NFC-Karte einem Mitarbeiter zuweisen

Mit einer NFC-Karte können sich deine Mitarbeiter schnell und ohne Passwort am Zeiterfassungsterminal oder an der Kasse anmelden. Du registrierst die Karte, verbindest sie mit dem Mitarbeiterkonto und hältst sie dann einfach an den Leser – fertig.

So kommst du hierher

Öffne das Menü System in der Seitenleiste
Wähle Einstellungen
Klicke auf NFC unter dem Bereich Hardware
Klicke auf Neue NFC-Karte

Voraussetzungen

Du brauchst einen NFC-Kartenleser, der mit weboffice verbunden ist, und einen Mitarbeiter, dessen Daten bereits angelegt sind.

So gehst du vor

Halte eine NFC-Karte an den Leser, um sie zu registrieren. Die Karte wird automatisch erkannt und ihr wird eine eindeutige NFC-ID zugewiesen.
Im Fenster Neue NFC-Karte wird nun die NFC-ID angezeigt:
- NFC-ID: Die eindeutige Kennung der Karte – dieses Feld kannst du nicht ändern, es wird vom Leser übernommen.
Wähle im Feld Mitarbeiter den Namen des Mitarbeiters aus, dem diese Karte gehören soll. Die Liste zeigt alle Mitarbeiter, deren Daten bereits in weboffice gespeichert sind. Du kannst auch Keine Zuweisung wählen, wenn du die Karte vorläufig registrieren möchtest, ohne sie zuzuordnen.
Klicke auf Speichern. weboffice fragt dich zur Bestätigung nach. Bestätige, um die Karte zu speichern.

Sobald du gespeichert hast, wird die NFC-Karte registriert und in der Übersicht NFC-Karten angezeigt.

Aufbau der NFC-Karten-Übersicht

Nach dem Speichern siehst du in der Liste alle registrierten NFC-Karten mit folgenden Spalten:

NFC-ID: Die eindeutige Kennung der Karte
Erster Scan: Datum und Uhrzeit, wann die Karte zum ersten Mal gescannt wurde
Letzter Scan: Wann die Karte zuletzt benutzt wurde
Benutzer: Der Mitarbeiter, dem die Karte zugewiesen ist

In jeder Zeile findest du diese Funktionen:

Bearbeiten: Öffnet das Fenster, um die Zuweisung zu ändern oder weitere Daten anzupassen
Archivieren: Deaktiviert die Karte, ohne sie zu löschen – sie bleibt in den Historien sichtbar
Zeige archivierte Einträge: Mit dem Schalter oben rechts kannst du archivierte Karten ein- und ausblenden

Was danach passiert

Die NFC-Karte ist jetzt registriert und einsatzbereit. Der Mitarbeiter kann sich ab sofort damit am Terminal oder an der Kasse anmelden – er hält die Karte einfach an den Leser und braucht kein Passwort einzugeben.

Die letzte Nutzung wird in der Spalte Letzter Scan protokolliert.

Wenn du später die Zuweisung ändern möchtest, öffnest du die Karte in der Liste mit Doppelklick oder über die Schaltfläche Bearbeiten und wählst einen anderen Mitarbeiter aus.

Tipps und Hinweise

Karte zweimal registrieren: Wenn du versehentlich dieselbe Karte zweimal scannst, zeigt weboffice dir einen Hinweis. Die Karte ist bereits vorhanden und wird nicht erneut gespeichert.
Karte ohne Zuweisung: Du kannst eine Karte registrieren und die Zuweisung später vornehmen. Halte dich dazu ans Feld Mitarbeiter – lass es leer oder wähle Keine Zuweisung.
Archivieren statt Löschen: Wenn ein Mitarbeiter geht oder eine Karte kaputt ist, archivierst du sie statt sie zu löschen. Sie bleibt in den Historien sichtbar und kann notfalls wiederhergestellt werden.
Mehrere Karten pro Mitarbeiter: Ein Mitarbeiter kann mehrere Karten zugewiesen bekommen – zum Beispiel falls eine Karte verloren geht.