Hotel-Portale verbinden und Zuordnungen einrichten

Du verbindest dein Hotel mit Buchungsportalen wie booking.com oder Expedia. Deine Preise und freien Zimmer gehen dann automatisch an die Portale, und deren Buchungen landen direkt in deinem Belegungsplan — ohne dass du sie von Hand eintragen musst.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Hotel.UI.HotelChannels unter dem Punkt Hotel-Portale.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotelverwaltung verwalten, um eine Portalanbindung einzurichten oder zu bearbeiten. Portalbuchungen annehmen kannst du mit dem Recht Hotelrezeption.

Aufbau der Übersicht

Die Seite hat drei Registerkarten, die du je nach Aufgabe nutzt:

Portalbuchungen: Buchungen, die über die Portale hereinkommen und auf ihre Übernahme warten.

Anbindung: Deine Verbindung zum Portal und die Zuordnungen zwischen deinen Zimmerkategorien und den Zimmern des Portals.

Übertragung (nur sichtbar mit Hotelverwaltungs-Recht): Ein Überblick über alle Daten, die an die Portale gehen — Preise, freie Zimmer, Verkaufsregeln. Hier siehst du auch, ob Übertragungen stecken geblieben sind.

So gehst du vor

Die Portalanbindung einrichten

1. Öffne die Registerkarte Anbindung.

2. Wenn noch keine Anbindung existiert, klicke auf Portalanbindung einrichten — das Eingabefenster für die Verbindung öffnet sich.

   Falls bereits eine Anbindung besteht, klicke auf Anbindung, um sie zu bearbeiten.

3. Im Fenster Portalanbindung einrichten oder Portalanbindung bearbeiten:

   • Standort: Wähle den Profit-Center aus, für den diese Anbindung gelten soll.

   • Objekt: Wähle das Objekt, das das Portal von deinem Zugang freigeschaltet hat. Ist kein Objekt in der Liste, hat dir der Support den Zugang noch nicht für ein Haus freigegeben — wende dich an ihn, damit er das aktiviert.

   • Anbindung aktiv: Schalte diese Option ein, um Preise und freie Zimmer an das Portal zu senden. Ist die Option aus, pausiert die Verbindung.

   Klicke auf Speichern.

Zuordnungen anlegen

Jede Zuordnung sagt dem Portal, welcher Ratenplan aus deinem System zu welchem Zimmertyp und welcher Belegung des Portals gehört. Je Belegung (z.B. 1 Person, 2 Personen) brauchst du eine eigene Zuordnung.

1. In der Registerkarte Anbindung klicke auf Neu, um eine Zuordnung anzulegen.

   Das Fenster Zuordnung anlegen öffnet sich.

2. Im Bereich Im Haus:

   • Zimmerkategorie: Wähle eine Kategorie aus deinem Hotel aus.

   • Ratenplan: Wähle einen Ratenplan, der für diese Kategorie gültig ist.

   • Belegung (Personen): Gib die Personenzahl ein, für die dieser Ratenplan gelten soll (z.B. 1 oder 2).

3. Im Bereich Auf der Portalseite:

   • Zimmertyp im Portal: Wähle den Zimmertyp, wie das Portal ihn nennt.

   • Preis im Portal: Wähle den Ratenplan, unter dem das Portal den Preis führt.

   • Zuordnung aktiv: Ist diese Option eingeschaltet, geht der Preis an das Portal. Ist sie aus, sendet das System für diese Zuordnung nichts, aber die Einstellung bleibt gespeichert.

   Klicke auf Speichern.

4. Wiederhole diesen Vorgang für alle Kombinationen von Zimmerkategorien und Belegungen, die du an das Portal senden willst.

Portalbuchungen übernehmen

Sobald eine Portalanbindung läuft und Zuordnungen eingerichtet sind, landen Buchungen des Portals in der Registerkarte Portalbuchungen.

1. Öffne die Registerkarte Portalbuchungen.

2. Wähle eine Buchung aus der Liste und klicke auf Als Reservierung übernehmen — das System erstellt eine Reservierung in deinem Belegungsplan und öffnet sie zum Bearbeiten.

   • Ist die Zuordnung unvollständig, zeigt das System dir die Fehlermeldung statt der Schaltfläche.

   • Ist es eine Stornierung vom Portal und du hast die zugehörige Reservierung bereits übernommen, klicke auf Reservierung stornieren, um sie auch in deinem System zu stornieren.

   • Hast du die Buchung von Hand erledigt (z.B. weil du sie ablehnen musstest), klicke auf Von Hand erledigt, damit die Buchung nicht mehr in der Liste auftaucht.

3. Nach einer erfolgreichen Übernahme sieht die Zeile den Status Reservierung gefolgt von der Reservierungsnummer.

Was danach passiert

Sobald die Anbindung aktiv und die Zuordnungen vollständig sind, sendet das System automatisch deine Preise und freien Zimmer an das Portal. In der Registerkarte Übertragung siehst du, welche Daten gerade unterwegs sind oder angekommen sind.

Übertragungen, die fehlgeschlagen sind (Status: nicht angekommen), kannst du in der Registerkarte Übertragung mit Erneut senden neu versuchen. Portalbuchungen, die nicht verarbeitet werden konnten (z.B. weil eine Zuordnung fehlt), kannst du mit Erneut abrufen nochmal versuchen, nachdem du die Zuordnung ergänzt hast.

Mit der Schaltfläche Alles neu senden zwingst du das System, deine kompletten Preise und freien Zimmer der nächsten zwölf Monate erneut an das Portal zu schicken — das brauchst du nur selten, z.B. nach Datenverlust beim Portal.

Tipps und Hinweise

• Anbindung pausieren: Wenn du Änderungen an deinen Ratenplan vornimmst und nicht möchtest, dass diese sofort an alle Portale gehen, schalte die Anbindung aktiv-Option aus. So gehen keine Preise hinaus, bis du sie wieder einschaltest.

• Zuordnung überprüfen: In der Liste der Zuordnungen siehst du in der Spalte Status, ob eine Zuordnung gerade aktiv ist oder pausiert. Sind die Spalten Zimmertyp im Portal oder Preis im Portal mit „Unbekannt" gefüllt, sind diese Daten gerade nicht vom Portal abrufbar — versuche es später nochmal oder kontaktiere den Support.

• Fehlgeschlagene Übertragungen: Die Registerkarte Übertragung zeigt mit dem Filter Nur Stockungen nur die Einträge, die Probleme haben. So findest du schnell, was schiefgelaufen ist.