Kundenbestellung erstellen und verwalten

Du erstellst eine Kundenbestellung, wenn ein Kunde Waren bei dir bestellen möchte. weboffice speichert diese Bestellung, damit du den Status verfolgst – von der Anfrage über die Bestellung beim Lieferanten bis zum Wareneingang.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste den Bereich Artikel.
2. Wähle Kundenbestellungen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Kundenbestellungen anzulegen. Außerdem muss mindestens ein Standort und ein Kunde in weboffice vorhanden sein.

So gehst du vor

Neue Kundenbestellung anlegen

1. Klicke auf Neue Kundenbestellung. Ein Eingabefenster öffnet sich.

2. Wähle einen Standort – der Ort, von dem aus die Bestellung bearbeitet wird. Dieses Feld kannst du nur ändern, solange die Bestellung noch keine Bestellungen beim Lieferanten verknüpft hat.

3. Wähle einen Kunde – wer bestellt die Waren. Wenn du einen Kunden auswählst, wird automatisch sein Standort eingetragen. Du kannst einen neuen Kunden auch direkt hier anlegen.

4. Trage optional eine Notiz ein – für interne Informationen, die du später brauchst.

5. Klicke auf Hinzufügen, um Artikel zur Bestellung hinzuzufügen. Ein Suchfenster öffnet sich.

6. Suche nach einem Artikel – nach Name, Nummer, Kategorie oder Barcode. Du kannst mehrere Artikel auf einmal auswählen, indem du die Kontrollkästchen vor den Artikeln anklickst.

7. Klicke entweder auf Gewählte Artikel hinzufügen, wenn du mehrere ausgewählt hast, oder auf die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen in der Spalte, um einen einzelnen Artikel sofort hinzuzufügen. Die Artikel erscheinen jetzt in der Tabelle Gewünschte Artikel.

8. Trage für jeden Artikel die Menge ein – wie viele Einheiten der Kunde bestellen möchte. Das Feld ist erforderlich und muss mindestens 1 sein.

9. Trage optional eine Notiz pro Artikel ein – zum Beispiel, wenn der Kunde einen besonderen Wunsch hat.

10. Klicke auf Speichern. Die Kundenbestellung wird angelegt und die Übersicht öffnet sich.

Kundenbestellung bearbeiten oder stornieren

1. In der Übersicht siehst du alle Kundenbestellungen. Unterhalb des Status siehst du, wenn bereits Bestellungen beim Lieferanten verknüpft sind (B/...). Du kannst auf diese klicken, um die Bestellung zu öffnen.

2. Um eine Bestellung zu bearbeiten, klicke auf die Zeile oder auf die Schaltfläche mit dem Stift-Symbol. Das Eingabefenster öffnet sich wieder. Du kannst jetzt Artikel hinzufügen oder entfernen und die Mengen ändern – solange der Status noch Angefragt oder Bestellt ist.

3. Um eine Bestellung zu stornieren, klicke auf die Schaltfläche mit dem leeren Kreis-Symbol. weboffice fragt dich zur Bestätigung. Stornierte Bestellungen werden ausgeblendet, du kannst sie mit Zeige stornierte Einträge anschauen und bei Bedarf wiederherstellen.

Bestellungen beim Lieferanten aus Kundenbestellungen anlegen

1. Klicke auf Bestellungen anlegen. Ein Fenster öffnet sich, in dem du die Positionen auswählst, die du beim Lieferanten bestellen möchtest.

2. Wähle die gewünschten Artikel und Mengen aus.

3. Klicke auf Speichern. weboffice legt nun die Bestellung beim Lieferanten an und verknüpft sie mit der Kundenbestellung. Der Status der Kundenbestellung ändert sich zu Bestellt oder Teilweise bestellt.

Aufbau der Übersicht

Nummer: Die eindeutige Nummer der Kundenbestellung, automatisch vergeben.

Erstelldatum: Der Tag, an dem du die Kundenbestellung angelegt hast.

Letzte Änderung: Wann die Bestellung zuletzt bearbeitet wurde.

Kunde: Der Name des Kunden, der bestellt – als Link aufrufbar.

Erstellt von: Der Benutzer, der die Bestellung angelegt hat.

Positionen: Anzahl der Artikel in dieser Bestellung.

Standort: Der Ort, an dem die Bestellung bearbeitet wird (nur sichtbar, wenn du das Recht für Standorte hast).

Status:

• Angefragt – Die Bestellung ist erfasst, aber noch nicht beim Lieferanten bestellt.
• Teilweise bestellt – Ein Teil der Artikel wurde beim Lieferanten bestellt.
• Bestellt – Alle Artikel wurden beim Lieferanten bestellt.
• Lieferung unvollständig – Ein Teil der bestellten Waren ist angekommen.
• Erhalten – Alle bestellten Waren sind erhalten.
• Storniert – Die Bestellung wurde storniert.

Was danach passiert

Die Kundenbestellung ist jetzt gespeichert. Du kannst aus ihr später Bestellungen beim Lieferanten anlegen. Wenn die Ware ankommt, verfolgst du den Wareneingang, und der Status ändert sich automatisch zu Erhalten.

Stornierte Bestellungen werden standardmäßig nicht angezeigt. Schalte mit Zeige stornierte Einträge um, um sie zu sehen – dann kannst du sie auch wiederherstellen.

Tipps und Hinweise

• Artikel mit mehreren Varianten: Wenn ein Artikel verschiedene Ausführungen hat, kannst du bei der Suche alle Varianten einblenden – wähle die genau passende aus.
• Standortwechsel: Der Standort ist gesperrt, sobald du die erste Bestellung beim Lieferanten anlegt hast. Ändere den Standort also vor dem ersten Auftrag.
• Kundenauswahl: Wenn ein Kunde zu mehreren Standorten gehört, wird automatisch einer eingetragen – du kannst ihn aber anpassen, solange noch keine Bestellungen verknüpft sind.
• Mindestmenge: Jede Bestellung braucht mindestens einen Artikel mit der Menge 1.