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Lieferantendaten erfassen und bearbeiten

Hier pflegst du die Stammdaten eines Lieferanten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung und Steuernummer. Du kannst Lieferanten auch mit ihren Artikeln, Eingangsrechnungen und Bestellungen verwalten.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Stammdaten > Lieferanten
In der Liste der Lieferanten klickst du auf einen Lieferanten oder auf die Schaltfläche zum Hinzufügen – das Eingabefenster öffnet sich

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Lieferanten ansehen. Einige Registerkarten (Eingangsrechnungen, Bestellungen) sind nur sichtbar, wenn die entsprechenden Module in deiner weboffice freigeschaltet sind.

So gehst du vor

Allgemein-Registerkarte: Hier erfasst du die Grunddaten des Lieferanten.
- Standorte (falls du mehrere verwaltest): Wähle aus, an welchen deiner Standorte dieser Lieferant beliefert. Alle verfügbaren Standorte sind vorausgewählt; du kannst Standorte abwählen, wenn sie nicht relevant sind.
- Lieferantennummer: weboffice vergibt diese automatisch – du kannst sie aber ändern oder manuell eintragen. Die Nummer muss eindeutig sein; wenn du beim Speichern eine bereits verwendete Nummer eingibst, fragt weboffice dich, ob eine neue Nummer generiert werden soll.
- Name: Gib den Namen des Lieferanten ein.
- Telefon, Handy, Fax, E-Mail, Website: Trage die Kontaktdaten ein – alle Felder sind freiwillig.
- Unsere Nummer beim Lieferanten: Falls der Lieferant dich mit einer Kundennummer kennt, notiere sie hier.
- Notizen: Platz für Vermerke zu diesem Lieferanten.
Im rechten Bereich Adresse: Trage Straße, Postleitzahl, Ort und Land ein. Diese Daten werden zum Beispiel auf Bestelldokumenten gedruckt.
Zahlungsmodalitäten (linker unterer Bereich):
- USt-ID: Gib die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStID) ein, wenn der Lieferant in der EU angesiedelt ist.
- Klicke auf USt-ID prüfen, um die Nummer gegen das Melderegister zu validieren. weboffice zeigt dir dann, ob die Prüfung erfolgreich war und wann sie stattgefunden hat.
Im rechten unteren Bereich Bankdaten: Trage IBAN und BIC des Lieferanten ein, falls nötig.
Finanzbuchhaltung (linker unterer Bereich): Ordne dem Lieferanten ein Konto zu – das ist für Eingangsrechnungen notwendig.
Falls der Lieferant bereits in weboffice existiert und du möchte sein Logo aktualisieren: Klicke auf die Schaltfläche mit dem Pfeil-Symbol neben dem Namen oben – weboffice versucht dann, das Logo automatisch aus dem Internet zu laden.
Ansprechpartner-Registerkarte: Hier ergänzt du Kontaktpersonen beim Lieferanten (Name, E-Mail, Telefon). Diese werden auf Bestellungen angezeigt, wenn nötig.
Speichere deine Eingaben mit Speichern unten rechts.

Sobald du gespeichert hast, stehen dir – falls der Lieferant bereits existiert – weitere Registerkarten zur Verfügung:

Dokumente: Hier verwaltest du Dateien und Unterlagen zu diesem Lieferanten.
Artikel: Zeigt alle Artikel, die du bei diesem Lieferanten bestellst, mit Preisen und Bestellnummern.
Eingangsrechnungen (nur wenn das Modul aktiv ist): Übersicht aller Rechnungen dieses Lieferanten mit Status, Datum, Beträgen und Geschäftsperiode. Du kannst eine Rechnung direkt von hier aus öffnen und bearbeiten.
Bestellungen (nur wenn das Modul aktiv ist): Übersicht aller Bestellungen bei diesem Lieferanten, sortiert nach Nummer, Status (Entwurf, Bestellt, Teillieferung, Erhalten, Storniert), Erstelldatum und Besteller. Per Doppelklick oder über die Schaltfläche Bearbeiten öffnest du eine Bestellung.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in Registerkarten eingeteilt:

Allgemein: Hier liegen die Stammdaten (Name, Nummer, Kontaktdaten, Adresse), die Zahlungsbedingungen (USt-ID, Bankdaten) und die Finanzbuchhaltung (Kontenzuordnung).
Dokumente: Dateiverwaltung (nur sichtbar, wenn der Lieferant bereits gespeichert ist).
Ansprechpartner: Kontaktpersonen hinzufügen oder bearbeiten.
Artikel, Eingangsrechnungen, Bestellungen: Diese Registerkarten erscheinen nur, wenn der Lieferant bereits existiert und die entsprechenden Module freigeschaltet sind.

Die Eingabefelder auf der Allgemein-Registerkarte sind in Gruppen geordnet, damit du schnell siehst, wo was hingehört.

Was danach passiert

Der Lieferant wird gespeichert und erhält eine eindeutige Nummer. Alle Änderungen werden protokolliert, sodass du später nachvollziehen kannst, wer was und wann geändert hat. Du kannst den Lieferanten jederzeit wieder öffnen und weitere Daten hinzufügen – zum Beispiel Ansprechpartner hinzufügen oder Dokumente ablegen.

Wenn du Eingangsrechnungen oder Bestellungen erfasst, kannst du von dort aus den Lieferanten zuordnen; weboffice schlägt dir hier alle verfügbaren Lieferanten vor.

Tipps und Hinweise

Manche Felder (zum Beispiel Name) sind Pflichtfelder – du kannst nicht speichern, solange sie leer sind.
Die Lieferantennummer muss eindeutig sein. Sollte die automatisch vergebene Nummer bereits existieren, bietet dir weboffice an, eine neue zu generieren.
Zusatzfelder: Je nach Konfiguration deiner weboffice können weitere, benutzerdefinierte Felder sichtbar sein – diese müssen ausgefüllt sein, bevor du speichern kannst.
Der USt-ID-Check ist optional, aber empfohlen – er stellt sicher, dass du die richtige Steuernummer hast.
Standorte sind nur sichtbar, wenn deine Benutzerrechte die Verwaltung mehrerer Standorte erlauben.