Portalanbindungen einrichten und verwalten

Mit der Portalanbindung sendest du deine Zimmerpreise und Verfügbarkeiten an Buchungsportale wie booking.com oder Expedia — und Buchungen dieser Portale landen direkt in deinem System. Du legst fest, welche Zimmertypen und Ratenplans an welches Portal gehen, und verwaltest alle eingehenden Portalbuchungen an einem Ort.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste
2. Wähle Web.Office.Hotel > Portale (Menüpunkt Hotel-Portale)

Die Seite öffnet sich mit mehreren Registerkarten. Die erste Registerkarte Portalbuchungen zeigt ankommende Buchungen; die Registerkarte Anbindung ist der Ort, an dem du die Verbindung zu den Portalen einrichtest.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotelwirtschaft verwalten, um Anbindungen zu erstellen oder zu bearbeiten.

So gehst du vor

Die Portalanbindung erstmalig einrichten

1. Öffne die Registerkarte Anbindung
2. Es erscheint die Meldung "Richten Sie die Portalanbindung ein" — klicke auf Portalanbindung einrichten
3. Ein Fenster öffnet sich mit den Feldern:
   • Standort: Wähle den Standort (Profit-Center) aus, für den die Anbindung gelten soll. Pflichtfeld.
   • Objekt: Wähle das Objekt aus der Liste. Das Portal muss dir dieses Objekt bereits freigeschaltet haben — falls es hier leer ist, wende dich an den Support. Pflichtfeld.
   • Anbindung aktiv: Der Schalter ist standardmäßig an. Lasse ihn eingeschaltet, damit die Verbindung sofort aktiv wird.
4. Klicke Speichern

Die Anbindung ist nun eingerichtet. Sobald du speicherst, zeigt die Seite die Übersicht mit einem Statusfeld und der Meldung "Es fehlt noch die Zuordnung".

Zuordnungen anlegen (Zimmertypen und Ratenplans den Portalen zuweisen)

Das Portal kennt deine Zimmertypen und Ratenplans nicht — du musst ihm sagen, welcher Zimmertyp in deinem Haus welcher Kategorie im Portal entspricht und welcher Ratenplan welchem Preis im Portal.

1. Klicke auf Neu (neben "Zuordnung anlegen")

2. Ein Fenster öffnet sich. Fülle es in zwei Abschnitten aus:

   Im Haus (deine Daten):

   • Zimmerkategorie: Wähle eine Kategorie aus, die du an das Portal sendest. Pflichtfeld.
   • Ratenplan: Wähle den Ratenplan aus, der mit dieser Kategorie an das Portal gehen soll. Pflichtfeld.
   • Belegung (Personen): Trage die Anzahl der Personen ein, für die dieser Preis gelten soll (z. B. 2 für ein Doppelzimmer zu zweit). Das Portal braucht das, weil ein Zimmer zu unterschiedlichen Preisen für unterschiedliche Belegungen verkauft wird. Pflichtfeld.

   Auf der Portalseite (was das Portal sieht):

   • Zimmertyp im Portal: Wähle den Zimmertyp aus, der dem Portal bekannt ist und dem deine Kategorie entspricht. Pflichtfeld.
   • Preis im Portal: Wähle den Preis (Ratenplan) aus, unter dem das Portal dein Angebot zeigt. Pflichtfeld.
   • Zuordnung aktiv: Der Schalter ist standardmäßig an. Lasse ihn eingeschaltet, damit diese Zuordnung sofort sendet.

3. Klicke Speichern

Die Zuordnung wird angelegt und erscheint in der Liste. Wiederhole diesen Vorgang für jede Kombination aus Zimmerkategorie, Ratenplan und Belegung, die ans Portal sollen.

Hinweis: Wenn ein Zimmertyp oder Preis im Portal nicht abrufbar ist (z. B. weil die Verbindung gerade fehlt), zeigt das Fenster eine Warnung. Versuche es später noch einmal.

Portalbuchungen annehmen

Sobald Buchungen übers Portal hereinkommen, erscheinen sie in der Registerkarte Portalbuchungen. Jede Buchung zeigt den Gastnamen, Anreise, Abreise, Zimmertyp und Betrag.

1. Öffne die Registerkarte Portalbuchungen
2. Suche die Buchung, die du übernehmen willst
3. Klicke auf die Schaltfläche mit dem Häkchen (Als Reservierung übernehmen)

Das System erstellt sofort eine Reservierung aus der Portalbuchung. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster für die Reservierung, in dem du noch Angaben ergänzen kannst (etwa Gästedetails oder spezielle Wünsche).

Ist die Zuordnung unvollständig oder falsch, zeigt das System eine Fehlermeldung und sagt dir, was fehlt.

Falls die Buchung bereits übernommen wurde, zeigt die Schaltfläche stattdessen Reservierung öffnen — damit springst du direkt zur bestehenden Reservierung.

Stornierungen vom Portal verarbeiten

Wenn ein Gast die Buchung übers Portal storniert, erscheint eine Stornierungsmitteilung in der Liste mit der Markierung "Stornierung des Portals".

1. Suche die Stornierungsmitteilung
2. Klicke auf Reservierung stornieren
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage

Die Reservierung wird sofort storniert. Ob eine Stornogebühr fällig wird, richtet sich nach deiner Stornoregel.

Buchungen von Hand abhaken (wenn du sie nicht übernehmen kannst)

Wenn eine Portalbuchung Fehler hat oder du sie manuell andersweitig verarbeitet hast, markiere sie als erledigt:

1. Suche die Buchung
2. Klicke auf Von Hand erledigt
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage

Die Buchung verschwindet aus der normalen Liste (schalte den Filter Nur offene aus, um sie zu sehen).

