Kundendaten-Anforderungen konfigurieren

Hier bestimmst du, welche Kundendaten bei der Neuanlage eines Kunden verpflichtend ausgefüllt werden müssen. Zusätzlich kannst du Einstellungen für die Schnellanlage von Kunden vornehmen und Standardwerte für neue Kunden festlegen. Diese Konfiguration hilft dabei, die Datenqualität zu verbessern und den Anlageprozess zu standardisieren.

Voraussetzungen

• Du benötigst Administratorrechte für den entsprechenden Standort
• Überlegungen, welche Kundendaten für dein Geschäft essentiell sind
• Kenntnisse über Datenschutzbestimmungen (DSGVO)

Aufbau der Seite

Die Seite ist in drei Hauptbereiche unterteilt:

Pflichtfelder für Kundendaten

Hier legst du fest, welche Felder bei der Kundenanlage zwingend ausgefüllt werden müssen.

Schnellanlage-Einstellungen

Konfiguration für die vereinfachte Kundenanlage mit reduzierten Pflichtfeldern.

Standardwerte für neue Kunden

Vordefinierte Werte, die automatisch bei neuen Kunden eingetragen werden.

So arbeitest du mit dieser Seite

Pflichtfelder definieren

1. Persönliche Daten:

   • Aktiviere "Vorname" als Pflichtfeld, wenn erforderlich
   • Aktiviere "Nachname" als Pflichtfeld (meist empfohlen)
   • Aktiviere "Geburtsdatum", wenn für dein Geschäft relevant
   • Aktiviere "Geschlecht", falls benötigt

2. Kontaktdaten:

   • Aktiviere "E-Mail" als Pflichtfeld für digitale Kommunikation
   • Aktiviere "Telefon" oder "Handy", wenn telefonische Erreichbarkeit wichtig ist
   • Wähle zwischen Festnetz und Mobilnummer als Pflichtfeld

3. Adressdaten:

   • Aktiviere "Straße" als Pflichtfeld, wenn Lieferungen oder Rechnungsversand erforderlich
   • Aktiviere "PLZ" und "Ort" für vollständige Adresse
   • Aktiviere "Land", wenn internationale Kunden bedient werden

4. Geschäftsdaten:

   • Aktiviere "Firma", wenn hauptsächlich Geschäftskunden bedient werden
   • Aktiviere "UID-Nummer" für B2B-Geschäfte
   • Aktiviere weitere geschäftsrelevante Felder

Schnellanlage konfigurieren

1. Schnellanlage aktivieren: Schalter für die Verfügbarkeit der Schnellanlage
2. Reduzierte Pflichtfelder: Wähle nur die absolut notwendigen Felder für die Schnellanlage
3. Nachträgliche Vervollständigung: Option, um Kunden später zur Vervollständigung aufzufordern

Standardwerte festlegen

1. Kundengruppe: Wähle die Standard-Kundengruppe für neue Kunden
2. Zahlungsbedingungen: Definiere Standard-Zahlungsziele
3. Kommunikationseinstellungen: Lege fest, welche Nachrichten standardmäßig aktiviert sind
4. Rabattgruppe: Weise neue Kunden automatisch einer Rabattgruppe zu
5. Steuerklasse: Definiere die Standard-Steuerbehandlung

Spezielle Einstellungen

1. DSGVO-Einverständnis: Pflichtfeld für Datenschutzerklärung
2. Marketing-Einverständnis: Separate Zustimmung für Werbung
3. Duplikatsprüfung: Automatische Prüfung auf bereits vorhandene Kunden
4. Validierung: Automatische Überprüfung von E-Mail-Adressen und Telefonnummern

Änderungen speichern

1. Überprüfe alle Einstellungen auf Sinnhaftigkeit
2. Klicke auf "Speichern"
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage
4. Die Einstellungen werden sofort wirksam

Tipps und Hinweise

Datenschutz beachten

• Sammle nur Daten, die du tatsächlich benötigst
• Informiere Kunden über die Verwendung ihrer Daten
• Hole explizite Einverständnisse für Marketing-Aktivitäten ein
• Dokumentiere die Rechtsgrundlage für die Datenerhebung

Balance zwischen Vollständigkeit und Benutzerfreundlichkeit

• Zu viele Pflichtfelder können Kunden abschrecken
• Zu wenige Pflichtfelder können zu unvollständigen Datensätzen führen
• Nutze die Schnellanlage für zeitkritische Situationen
• Erlaube nachträgliche Vervollständigung der Daten

Branchenspezifische Empfehlungen

• Einzelhandel: Name, E-Mail oder Telefon meist ausreichend
• Dienstleistung: Vollständige Kontaktdaten empfohlen
• B2B: Firmendaten und UID-Nummer wichtig
• Medizin: Geburtsdatum und vollständige Adresse meist erforderlich
• Online-Handel: E-Mail und vollständige Lieferadresse notwendig

Qualitätssicherung

• Aktiviere automatische Validierung für E-Mail-Adressen
• Nutze Duplikatsprüfung zur Vermeidung von Doppeleinträgen
• Definiere Formate für Telefonnummern
• Verwende Auswahlfelder statt Freitext wo möglich

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