Kassenbeleg per E-Mail versenden

Du sendest einen Kassenbeleg (Rechnung oder Bon) per E-Mail an einen Kunden. Das ist sinnvoll, wenn der Kunde den Beleg später benötigt oder dich darum bittet.

So kommst du hierher

Öffne die Kasse über das Menü.
Suche den Tagesabschluss mit dem gewünschten Beleg.
Klicke auf die Belegnummer, um die Belegliste zu öffnen.
Klicke auf den Beleg, den du versenden möchtest.
Klicke auf die Schaltfläche zum Versenden per E-Mail (Briefumschlag-Symbol).

Voraussetzungen

Der Kunde muss mit einer E-Mail-Adresse im System hinterlegt sein. Du benötigst die Berechtigung, Belege zu verwalten.

So gehst du vor

Prüfe die E-Mail-Adresse: Im Fenster "Per E-Mail senden" siehst du oben die E-Mail-Adresse des Kunden. Kontrolliere, ob sie korrekt ist.
- Stimmt sie nicht, kannst du sie hier ändern: Markiere den Text und tippe die richtige Adresse ein.
Wähle die Druckgröße: Klicke auf das Feld Druckgröße und wähle das gewünschte Format.
- Standardmäßig wird das Format verwendet, das in deinen Geräteeinstellungen hinterlegt ist.
Prüfe den Betreff: Das Feld Betreff ist optional. Du kannst es ändern, wenn du eine andere Betreffzeile möchtest.
Verfasse die Nachricht: Im Feld Mail-Inhalt steht bereits ein Standardtext. Du kannst ihn anpassen – zum Beispiel eine persönliche Grußformel hinzufügen oder spezielle Informationen ergänzen.
Füge bei Bedarf Dateien hinzu: Klicke auf Datei hochladen, um zusätzliche Anhänge beizufügen. Das ist optional.
Teste die E-Mail (optional): Klicke auf Testweise an mich versenden, um die E-Mail zunächst an deine eigene Adresse zu schicken. So prüfst du, wie sie aussieht, bevor der Kunde sie erhält.
Versende die E-Mail: Klicke auf Versenden. Der Beleg wird als PDF angehängt und die E-Mail sofort verschickt.

Sobald du auf Versenden klickst, öffnet sich das Fenster "Kunde ändern". Hier kannst du überprüfen, an welchen Kunden die E-Mail geht.

Überprüfe oder ändere den Kunden (optional): Das Feld Kunden zeigt den aktuellen Kunden. Klicke darauf, um einen anderen Kunden auszuwählen, falls die E-Mail an eine andere Person gehen soll.
Speichere die Änderung: Klicke auf Speichern. Die E-Mail wird dann an den gewählten Kunden verschickt.

Aufbau des Fensters "Per E-Mail senden"

E-Mail: Feld für die E-Mail-Adresse des Empfängers. Du kannst sie hier ändern, falls sie nicht korrekt ist.
Druckgröße: Auswahlfeld für das Papierformat des PDF-Anhangs.
Betreff (optional): Betreffzeile der E-Mail.
Mail-Inhalt: Textfeld für die Nachricht. Ein Standardtext ist bereits vorgefüllt.
Datei hochladen: Schaltfläche zum Hinzufügen weiterer Anhänge.
Testweise an mich versenden: Schaltfläche zum Testen der E-Mail.
Versenden: Schaltfläche zum Verschicken der E-Mail.

Was danach passiert

Der Beleg wird als PDF-Anlage versendet. In weboffice wird die Versendung protokolliert – der Beleg ist somit dokumentiert. Der Kunde erhält die E-Mail mit dem Beleg im Anhang und der Nachricht, die du verfasst hast.

Tipps und Hinweise

E-Mail-Adresse ist leer? Der Kunde muss vorher im Kundenstamm mit einer E-Mail hinterlegt sein. Du kannst die Adresse manuell eingeben, wenn sie fehlt.
Test vor dem Versand: Nutze "Testweise an mich versenden", um sicherzustellen, dass Format und Inhalt passen – so vermeidest du Überraschungen beim Kunden.
Nachricht anpassen lohnt sich: Ein persönlicher Text wirkt professioneller als die Standardmitteilung.
Wenn du häufig Belege versendest, speichere dir eine Standardformulierung, die du schnell kopieren kannst.