Die Anbindung bearbeiten oder deaktivieren

1. Öffne die Registerkarte Anbindung
2. Klicke auf Anbindung (Schaltfläche mit Schieberegler-Icon)
3. Das Fenster zeigt die aktuellen Einstellungen — ändere sie nach Bedarf
4. Klicke Speichern

Um die Anbindung vorübergehend zu pausieren (ohne sie zu löschen):

1. Schalte den Schalter Anbindung aktiv in der Werkzeugleiste aus
2. Das System sendet ab sofort nichts mehr an die Portale

Alle Daten erneut ans Portal senden

Falls die Verbindung unterbrochen war oder du Zweifel hast, ob alle Preise ankommen sind:

1. Öffne die Registerkarte Anbindung
2. Klicke auf Alles neu senden
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage

Das System sendet alle Zimmer und Preise für die nächsten zwölf Monate erneut.

Die Übertragungswarteschlange überwachen (für Administratoren)

Die Registerkarte Übertragung zeigt dir alle Daten, die an die Portale unterwegs sind oder waren.

1. Öffne die Registerkarte Übertragung (nur sichtbar mit Recht Hotelwirtschaft verwalten)
2. Jede Zeile zeigt eine Datenübertragung: Zimmerkategorie, Ratenplan, Datumsbereich, Inhalt (Verfügbarkeiten, Preise, Verkaufsregeln oder Stammdaten) und Sendedatum
3. In der Spalte Status siehst du, ob die Übertragung angekommen ist oder ob Fehler aufgetreten sind
4. Schalte den Filter Nur Stockungen ein, um nur Übertragungen zu sehen, die hängen oder fehlgeschlagen sind
5. Für fehlgeschlagene Übertragungen: Klicke auf Erneut senden, um sie noch einmal zu versuchen

Aufbau der Seite

Die Seite besteht aus drei Registerkarten:

Portalbuchungen (immer sichtbar)

• Liste aller eingegangenen Buchungen und Stornierungen vom Portal
• Spalten: Eingegangen (Zeitstempel), Portal (Name wie booking.com oder Expedia), Gast (Gastnamen), Anreise, Abreise, Zimmertyp, Betrag, Status
• Status zeigt an, ob die Buchung bereits übernommen ist, welche Fehler aufgetreten sind oder ob sie von Hand erledigt wurde
• Schaltflächen rechts: Übernehmen, Stornieren oder Von Hand erledigen (je nachdem, was der Status zulässt)

Anbindung (immer sichtbar)

• Statusfeld: zeigt, ob die Anbindung läuft, pausiert oder Probleme hat
• Anzahl der aktiven Zuordnungen, offenen Übertragungen und offenen Portalbuchungen
• Liste der aktuellen Zuordnungen mit Spalten: Zimmerkategorie, Ratenplan, Belegung, Zimmertyp im Portal, Preis im Portal, Status (aktiv oder pausiert)
• Schaltflächen: Neue Zuordnung anlegen, Anbindung bearbeiten, Alle Daten erneut senden
• Schalter zum vorübergehenden Pausieren der Anbindung

Übertragung (nur mit Recht Hotelwirtschaft verwalten sichtbar)

• Liste aller Datenübertragungen an die Portale
• Spalten: Anlage-Datum, Inhalt (Verfügbarkeit, Preise usw.), Zimmerkategorie, Ratenplan, Von/Bis (Datumsbereich), Status, Sendedatum
• Filter: Nur Stockungen (zeigt nur hängende oder fehlgeschlagene Übertragungen)

Was danach passiert

Nach dem Speichern einer Portalanbindung oder Zuordnung werden die Daten an die Portale gesendet. Das kann eine Weile dauern, je nachdem wie viele Zimmer und Datumsbereich betroffen sind.

Du siehst den Fortschritt im Statusfeld der Registerkarte Anbindung — dort werden die Anzahl der Übertragungen und offenen Buchungen angezeigt. Wenn etwas schiefgeht, siehst du die Fehlermeldung direkt im Statusfeld; für Details öffnest du die Registerkarte Übertragung.

Portalbuchungen, die ankommen, siehst du sofort in der Registerkarte Portalbuchungen und kannst sie übernehmen.

Tipps und Hinweise

• Belegung nicht vergessen: Das Portal braucht für jeden Preis eine eigene Zuordnung mit der richtigen Personenanzahl. Ein Doppelzimmer zu dritt kann einen anderen Preis haben als zu zweit.

• Zimmertyp und Preis müssen passen: Das Portal zeigt nur Zimmer und Preise zusammen an, die du hier konfiguriert hast. Vergessene Zuordnungen bedeuten, dass der Gast diese Kombination gar nicht buchen kann.

• Zuordnungen pausieren, statt löschen: Wenn du einen Ratenplan oder eine Kategorie vorübergehend nicht ans Portal senden willst, schalte die Zuordnung aus, statt sie zu löschen. So behältst du die Konfiguration.

• "Von Hand erledigt" für Sonderfälle: Nutze diese Funktion nur, wenn die Buchung wirklich nicht regelkonform ist (z. B. falsche Zuordnung, Daten unbrauchbar). Normalerweise solltest du übernehmen oder stornieren.

• Fehlgeschlagene Übertragungen: Wenn Übertragungen in der Warteschlange stecken bleiben, kontrolliere zuerst, ob die Portalanbindung noch aktiv ist und ob deine Internetverbindung stabil ist. Dann nutze Erneut senden.