Kundendaten und Lieferantendaten konfigurieren

Hier legst du fest, welche Informationen bei der Neuanlage von Kunden und Lieferanten erforderlich sind. Du definierst Pflichtfelder, benutzerdefinierte Felder und Standardeinstellungen, die weboffice bei Registrierungen und schnellen Neuanlagen verwendet.

So kommst du hierher

Öffne das Menü System und wähle Standorte.
Klick auf den Standort, dessen Kundendaten du konfigurieren möchtest.
Wähle die Registerkarte Benutzerdefinierte Felder.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, die Standortverwaltung zu bearbeiten. Alle anderen Einstellungen haben keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Benutzerdefinierte Felder erstellen

Du kannst für Kunden, Lieferanten, Artikel und – sofern das Modul Board freigeschaltet ist – Aufgaben eigene Felder hinzufügen. Diese erscheinen später bei der Anlage oder Bearbeitung dieser Datensätze.

Suche die Kategorie, für die du ein Feld brauchst: Kunden-Felder, Lieferanten-Felder, Artikel-Felder oder Aufgaben-Felder.
Klick Hinzufügen.
Gib einen Feldname ein – dieser ist Pflicht.
Wähle den Feldtyp (z. B. Text, Zahl, Datum). Der Feldtyp bestimmt, welche Art von Daten du später eingeben kannst.
Aktiviere Pflichtfeld, wenn das Feld verpflichtend sein soll.
Wiederhole diese Schritte, um weitere Felder hinzuzufügen.

Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, nutze die Pfeile Nach oben verschieben und Nach unten verschieben neben dem Feldnamen. Mit Entfernen löschst du ein Feld. Beachte: Wenn das Feld bereits Daten enthält, werden diese beim Löschen unwiderruflich entfernt – weboffice fragt dich vorher, ob du das wirklich willst.

Pflichtfelder für Kundendaten bestimmen

Suche die Gruppe Notwendige Kundendaten.
In der Tabelle siehst du Felder wie Anrede, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, Adresse und weitere Kontaktdaten.
Aktiviere das Kontrollkästchen neben den Feldern, die bei einer Neuregistrierung verpflichtend ausgefüllt werden sollen.
Um alle Felder auf einmal zu aktivieren oder zu deaktivieren, nutze das Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Tabelle.

Diese Einstellungen greifen bei der Neuregistrierung von Kunden. Falls beim Abkassieren Daten fehlen, bietet dir weboffice die Möglichkeit, sie nachzutragen.

Standardeinstellungen für neue Kunden festlegen

Suche die Gruppe Standardeinstellungen Neuanlage.
Wähle die Standard-Kundenart – dieser Wert wird bei jeder Neuanlage voreingestellt.
Aktiviere oder deaktiviere:
- Marketingzusendungen erlauben – ob der neue Kunde standardmäßig Marketing-E-Mails erhalten darf.
- SMS-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage – ob Termine und Umfragen per SMS versendet werden.
- E-Mail-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage – ob Termine und Umfragen per E-Mail versendet werden.

Diese Vorbelegungen können Mitarbeiter später bei jeder Kundenanlage noch ändern.

Schnellanlage für Kunden einrichten

Die Schnellanlage ermöglicht es, Kunden mit weniger erforderlichen Feldern schnell zu registrieren – z. B. im Online-Shop oder am Empfang.

Suche die Gruppe Schnellanlage Kunde.
Aktiviere Schnellanlage aktiv, um diese Funktion zu nutzen.
Sobald du die Schnellanlage aktivierst, erscheint eine Tabelle mit Feldern wie Anrede, E-Mail, Telefon und Adressangaben.
Aktiviere nur die Felder, die für die Schnellanlage erforderlich sein sollen. Je weniger Felder du wählst, desto schneller geht die Registrierung.

Diese Einstellung gilt zusätzlich zu den Standardeinstellungen Neuanlage – die Schnellanlage nutzt ihre eigenen, strengeren oder lockereren Kriterien.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in vier Bereiche unterteilt:

Kunden-Felder / Lieferanten-Felder / Artikel-Felder / Aufgaben-Felder: Hier erstellst du benutzerdefinierte Felder für die jeweilige Kategorie. Jeder Bereich zeigt die bereits vorhandenen Felder und eine Schaltfläche zum Hinzufügen neuer Felder.
Notwendige Kundendaten: Eine Tabelle mit vordefinierten Feldern (Anrede, E-Mail, Telefon, Adresse usw.), die du als Pflicht markieren kannst.
Standardeinstellungen Neuanlage: Auswahlfelder und Schalter für die Vorbelegung bei jeder neuen Kundenanlage.
Schnellanlage Kunde: Ein Umschalter zur Aktivierung der Schnellanlage und – wenn aktiv – eine Tabelle mit den erforderlichen Feldern für die schnelle Registrierung.

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden sofort wirksam. Bei der Neuanlage eines Kunden zeigt weboffice die Felder an, die du hier als Pflicht gekennzeichnet hast. Fehlende Pflichtfelder verhindern die Speicherung, bis sie ausgefüllt sind.

Benutzerdefinierte Felder erscheinen bei Kunden-, Lieferanten- und Artikelanlage in der gleichen Reihenfolge, die du hier festgelegt hast.

Tipps und Hinweise

Feldnamen mit Bedacht wählen: Der Feldname ist das Label, das später die Mitarbeiter sehen – wähle eine klare, aussagekräftige Beschreibung.
Zu viele Pflichtfelder vermeiden: Je mehr Felder erforderlich sind, desto länger dauert die Neuanlage. Markiere nur wirklich notwendige Felder als Pflicht.
Schnellanlage nutzen: Wenn dein Betrieb viele Kunden spontan registriert (z. B. am Shop), reduziere die erforderlichen Felder auf das Minimum – Name, E-Mail und Telefon reichen oft aus.
Feld-Typen richtig wählen: Ein Datum-Feld prüft das Format automatisch; ein Text-Feld akzeptiert alles. Das spart Fehler bei der Dateneingabe.