Kartenzahlungsterminals und Kassensicherung einrichten
Hier verbindest du Kartenzahlungsterminals mit weboffice, richtest die Schnittstelle zu deiner Buchhaltungssoftware ein und registrierst deine Registrierkasse bei den Behörden (RKSV in Österreich, TSE in Deutschland). Diese Einrichtung ist Voraussetzung für rechtssichere Kartenzahlungen und die digitale Meldepflicht.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle System > Kontenrahmen
- Im Bereich der Kassenplätze wählst du einen Kassenplatz aus
- Dort findest du die Einstellungen für Kartenterminals und Kassensicherung
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zur Verwaltung der Systemeinstellungen.
So gehst du vor
Kartenzahlungsterminal verbinden
Klicke auf Gerät mit weboffice verbinden (oder Weiteres Terminal mit weboffice verbinden, wenn bereits Terminals eingerichtet sind)
Im Fenster Neues Terminal hinzufügen trägst du ein:
- Terminal Name: Ein Name, unter dem du das Gerät später erkennst
- Terminal Registration Code: Der Registrierungscode, den du mit dem physischen Gerät erhalten hast
Klicke Hinzufügen – das Terminal wird nun mit weboffice verbunden
Das Terminal erscheint danach in der Liste. Du siehst dort seinen Namen, den aktuellen Status (online/offline), die IP-Adresse, die Seriennummer und die Softwareversion. Um ein Terminal zu entfernen, klicke auf das Mülleimer-Symbol in der entsprechenden Zeile.
Buchhaltungsschnittstelle einrichten
Die Schnittstelle verbindet weboffice mit deiner Buchhaltungssoftware und ermöglicht die automatische Kontenanlage.
Im Bereich Buchhaltungsschnittstelle bearbeiten wählst du deine Schnittstelle aus (z. B. BMD)
Stelle ein, ob bei neuen Kunden und Lieferanten automatisch Konten angelegt werden sollen:
- Kundenkonto bei Neuanlage eines Kunden: Aktiviere dies, wenn neue Kundenkonten automatisch erstellt werden sollen
- Nummernkreis Kundenkonto: Die Nummer, ab der neue Kundenkonten durchnummeriert werden (nur wenn automatische Anlage aktiv ist)
- Konto bei Neuanlage eines Lieferanten: Aktiviere dies für automatische Lieferantenkonten
- Nummernkreis Lieferantenkonto: Die Nummer, ab der neue Lieferantenkonten durchnummeriert werden
Für DATEV-Schnittstellen (falls relevant) ergänze:
- Beraternummer: Deine Beraternnummer bei DATEV
- Mandantennummer: Deine Mandantennummer
- Wirtschaftsjahrbeginn: Der Monat, in dem dein Geschäftsjahr beginnt
Klicke Speichern
Registrierkasse einrichten (Österreich – RKSV)
Die Registrierkasse-Webservice (RKSV) Sicherheitseinrichtung ist in Österreich erforderlich, um Belege elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.
Klicke Starten im Bereich RKSV
Firmendaten verbinden: Gib die rechtlichen Daten deines Unternehmens ein:
- Rechtlicher Firmenname: Der Name, unter dem dein Unternehmen registriert ist
- Wähle, ob du deine UID-Nummer oder Steuernummer verwendest, und trage sie ein
- Postleitzahl, Stadt, Straße und Hausnummer: Deine Adresse
- Land: Das Land, in dem dein Unternehmen ansässig ist
Klicke Zum nächsten Schritt
FinanzOnline-Zugangsdaten eingeben: Trage die Zugangsdaten ein, die du von deinem Steuerberater oder direkt über FinanzOnline erhalten hast:
- Teilnehmer-Identifikation
- Benutzer-Identifikation
- Passwort
Klicke erneut Zum nächsten Schritt
Sicherheitseinrichtung erstellen: Das System zeigt dir die Daten, mit denen das Zertifikat ausgestellt wird. Überprüfe sie genau – die Steuernummer muss zur FinanzOnline-Teilnehmer passen.
- Wenn alles passt: Klicke Sicherheitseinrichtung erstellen
- Bei Warnmeldungen: Korrigiere zunächst deine Firmendaten oder FON-Zugangsdaten. Falls du dir sicher bist, dass die Daten trotzdem stimmen, klicke Trotzdem erstellen
Sobald die Sicherheitseinrichtung erstellt ist, erscheint die Schaltfläche Aktivieren. Klicke sie, um die Einrichtung bei FinanzOnline zu registrieren.
Danach ist deine Registrierkasse im LIVE-Modus und alle Transaktionen werden automatisch signiert.
TSE einrichten (Deutschland)
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist in Deutschland erforderlich für die digitale Meldepflicht.
Klicke Starten im Bereich TSE
Verbinde dein Unternehmen mit Fiskaly (analog zur RKSV-Einrichtung oben):
- Gib deine Firmendaten ein und klicke Zum nächsten Schritt
Sobald dein Unternehmen verbunden ist, klicke Initialisieren, um die TSE einzurichten
Nach erfolgreicher Initialisierung ist deine TSE im LIVE-Modus und alle Transaktionen werden signiert.
Aufbau des Bereichs
Kartenterminals: Eine Tabelle, die alle verbundenen Kartenzahlungsterminals auflistet. Jede Zeile zeigt den Namen, den Status (online/offline als Häkchen oder leeres Feld), die IP-Adresse, die Seriennummer und die Softwareversion des Geräts. Du kannst Terminals über die Schaltfläche in der letzten Spalte löschen.
RKSV und TSE: Diese Bereiche führen dich durch einen gestuften Registrierungsprozess. Der aktuelle Schritt wird automatisch angezeigt – du musst die Schritte in der vorgegebenen Reihenfolge durchlaufen.
Was danach passiert
Nach der Einrichtung:
- Kartenzahlungsterminals sind einsatzbereit und können Zahlungen verarbeiten
- Die Buchhaltungsschnittstelle synchronisiert automatisch neue Konten
- Die Registrierkasse (RKSV/TSE) signiert alle Transaktionen automatisch und meldet sie an die Behörden
Die Einrichtung ist einmalig. Du kannst später jederzeit weitere Terminals hinzufügen, Daten ändern oder die Konfiguration anpassen.
Tipps und Hinweise
RKSV/TSE-Fehler: Sollte die Registrierkasse nicht laden, versuche zunächst Erneut versuchen. Falls das nicht hilft, kannst du die Firmendaten bearbeiten, die Sicherheitseinrichtung stilllegen oder die Verbindung komplett trennen und neu aufbauen.
Plausibilitätswarnungen: Wenn die System eine Warnung bei der Sicherheitseinrichtung anzeigt, überprüfe deine Firmendaten und FON-Zugangsdaten. Die Steuernummer muss genau zum FON-Teilnehmer passen.
Mehrere Terminals: Du kannst beliebig viele Kartenzahlungsterminals an einen Kassenplatz anschließen. Jedes wird separat mit seinem Registrierungscode hinzugefügt.
Kassenplatz-spezifisch: Die Einrichtung ist an einen bestimmten Kassenplatz gebunden. Wenn du mehrere Kassenplätze hast, wiederhole die Schritte für jeden einzeln.