen: Schaltflächen für Rechnung, Druck, Bearbeitung und Löschung

Was danach passiert

Nach dem Speichern:

• Die Abrechnung erscheint in der Liste und kann jederzeit bearbeitet oder gedruckt werden
• Wenn du Rechnung erstellen wählst, wird eine Rechnung in das Rechnungsmodul übernommen – danach können Abrechnung und Rechnung nicht mehr einzeln bearbeitet werden
• Die Abrechnung bleibt mit ihren Positionen erhalten und dient als Nachweis für die erbrachten Leistungen

Tipps und Hinweise

• Positionen vor dem Speichern checken: Überprüfe vor dem Speichern, welche Positionen markiert sind – nur die mit gesetzter Checkbox Verrechnen gehen später in die Kundenrechnung ein
• Materialien und Auslagen: Diese werden automatisch aus den Projektbuchungen übernommen, sofern sie erfasst wurden. Du kannst sie in den entsprechenden Registerkarten bearbeiten oder löschen
• Mitarbeiter mit mehreren Projekten: Wenn ein Mitarbeiter in mehreren Projekten gearbeitet hat, werden alle Buchungen in eine Abrechnung aufgenommen – du kannst sie aber nachträglich austeilen oder löschen
• Nachträgliche Änderungen: Solange die Abrechnung nicht in eine Rechnung umgewandelt wurde, kannst du Positionen hinzufügen, entfernen oder ändern