Kundenbestellung anlegen und bearbeiten

Mit einer Kundenbestellung verfolgst du nach, welche Artikel ein Kunde von dir benötigt. Du legst fest, welche Artikel in welcher Menge gewünscht sind, und kannst später daraus Bestellungen bei deinen Lieferanten erstellen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Artikel > Verwaltung > Artikel
Klicke auf Neue Kundenbestellung

Voraussetzungen

Du benötigst Zugriff auf das Modul Artikel.

So gehst du vor

Standort wählen (falls mehrere Standorte verfügbar)
- Wähle den Standort aus, für den die Kundenbestellung gilt – dieser legt fest, welche Artikel verfügbar sind
Kunde auswählen
- Gib einen Kundennamen ein oder wähle aus der Liste
- Der Kunde ist erforderlich, um die Bestellung zuordnen zu können
Notiz eintragen (optional)
- Schreibe hier Besonderheiten oder Anmerkungen zur Bestellung auf – zum Beispiel gewünschte Liefertermine oder spezielle Anforderungen
Artikel hinzufügen
- Klicke auf Hinzufügen im Bereich „Gewünschte Artikel"
- Es öffnet sich eine Artikelsuche. Du kannst dort nach Artikelnummer, Name, Kategorie oder Barcode suchen
- Setze Häkchen bei den Artikeln, die der Kunde benötigt – du kannst mehrere auswählen
- Klicke Gewählte Artikel hinzufügen
Mengen festlegen
- In der Tabelle „Gewünschte Artikel" wird jeder Artikel mit einer Menge von 1 hinzugefügt
- Ändere die Menge auf die gewünschte Anzahl – die Zahl muss mindestens 1 sein
- Du kannst für jeden Artikel eine Notiz eintragen, wenn nötig
Speichern
- Klicke auf Speichern, um die Kundenbestellung zu erstellen
- Die Bestellung erhält eine Nummer und wird in der Übersicht angezeigt

Wenn du eine bestehende Kundenbestellung bearbeiten möchtest, klicke in der Übersicht auf die Zeile oder nutze die Schaltfläche Bearbeiten. Die Schritte sind gleich – nur wenn die Bestellung bereits Bestellungen bei Lieferanten ausgelöst hat, kannst du Standort und Kunde nicht mehr ändern.

Aufbau der Kundenbestellung

Informationen

Standort: Der Lagerort, für den die Bestellung gilt. Ist fest, sobald du die erste Bestellung speicherst.
Kunde: Pflichtfeld. Der Kundenname mit seiner Kundennummer. Ist fest, sobald Bestellungen vorhanden sind.
Notiz: Beliebig langer Text für interne Notizen – wird nicht an den Kunden weitergegeben.

Gewünschte Artikel

Artikelnummer: Die eindeutige Nummer des Artikels
Artikel: Der Name des Artikels
Menge: Die angeforderte Anzahl (mindestens 1)
Notiz: Optionale Anmerkung zu diesem Artikel – zum Beispiel besondere Anforderungen oder Lieferdetails

Die Liste zeigt alle Artikel, die du zur Kundenbestellung hinzugefügt hast. Mit der Schaltfläche Hinzufügen erweiterst du die Liste jederzeit.

Was danach passiert

Deine Kundenbestellung wird gespeichert und erhält eine Nummer. Sie erscheint in der Übersicht mit dem Status Angefragt.

Aus den Positionen einer Kundenbestellung kannst du anschließend Bestellungen bei deinen Lieferanten erstellen. Dazu nutzt du die Schaltfläche Bestellungen anlegen in der Übersicht – weboffice schlägt dir dann die offenen Artikel vor und erstellt Lieferantenbestellungen.

Nachdem du Lieferantenbestellungen erstellt hast, wechselt der Status der Kundenbestellung zu Teilweise bestellt oder Bestellt. Der Status ändert sich später zu Erhalten, sobald alle Artikel vom Lieferanten angekommen sind.

In der Übersicht kannst du jede Kundenbestellung bearbeiten (solange sie nicht vollständig erhalten ist) oder stornieren. Stornierte Bestellungen verstecken sich standardmäßig – aktiviere die Schaltfläche Zeige stornierte Einträge, um sie zu sehen, und stelle sie dort wieder her, falls nötig.

Tipps und Hinweise

Artikel mehrfach hinzufügen: Wenn du den gleichen Artikel mehrfach hinzufügst, erhöht weboffice automatisch die Menge statt den Artikel zu doppeln.
Artikel suchen: Die Artikelsuche berücksichtigt den Standort, den du gewählt hast – es werden nur Artikel angezeigt, die für diesen Standort verfügbar sind.
Bestellungen sichtbar machen: In der Statuszeile einer Kundenbestellung siehst du kleine Symbole für jede erstellte Lieferantenbestellung. Ein Klick darauf öffnet die Bestellung zur Ansicht.