Offene Zahlungen bearbeiten

Hier siehst du alle Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden, und kannst Zahlungen dafür erfassen. Du brauchst diese Übersicht, um den Kassenbestand im Tagesabschluss mit den ausstehenden Forderungen abzustimmen.

So kommst du hierher

Öffne die Kasse und wechsle zur Registerkarte "OP-Liste".

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die Übersicht zeigt automatisch alle offenen Posten deiner Kasse.

Aufbau der Übersicht

Die Tabelle zeigt alle offenen Posten. Jede Zeile ist eine unbezahlte oder teilbezahlte Rechnung mit diesen Spalten:

Nr.: Die Belegnummer – klickbar, um zur Belegübersicht zu springen
Datum: Der Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde
Beleg: Wiederholt die Belegnummer (ebenfalls klickbar)
Kunde: Der Name des Kunden, falls einer zugewiesen wurde
Gesamter Betrag: Die volle Rechnungssumme
Offener Betrag: Was noch ausstehend ist
Bezahlter Betrag: Was bereits eingegangen ist
Status: Zeigt an, ob die Rechnung vollständig bezahlt ist

Neben jeder Zeile stehen zwei Schaltflächen: eine mit Raketensymbol für Aktionen und eine mit i-Symbol für die Belegübersicht.

So gehst du vor

Suche eine Rechnung, entweder indem du durch die Liste blätterst oder im Suchfeld oben nach Belegnummer oder Kunde filterst.
Klicke auf die Schaltfläche mit dem Raketensymbol neben der Rechnung, um die verfügbaren Aktionen zu öffnen:
- Zahlung komplett erhalten: Buche den gesamten offenen Betrag als eingegangen. Das System fragt dich danach nach dem Zahlungsdatum. Die Rechnung wechselt dann den Status auf vollständig bezahlt.
- Zahlung verbuchen: Erfasse eine Teilzahlung oder einen beliebigen Betrag. Das System öffnet ein Fenster, in dem du den Betrag und das Zahlungsdatum einträgst. Der offene Betrag wird entsprechend verringert.
- Zahlung mit "Kasse" begleichen: Der Kunde bezahlt bar an der Kasse. Das System öffnet den Kassendialog mit dem ausstehenden Betrag bereits vorgegeben. Du führst die Zahlung wie einen normalen Kassenverkauf durch. Danach wird die Rechnung entsprechend reduziert oder geschlossen.
- Kunde zuweisen oder Kunde ändern (je nachdem, ob bereits ein Kunde eingetragen ist): Öffne ein Fenster, um einen Kunden zur Rechnung hinzuzufügen oder den bisherigen Kunden zu wechseln. Das ist wichtig für die Buchhaltung, wenn die Rechnung ohne Kundenzuweisung erstellt wurde.
- Erneut drucken: Drucke die Rechnung noch einmal aus, zum Beispiel um sie dem Kunden zu mailen oder einen fehlenden Beleg zu ersetzen.
Nach jeder Aktion schließt sich das Aktionsfenster selbst. Die Übersicht wird automatisch aktualisiert.

Alternativ kannst du auch doppelt auf eine Zeile klicken, um die vollständige Belegübersicht zu öffnen und dort weitere Details zu sehen – das Aktionsfenster öffnet sich nicht.

Was danach passiert

Sobald du eine Zahlung buchen, eine Teilzahlung erfassen oder eine Zahlung an der Kasse durchführst, wird der offene Betrag sofort verringert. Wenn der gesamte ausstehende Betrag beglichen ist, wechselt der Status auf vollständig bezahlt und die Rechnung verschwindet beim nächsten Laden aus der OP-Liste.

Die Zahlungsvorgänge fließen in deine Kassenabrechnung ein und werden im Tagesabschluss erfasst. Möchtest du eine bereits gebuchte Zahlung rückgängig machen oder anpassen, brauchst du Beleg-Nachbearbeitung.

Tipps und Hinweise

Eine Rechnung ohne Kundenzuordnung ist für die Buchhaltung unbefriedigend. Nutze die Aktion "Kunde zuweisen", um sie zuzuordnen – das ist auch noch möglich, wenn die Rechnung bereits teilbezahlt ist.
Wenn du die Schaltfläche Info neben einer Rechnung klickst, siehst du die Belegübersicht mit allen Positionen und Zahlungshistorie. Das hilft, wenn du Details zu einer Rechnung klären musst.
Der Bereich "Offener Betrag" wird live aktualisiert: Nach einer Zahlung wird er sofort kleiner, ohne dass du die Seite neu laden musst.