Positionen in Angebot oder Rechnung hinzufügen und bearbeiten

Du fügst hier Artikel, Leistungen oder Textblöcke in ein Angebot oder eine Rechnung ein und legst Menge, Preis, Rabatt und weitere Details fest. Jede Position wird einzeln konfiguriert, bevor du das Dokument speicherst oder versendest.

Voraussetzungen

Du benötigst Schreibrechte auf Angebote oder Rechnungen. Die Artikel, die du hinzufügen möchtest, müssen bereits in der Artikelverwaltung angelegt sein – es sei denn, du erstellst eine freie Position ohne vordefinierten Artikel.

Aufbau der Positionsbearbeitung

Oben in der Toolbar findest du Schaltflächen zum Verschieben, Duplizieren und Löschen von Positionen. Der Hauptbereich zeigt je nach Positionstyp unterschiedliche Felder:

Für reguläre Positionen (Artikel aus der Verwaltung oder Eigenkreationen):

Position: Auswahl des Artikels, Menge
Mitarbeiter (falls zutreffend): wer diese Leistung erbringt
Maßeinheit: Einheit und Wert (z.B. Stunden, Meter)
Preis und Steuern: Verkaufspreis, Steuersatz
Rabatt (wenn erlaubt): prozentual oder als Festbetrag
Positionstext: Ergänzende Beschreibung, wird auf dem Dokument gedruckt

Für reine Textpositionen: nur ein Textfeld.

Unten rechts siehst du die Summe der Position.

So gehst du vor

Artikel hinzufügen oder ändern

Klicke im Bereich Position auf das Auswahlfeld für den Artikel.
Wähle einen vordefinierten Artikel aus der Liste, oder klicke auf die Lupe zum Suchen, um einen Artikel zu holen.
- Suchst du mehrere Artikel auf einmal, kannst du sie alle markieren. Sie werden nacheinander als separate Positionen eingefügt.
Wird der Artikel in Varianten angeboten, wähle die gewünschte Variante.
Die Menge wird automatisch auf 1 gesetzt – passe sie nach Bedarf an.
- Wenn du die Menge auf 0 setzt, wird die Position als „Optional" markiert und nicht mitgerechnet.

Preis und Steuern festlegen

Im Bereich Preis und Steuern siehst du den Standardverkaufspreis des Artikels.
Wenn für diesen Kunde eine Sonderpreisgruppe hinterlegt ist, kannst du zwischen Kundenkurs und Standardpreis wechseln.
Passe den Steuersatz an, falls nötig (z.B. Lieferung ins Ausland).
Der Positionsbetrag errechnet sich automatisch aus Preis × Menge.

Rabatt vergeben

Falls der Artikel Rabatte erlaubt, kannst du im Bereich Rabatt zwischen zwei Modi wechseln:
- Prozentual: z.B. 10 % Rabatt
- Festbetrag: z.B. 5,00 € Rabatt
Der jeweils andere Wert wird automatisch neu berechnet.
Ist der Artikel als „Rabattsperr" eingestuft, ist kein Rabatt möglich.

Mitarbeiter oder Maßeinheit zuordnen

Im Bereich Mitarbeiter (sofern sichtbar): wähle, wer die Leistung erbringt.
Im Bereich Maßeinheit: gib ein, in welcher Einheit (Stunden, Meter, …) und wie viel.

Zusatztext einfügen

Fülle das Feld Positionstext aus – dieser Text steht auf dem gedruckten Dokument, nicht nur in der Verwaltung.
Du kannst Textformatierungen (fett, kursiv, Listen) verwenden.

Position organisieren

Nach oben / Nach unten: verschiebe die Position in der Reihenfolge.
Duplizieren: erzeugt eine Kopie dieser Position mit denselben Einstellungen.
Optional: macht die Position unsichtbar und berechnungsfrei (Häkchen setzen / entfernen).
Löschen: entfernt die Position nach Bestätigung.

Was danach passiert

Jede Änderung wird sofort erfasst, wenn du das Feld verlässt. Die Gesamtsumme des Dokuments passt sich automatisch an. Alle Positionen zusammen ergeben den Endsummen-Block des Angebots oder der Rechnung.

Speichere das Dokument, um deine Änderungen zu sichern. Danach kannst du es drucken, versenden oder in Folgedokumente umwandeln – etwa eine Rechnung aus einem Angebot oder einen Lieferschein.

Tipps und Hinweise

Paketartikel: Wenn du einen Artikel auswählst, der aus mehreren Komponenten besteht, werden seine Einzelteile automatisch als Unterpositionen eingefügt. Du kannst jedes Einzelteil einzeln anpassen.
Selbstbehalt (Medizin): In medizinischen Organisationen kannst du markieren, dass eine Position unter den Selbstbehalt des Patienten fällt. Dabei schaltet das System automatisch auf Steuerfrei um.
Freitextpositionen: Um einen reinen Text ohne Artikel einzufügen, wähle „Freitext" statt eines Artikels. Dann bleiben Preis, Menge und Steuern leer.
Kundenpreise überschreiben: Kundenspezifische Preise gelten automatisch. Du kannst jederzeit zur Standardpreisliste zurückwechseln oder den Preis manuell bearbeiten.