Gastro-Reservierung annehmen

Du erfasst eine neue Tischreservierung für ein Restaurant. Du legst Datum, Uhrzeit, Anzahl der Personen und einen Tisch fest – mit oder ohne Kundendaten.

So kommst du hierher

Öffne Gastro > Reservierungen. Wähle das Restaurant aus und klicke auf Reservierung.

Voraussetzungen

Das Restaurant muss mindestens einen Raum und mindestens einen Tisch haben.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster hat vier Bereiche:

• Reservierung / Walk-In: Oben wählst du aus, ob es sich um eine vorbestellte Reservierung oder um einen Gast handelt, der ohne Voranmeldung kommt.
• Wann & Wie viele: Hier legst du Personenzahl, Datum, Uhrzeit und gewünschte Aufenthaltsdauer fest.
• Tischauswahl: Sobald die Kombination verfügbar ist, zeigt das System verfügbare Tische und Tischkombinationen.
• Kontakt (nur bei Reservierung) oder Walk-In (nur bei Spontangast): Hier erfasst du Kundendaten oder Notizen.

So gehst du vor

1. Entscheide, ob es sich um eine Reservierung oder einen Walk-In handelt, und klicke auf die entsprechende Schaltfläche.

2. Personenzahl wählen: Klicke auf die Anzahl der Personen (1–10) oder auf 10+, um eine andere Zahl einzugeben.

3. Datum und Uhrzeit eintragen:

   • Datum: Klicke in das Feld und wähle einen Tag. Das Datum kann höchstens so weit in der Zukunft liegen, wie das Restaurant erlaubt.
   • Uhrzeit: Trage die gewünschte Ankunftszeit ein. Für heute wird die aktuelle Zeit als Untergrenze vorgeschlagen.

4. Aufenthaltsdauer wählen: Klicke auf eine der vordefinierten Dauern (30 min, 1 Std, 1,5 Std, 2 Std) oder auf Andere, um eine individuelle Dauer einzugeben.

5. Das System prüft sofort, ob Plätze verfügbar sind. Wenn nicht, siehst du KEIN PLATZ VERFÜGBAR. Du kannst dann auf Vorheriger Tag oder Nächster Tag klicken, um alternative Termine zu prüfen.

6. Sobald Plätze verfügbar sind, zeigt das System eine Übersicht der freien Tische und Tischkombinationen. Klicke auf einen oder mehrere Tische, um sie auszuwählen. Ein Tisch mit einem Stern ist eine Empfehlung und passt optimal zur Personenzahl. Der Kopfzeilentext zeigt, wie viele Plätze du noch benötigst oder ob du Überschuss hast.

7. Nur bei Reservierung – Bereich Kontakt:

   • Herkunft: Wähle, woher die Reservierung stammt (Telefonisch, E-Mail, Online, Assistent, Sonstiges).
   • Kunde: Wenn du einen bestehenden Kunden zuweisen möchtest, nutze das Auswahlfeld. Das System kann dann automatisch Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail ausfüllen.
   • Falls kein Kunde zugewiesen ist, trage manuell ein:
     • Vorname
     • Nachname
     • Telefonnummer
     • E-Mail
   • Notiz: Optional – Besonderheiten wie Hochzeitsfeier, Allergieinformationen o.ä.

8. Nur bei Walk-In – Bereich Walk-In:

   • Notiz: Optional – Besonderheiten oder Anmerkungen zum Gast.

9. Prüfe, ob die Tischzuweisung erledigt ist. Die Schaltfläche Speichern ist nur aktiv, wenn mindestens ein Tisch ausgewählt wurde.

10. Klicke auf Speichern.

Was danach passiert

Die Reservierung wird gespeichert und erscheint sofort in der Reservierungsübersicht für den gewählten Tag. Du kannst die Reservierung jederzeit noch vor Eintreffen des Gastes bearbeiten oder weitere Aktionen durchführen – etwa den Gast einchecken, wenn er ankommt.

Für die nächsten Schritte mit dem Gast siehe Gast eintreffen.

Tipps und Hinweise

• Kunde erkennen: Wenn du Vorname, Nachname, Telefon oder E-Mail eingibst, sucht das System automatisch nach einem passenden bestehenden Kunden und fragt dich, ob du diesen zuweisen möchtest.
• Tischaustausch: Wenn du eine bestehende Reservierung bearbeitest und Datum, Uhrzeit oder Personenzahl änderst, bietet das System an, die Reservierung mit einem anderen Termin zu tauschen (falls gewünscht).
• Tischkombinationen: Mehrere kleine Tische können automatisch als Kombination angeboten werden. Das spart Zeit bei der Auswahl.
• Keine freien Plätze: Wenn die gewählte Kombination nicht verfügbar ist, wechsle das Datum – das System hilft dir mit den Pfeilen Vorheriger Tag und Nächster Tag.