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Kartenzahlungsterminals und Registrierkassen einrichten

Hier verbindest du Kartenzahlungsterminals (webofficePay) mit deinem System, richtest die Schnittstelle zu deiner Buchhaltung ein und konfigurierst die elektronischen Sicherheitseinrichtungen RKSV (Österreich) oder TSE (Deutschland).

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste System > Kontenrahmen
Suche deinen Standort in der Liste der Kassenplätze
Klicke auf den Namen des Kassenplatzes, um ihn zu bearbeiten
Wähle die Registerkarte Kartenzahlung oder Sicherheitseinrichtung – je nachdem, was du einrichten möchtest

Voraussetzungen

Du benötigst Administratorrechte
Für Kartenzahlungsterminals: einen Registrierungscode von deinem Gerät
Für RKSV (Österreich): Zugangsdaten zu FinanzOnline und die Steuernummer deines Unternehmens
Für TSE (Deutschland): die Verbindung zu einem TSE-Anbieter

So gehst du vor

Kartenzahlungsterminal hinzufügen

Klicke auf die Schaltfläche Gerät mit weboffice verbinden oder Weiteres Terminal mit weboffice verbinden
Trage einen Namen für das Terminal ein – unter diesem erkennst du das Gerät später in der Liste
Gib den Terminal Registration Code ein, den du mit dem physischen Gerät erhalten hast
Klicke auf Hinzufügen

Das Terminal erscheint nun in deiner Liste. Du siehst seinen Status (online/offline), die IP-Adresse, Seriennummer und Softwareversion. Um ein Terminal später zu entfernen, klicke auf das Löschen-Symbol in seiner Zeile.

Buchhaltungsschnittstelle einrichten

Wähle im Bereich Einstellungen deine Buchhaltungssoftware aus dem Auswahlfeld Buchhaltungsschnittstelle
Entscheide, ob weboffice automatisch ein Konto anlegen soll, wenn du einen neuen Kunden oder Lieferanten anlegst – aktiviere oder deaktiviere die entsprechende Option
Gib falls nötig die Nummernkreise ein, um die Konten automatisch zu nummerieren

Wenn du DATEV nutzt:

Trage deine Beraternummer und Mandantennummer ein
Wähle das Datum, an dem dein Wirtschaftsjahr beginnt

Klicke auf Speichern

RKSV einrichten (Österreich)

Die RKSV (Registrierkassen-Webservice) ist in Österreich rechtlich vorgeschrieben. Das System führt dich durch vier Schritte:

Schritt 1: Verbindung zu Fiskaly herstellen

Klicke auf Starten, um die Einrichtung zu beginnen
Trage den rechtlichen Firmennamen ein
Wähle, ob du eine UID-Nummer oder Steuernummer verwendest, und trage die entsprechende Nummer ein
Gib deine Postleitzahl, Stadt und Straße mit Hausnummer ein
Wähle dein Land aus der Liste
Klicke auf Zum nächsten Schritt

Schritt 2: FinanzOnline-Zugangsdaten eingeben

Trage die Teilnehmer-Identifikation ein (FON-Teilnehmer-ID)
Gib deine Benutzer-Identifikation ein
Trage dein Passwort ein
Klicke auf Zum nächsten Schritt

Schritt 3: Sicherheitseinrichtung erstellen

Das System zeigt dir nun eine Übersicht mit deinen Firmendaten, UID- oder Steuernummer und FON-Teilnehmer-ID. Überprüfe, dass diese Daten korrekt sind – das Zertifikat wird mit diesen Angaben ausgestellt.

Wenn die Daten passen:

Klicke auf Sicherheitseinrichtung erstellen

Falls das System eine Warnung anzeigt (z.B. Daten passen nicht zusammen):

Überprüfe deine Firmendaten bei Fiskaly oder deine FinanzOnline-Zugangsdaten
Klicke auf Firmendaten bearbeiten, um sie zu korrigieren
Oder klicke auf Trotzdem erstellen, wenn du sicher bist, dass die Daten stimmen

Schritt 4: Sicherheitseinrichtung aktivieren

Sobald die Sicherheitseinrichtung erstellt ist, zeigt das System den Status CREATED:

Klicke auf Aktivieren, um das Zertifikat bei FinanzOnline zu registrieren

Nach erfolgreicher Aktivierung ist deine Registrierkasse im LIVE-Modus und alle Transaktionen werden korrekt signiert.

