Kasse einrichten und erste Schritte

Du richtest hier eine neue Kasse ein und öffnest einen Kassentag, um direkt Verkäufe zu erfassen. Nach der Einrichtung kannst du Artikel scannen oder auswählen, sie in den Warenkorb legen und Zahlungen abschließen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zum Öffnen eines Kassentags. Außerdem muss mindestens ein Standort in deinem System angelegt sein.

So gehst du vor

Schritt 1: Neue Kasse anlegen

Öffne die Kasse-Verwaltung in weboffice.
Klicke auf Neue Kasse (grüne Schaltfläche).
Ein Fenster öffnet sich. Trage folgende Angaben ein:
- Name der Kasse: Gib einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du die Kasse wiederfindest (z. B. nach Standort oder Bereich).
- Land: Wähle das Land aus, in dem die Kasse arbeitet. Dies bestimmt die steuerlichen Einstellungen.
- Standort: Ordne die Kasse einem Standort zu. Nutze die Auswahlbox, um einen Standort zu wählen.
Klicke Speichern (Disketten-Symbol).

Die Kasse ist jetzt angelegt und bereit zur Nutzung.

Schritt 2: Kassentag öffnen

Damit du an der Kasse verkaufen kannst, muss zunächst ein Kassentag geöffnet sein.

Öffne die Kasse aus der Übersicht.
Wähle die Kasse aus, an der du arbeiten möchtest.
Wenn noch kein Kassentag geöffnet ist, wird dir eine Meldung angezeigt, dass kein Kassentag aktiv ist.
Klicke auf Neuen Tag eröffnen – das Datum wird automatisch angezeigt.
Bestätige die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Der Kassentag ist nun geöffnet und du kannst mit Verkäufen beginnen.

Schritt 3: Mit der Kasse arbeiten

Sobald ein Kassentag offen ist, öffnet sich die Kassier-Oberfläche mit zwei Hauptbereichen:

Artikel-Auswahl (linke Seite)
Hier siehst du deine Artikel-Kategorien. Du kannst:

Eine Kategorie anklicken, um ihre Unterkategorien und Artikel zu sehen.
Artikel direkt anklicken und zum Warenkorb hinzufügen.
Artikelsuche nutzen (Lupe oben), um einen Artikel schnell zu finden.

Warenkorb und Positionen (rechte Seite)
Hier werden die ausgewählten Artikel angezeigt:

Jede Zeile zeigt einen Artikel, seine Menge und seinen Preis.
Menge ändern: Nutze die Schaltflächen neben jedem Artikel oder trage direkt eine Zahl ein.
Position entfernen: Klick auf das Mülleimer-Symbol.
Position anpassen: Klick auf den Stift, um Details wie Rabatte zu ändern.

Zahlung abschließen

Wenn alle Artikel im Warenkorb sind, klicke die große grüne Schaltfläche ZAHLEN unten.
Wähle die Zahlungsart (Bargeld, Karte, etc.).
Der Beleg wird gespeichert und der Warenkorb leert sich.

Schritt 4: Kategorien und Artikel verwalten (Optional)

Falls du Kategorien erstellen oder Artikel zuordnen möchtest:

Gehe in die Artikel-Verwaltung (nicht in der Kasse selbst, sondern im Hauptmenü).
Klicke dort auf Kategorien oder Artikel.
Erstelle neue Kategorien oder bearbeite bestehende – diese werden automatisch in der Kasse angezeigt.

Aufbau der Kassier-Oberfläche

Artikel-Bereich (links)

Zeigt Kategorien und Artikel hierarchisch an.
Kategorien können erweitert werden, um Unterkategorien zu sehen.
Ein Klick auf einen Artikel fügt ihn zum Warenkorb hinzu.
Die Artikelsuche (Lupe) findet Artikel nach Name oder Nummer.

Warenkorb-Bereich (rechts)

Listet alle hinzugefügten Artikel mit Menge und Preis auf.
Zeigt Rabatte, Gutscheine und Aktionen an.
Die Summe wird fortlaufend aktualisiert.
Schaltflächen neben jedem Artikel ermöglichen Bearbeitung und Entfernung.

Funktionen-Reiter
Unter dem Warenkorb befinden sich Registerkarten:

Positionen: Der Warenkorb (Standard).
Funktionen: Zusätzliche Aktionen wie manuele Buchungen oder Tagesberichte.
Dateien (falls aktiviert): Datei-Upload für diesen Beleg.

Zahlungsbereich
Unten sind große Schaltflächen für:

ZAHLEN: Beleg abschließen und Zahlung erfassen.
ZAHLUNG MIT LIEFERSCHEIN (falls Kunde zugewiesen): Beleg mit Lieferschein abschließen.
ANGEBOT ERSTELLEN (falls Kunde zugewiesen): Ein Angebot statt einer Zahlung erstellen.
Kunde zuweisen: Kundendaten hinzufügen (z. B. für Rechnungen oder Loyalität).

Was danach passiert

Nach dem Speichern einer Kasse wird diese in deiner Kassen-Übersicht angezeigt und ist sofort nutzbar.

Sobald ein Beleg bezahlt ist, wird der Warenkorb geleert und ist bereit für den nächsten Verkauf. Der Kassentag bleibt offen, bis du ihn am Ende des Tages abschließt.

Die verkauften Artikel werden automatisch in deinen Geschäftsvorfällen und Berichten erfasst – du kannst sie jederzeit in der Buchhaltung oder im Tagesbericht einsehen.

Tipps und Hinweise

Kassentag schließen: Am Ende des Tages öffne den Funktionen-Reiter und nutze die Schaltfläche zum Tagesabschluss, um den Kassentag zu schließen und die Tageseinnahmen zu ermitteln.
Artikel-Nummern anzeigen: In den Kassen-Einstellungen kannst du festlegen, ob Artikelnummern auf den Kacheln angezeigt werden sollen.
Rabatte: Ein berechtigter Nutzer kann während eines Verkaufs einen Rabatt auf den gesamten Beleg geben – nutze die Schaltfläche Rabatt hinzufügen in der Summen-Zeile.
Standardsteuersatz: Ordne Kategorien einen Standardsteuersatz zu, damit die Mehrwertsteuer automatisch korrekt berechnet wird.
Mehrere Kassentage: Falls ein Kassentag noch nicht geschlossen wurde, kannst du einen neuen Tag eröffnen – das System zeigt dann eine Übersicht offener Tage.