Kostenstelle einer Eingangsrechnung nachträglich zuordnen
Wenn du eine Eingangsrechnung hochladest, muss sie einer Kostenstelle zugeordnet sein. Fehlt diese Zuordnung, kannst du sie hier nachtragen – damit wird die Rechnung vollständig und kann weitergeleitet werden.
So kommst du hierher
- Gehe zu Buchhaltung > Eingangsrechnungen.
- Öffne die Liste der Eingangsrechnungen.
- Suche eine Eingangsrechnung, die mit einer fehlenden Kostenstelle gekennzeichnet ist, und klicke sie an.
- Das Fenster zur Zuweisung der Kostenstelle öffnet sich automatisch.
Voraussetzungen
Du benötigst mindestens die Rechte zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Kostenstellen müssen bereits in deinem System angelegt sein.
Aufbau des Fensters
Das Fenster zeigt oben die Warnung "Fehlende Kostenstelle" an. Darunter befindet sich das Auswahlfeld Kostenstelle, mit dem du eine zuordnest. Falls Belege oder Dokumente zu dieser Rechnung hochgeladen wurden, werden sie darunter als Vorschau angezeigt – so kannst du überprüfen, dass es sich um die richtige Rechnung handelt. Ist keine Dokumentation vorhanden, siehst du den Hinweis "Keine Dokumente vorhanden".
So gehst du vor
- Klicke auf das Auswahlfeld Kostenstelle.
- Wähle die passende Kostenstelle aus der Liste. Jeder Eintrag zeigt die Nummer und den Namen der Kostenstelle.
- Keine Zuweisung: Falls du die Rechnung noch keiner Kostenstelle zuordnen möchtest, wählst du diesen Eintrag.
- Überprüfe die angezeigten Belege und Dokumente, um sicherzustellen, dass alles stimmt. Du kannst Vorschaudateien durchscrollen.
- Klicke auf Speichern.
Was danach passiert
Die Kostenstelle wird gespeichert und das Fenster schließt sich. Die Eingangsrechnung ist nun vollständig und kann verarbeitet werden. Du kannst die Zuweisung später jederzeit ändern, indem du die Eingangsrechnung erneut öffnest – das Fenster wird wieder angezeigt, solange die Kostenstelle erforderlich ist.
Tipps und Hinweise
- Wenn mehrere Belege zu einer Eingangsrechnung gehören, werden sie alle untereinander angezeigt. Du kannst sie durchscrollen und überprüfen.
- Falls eine Dokumentvorschau noch lädt oder nicht sichtbar ist, siehst du einen entsprechenden Hinweis.