PDF

Positionen in einem Angebot oder einer Rechnung bearbeiten

Hier bearbeitest du die einzelnen Positionen (Artikel, Dienstleistungen, Textzeilen), die in einem Angebot oder einer Rechnung stehen. Du kannst Artikel hinzufügen oder wechseln, Mengen und Preise anpassen, Rabatte gewähren und Positionen umsortieren.

Voraussetzungen

Du bearbeitest diese Seite immer als Teil eines Angebots oder einer Rechnung – sie öffnet sich nicht einzeln. Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Eine vorhandene Position bearbeiten

Wähle den Artikel oder die Art der Position – oben in der Gruppe "Position" findest du ein Auswahlfeld mit allen verfügbaren Artikeln. Klicke darauf, um den Artikel zu wechseln oder eine Textposition oder benutzerdefinierte Leistung zu wählen.
Ändere die Menge – gib im Feld Menge ein, wie oft dieser Artikel verkauft werden soll. Mit der Schaltfläche Optional kannst du die Menge auf 0 setzen, ohne die Position zu löschen – sie erscheint dann ausgegraut auf dem Dokument.
Wähle einen Mitarbeiter (falls nötig) – wenn die Position eine Dienstleistung ist, kannst du unter Mitarbeiter eintragen, wer diese erbracht hat.
Gib eine Maßeinheit ein (falls nötig) – wenn der Artikel nach Stunden, Metern oder einer anderen Einheit abgerechnet wird, trägst du den Wert und die Einheit ein.
Passe den Preis an – im Bereich Preis siehst du den Verkaufspreis des Artikels. Du kannst ihn ändern (Feld Artikel-Preis). Wenn für diesen Kunden ein besonderer Preis hinterlegt ist, kannst du zwischen dem normalen Preis und dem Kundenpreis wechseln.
Wähle den Steuersatz – standardmäßig nutzt weboffice den Steuersatz des Artikels. Du kannst ihn im Bereich Preis ändern.
Gewähre einen Rabatt – wenn der Artikel Rabatte erlaubt:
- Schalte um zwischen Rabatt in Prozent (z. B. 10 %) und Rabatt als Betrag (z. B. 5,00 €) – klicke auf die entsprechende Schaltfläche.
- Gib den Wert ein.
- Der Gesamtpreis der Position wird sofort neu berechnet.
Ergänze einen Positionstext – im Feld Positionstext kannst du zusätzliche Informationen hinzufügen, die auf dem Dokument gezeigt werden (z. B. technische Details oder Lieferbedingungen).
Speichere deine Änderungen – sobald du eine Änderung vornimmst, wird sie automatisch in das Dokument übernommen.

Textpositionen einfügen

Textpositionen sind reine Textzeilen ohne Artikel oder Preis – du nutzt sie für Überschriften, Hinweise oder Zwischensummen.

Wähle im Auswahlfeld oben Textposition.
Gib einen Text ein im Feld Text.
Speichere – der Text erscheint sofort auf dem Dokument.

Positionen verschieben und verwalten

Nutze die Schaltflächen in der Werkzeugleiste oben:

Nach oben / Nach unten – verschiebt die Position in der Liste. Die Reihenfolge bestimmt die Reihenfolge auf dem gedruckten Dokument.
Duplizieren – kopiert diese Position mit allen Einstellungen (Preis, Rabatt, Text). Du ersparst dir damit Tipparbeit, wenn mehrere ähnliche Positionen nötig sind.
Löschen – entfernt die Position aus dem Dokument. Du wirst vorher gefragt, ob du sicher bist.

Paketartikel mit Optionen

Wenn du einen Paketartikel auswählst, der verschiedene Varianten oder Zusatzoptionen hat (z. B. eine Maschine mit verschiedenen Ausstattungen), öffnet sich ein zusätzliches Fenster. Dort wählst du für jeden Bestandteil des Pakets einen konkreten Artikel und eventuelle Zusatzoptionen aus.

Aufbau der Bearbeitungsseite

Die Seite ist in folgende Abschnitte aufgeteilt:

Position – hier wählst du den Artikel oder die Art der Position und stellst Menge, Mitarbeiter, Maßeinheit, Preis und Steuersatz ein. Rabatte und Positionstexte konfigurierst du ebenfalls hier.
Paketbestandteile (nur bei Paketartikeln) – eine Tabelle mit allen Teilen des Pakets und ihren Optionen.

Was danach passiert

Alle Änderungen an einer Position werden sofort in das übergeordnete Angebot oder die Rechnung übernommen. Die Summen und Steuern werden automatisch neu berechnet. Wenn du das Dokument später druckst oder versendest, sieht der Empfänger alle deine Änderungen.

Tipps und Hinweise

Selbstbehalt bei Ärzte und Zahnärzte – wenn du für eine medizinische Organisation arbeitest und einen Artikel mit Selbstbehalt bearbeitest, kannst du den Selbstbehalt mit einem Schalter aktivieren. Dann wird der Steuersatz automatisch auf steuerfrei gesetzt und du kannst einen Selbstbehalt-Rabatt erfassen.
Varianten wählen – wenn ein Artikel mehrere Varianten hat (z. B. verschiedene Größen oder Farben), wirst du aufgefordert, die richtige Variante zu wählen, bevor die Position ins Dokument übernommen wird.
Suche statt Auswahl – wenn die Artikelliste sehr lang ist, kannst du auch direkt eine Artikelsuche öffnen und mehrere Artikel auf einmal hinzufügen – sie werden dann als separate Positionen eingefügt.