Was du danach noch tun kannst:

Die Sicherheitseinrichtung stilllegen: Klicke auf die Schaltfläche Stilllegen. Das ist nötig, wenn du die Registrierkasse außer Betrieb nehmen möchtest.
Firmendaten nachträglich bearbeiten: Klicke auf Firmendaten bearbeiten
Verbindung zu Fiskaly trennen: Klicke auf Verbindung trennen, falls du die Einrichtung komplett neu starten möchtest. Das System wird beim nächsten Setup eine neue Verbindung aufbauen.

TSE einrichten (Deutschland)

Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist in Deutschland für Registrierkassen Pflicht.

Klicke auf Starten, um die Einrichtung zu beginnen
Verbinde dich mit deinem TSE-Anbieter über Fiskaly (analog zur RKSV-Einrichtung oben – folge Schritt 1 der RKSV)
Klicke auf Initialisieren, um die TSE zu aktivieren

Nach erfolgreicher Konfiguration siehst du die Meldung, dass deine TSE registriert und im LIVE-Modus ist.

Aufbau der Seite

Kartenzahlungsterminals:

Name: Der Name, unter dem du das Terminal erkennst
Status: Zeigt an, ob das Terminal gerade online oder offline ist
IP: Die Netzwerk-Adresse des Geräts
Seriennummer: Eindeutige Nummer des Geräts
SW Version: Softwareversion des Terminals

Buchhaltungsschnittstelle:

Buchhaltungsschnittstelle: Wähle deine Buchhaltungssoftware (z.B. BMD, DATEV)
Kundenkonto bei Neuanlage eines Kunden: Wenn aktiviert, erstellt weboffice automatisch ein Buchhaltungskonto für neue Kunden
Nummernkreis Kundenkonto: Zahlenbereich, aus dem Kundenkonten automatisch nummeriert werden
Konto bei Neuanlage eines Lieferanten: Wie oben, für Lieferanten
Nummernkreis Lieferantenkonto: Zahlenbereich für Lieferantenkonten
Beraternummer (DATEV): Deine Beraternummer bei DATEV
Mandantennummer (DATEV): Deine Mandantennummer bei DATEV
Wirtschaftsjahrbeginn (DATEV): Startmonat deines Geschäftsjahrs

Was danach passiert

Nach dem Speichern sind deine Einstellungen aktiv. Kartenzahlungen werden über die konfigurierten Terminals verarbeitet. Bei neuen Kunden oder Lieferanten werden automatisch Konten in deiner Buchhaltungssoftware angelegt – falls du das aktiviert hast.

Die RKSV oder TSE signieren nun alle Transaktionen elektronisch. Diese Signaturen sind rechtlich bindend und können nicht mehr gelöscht oder verändert werden.

Tipps und Hinweise

Terminal nicht erreichbar? Überprüfe die Netzwerkverbindung des Geräts. Die IP-Adresse in der Liste zeigt dir, wie das System das Terminal sieht.
RKSV-Fehler bei der Einrichtung? Die Daten (Steuernummer, FON-Teilnehmer, FinanzOnline-Anmeldedaten) müssen genau passen. Frag deinen Steuerberater nach den korrekten Werten.
Nachträgliche Änderungen: Die meisten Einstellungen (Name, Nummernkreise) kannst du später noch ändern. Die Sicherheitseinrichtung (RKSV/TSE) ist nach der Aktivierung dauerhaft gebunden – änderungen sind nur durch Stilllegen und Neuanlage möglich.
Mehrere Terminals: Du kannst beliebig viele Kartenzahlungsterminals hinzufügen und verwalten. Das System speichert sie alle für diesen Kassenplatz.