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Gäste beim Einchecken betreuen

Hier bereiten Sie Gäste auf ihre Ankunft vor, teilen ihnen Zimmer zu und checken sie ein. Sie können auch Abreisen bearbeiten und erfassen Gastwünsche oder Besonderheiten.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Hotel > Anreise
Die Seite zeigt dir drei Reiter: Anreisen, Abreisen und Im Haus

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Hotelrezeption". Außerdem müssen Reservierungen für den heutigen Tag bereits erfasst sein.

So gehst du vor

Gast bei der Ankunft vorbereiten

1. Wähle den Gast aus der Liste

Klicke auf den Namen des Gastes im Reiter Anreisen – die Zeile hebt sich hervor
Die Spalte Zimmer zeigt dir, ob bereits ein Zimmer zugeteilt ist, oder bleibt leer

2. Teile ein Zimmer zu (falls nötig)

Klicke auf Zimmer zuteilen
Ein Fenster öffnet sich und zeigt dir Gast und Kategorie
Wähle ein Zimmer aus der Liste – du siehst die Zimmernummer, die Kategorie und den Reinigungsstatus
Preis beibehalten: Mit dieser Option behältst du den ursprünglichen Buchungspreis, auch wenn das Zimmer einer anderen Kategorie angehört (standardmäßig eingeschaltet)
Kategoriewechsel erlauben: Erlaubt dem Gast später, selbst die Zimmerklasse zu wechseln (standardmäßig ausgeschaltet)
Klicke auf Zuteilen

3. Erfasse die Meldepflicht-Daten (optional vor dem Check-in)

Klicke auf Meldeschein – ein Fenster öffnet sich
Ist noch kein Meldeschein vorhanden, wird dir das mitgeteilt; er wird beim Check-in angelegt
Sonst: Trage für jeden Gast die Ausweisdaten ein (Ausweisart, Nummer, Gültig bis)
Klicke auf Ausweis speichern, um die Daten zu speichern
Unterhalb siehst du das Unterschriftsfeld – der Gast unterschreibt hier, und du klickst Unterschrift übernehmen
Ist der Meldeschein bereits unterschrieben, wird das bestätigt

4. Notiere Besonderheiten (optional)

Klicke auf Notizen
Wähle, für wen die Notiz bestimmt ist (z. B. Gastwunsch, Rezeption, Küche)
Wähle die Sichtbarkeit (für alle sichtbar, nur intern oder vertraulich)
Trage deine Notiz ein (bis 2000 Zeichen)
Klicke auf Speichern

5. Führe den Check-in durch

Markiere den Gast und klicke auf Check-in
Ein Fenster öffnet sich – hier wird dir gezeigt, ob ein Zimmer zugeteilt ist und ob es gereinigt wurde
Wähle ein Zimmer (voreingestellt ist das zugeteilte), oder lass es unverändert
Unter Meldepflicht gibst du die Kundendaten der Gäste ein – jeder Gast ist ein Kunde:
- Gast: Suche oder erstelle den Kundendatensatz
- Staatsangehörigkeit: Wähle das Land
- Ortstaxenpflichtig: Schalter für die Ortsabgabe pro Person
- Hast du mehr Gäste als eingetragen, erscheint ein Hinweis – klicke dann Mitreisenden erfassen, um weitere hinzuzufügen
Meldeschein anlegen: Mit dem Schalter stellst du ein, ob ein Meldeschein erstellt werden soll (standardmäßig eingeschaltet)
Unter Kaution kannst du eine Sicherheit eintragen (Betrag, Art wie Vorautorisierung/Karte/Bar, ggf. Belegnummer)
Klicke auf Einchecken

Abreise bearbeiten

1. Wechsle zum Reiter Abreisen

Klicke auf den Reiter Abreisen – alle Gäste, deren Abreise heute fällig ist, werden aufgelistet

2. Wähle den Gast aus

Klicke auf seinen Namen oder doppelklick auf die Zeile

3. Führe den Check-out durch

Das Check-out-Fenster öffnet sich
Du siehst das Zimmer, den Namen des Gastes und den offenen Saldo auf dem Gastkonto
Unter Abschluss kannst du einstellen:
- Nur bei ausgeglichenem Konto abschließen: Der Check-out ist nur möglich, wenn keine Schulden übrig sind (standardmäßig eingeschaltet)
- Zimmer als zu reinigen melden: Das Zimmer erhält den Status „zu reinigen" (standardmäßig eingeschaltet)
- Abreise auf heute setzen: Ist die Buchung länger, kannst du sie auf heute kürzen (erscheint nur, wenn noch Nächte offen sind)
Trage ggf. einen Vermerk ein
Klicke auf Auschecken

Gäste automatisch Zimmer zuteilen

Im Reiter Anreisen siehst du die Anzahl der Gäste ohne Zimmer
Klicke auf Automatisch zuteilen – das System verteilt Zimmer nach Kategorie
Bestätige, dass du das wirklich tun möchtest

Aufbau der Seite

Die Seite zeigt eine Liste der erwarteten Gäste oder derjenigen, die gerade abreisen:

Nummer: Die Reservierungsnummer
Gast: Name des Gastes
Zimmer: Zugeteilte Zimmernummer (leer, wenn noch nicht zugeteilt)
Kategorie: Zimmerklasse (z. B. Einzelzimmer, Doppelzimmer)
Anreise/Abreise: Datum
Erwachsene: Anzahl der Personen
Verpflegung: Art der Verpflegung (z. B. Halbpension)
Zustand: Status des Aufenthalts (Reserviert, Erwartet, Eingecheckt, etc.)
Meldeschein: Zeigt, ob ein Meldeschein vorliegt und ob er unterschrieben ist

Was danach passiert

Nach dem Check-in wechselt der Gast in den Reiter Im Haus – er erscheint nicht mehr unter Anreisen. Der Aufenthalt ist nun aktiv, und du kannst über die Funktionen im Modul weitere Arbeitsschritte einleiten (Konten, Hauswirtschaft, etc.).

Nach dem Check-out verschwindet der Gast aus der Liste. Der Aufenthalt ist abgeschlossen, das Zimmer kann gereinigt werden.

Tipps und Hinweise

Kein Zimmer zugeteilt? Der Check-in ist nicht möglich. Nutze Zimmer zuteilen vorher.
Zimmer ist noch schmutzig? Du siehst einen Hinweis – der Check-in ist dennoch möglich, aber der Gast findet ein ungereinigtes Zimmer vor. Koordiniere mit der Hauswirtschaft.
Gastwünsche sind wichtig: Notizen, die du als „Gastwunsch" einträgst, erscheinen in der Anreiseliste mit einem Warnsymbol – das Team sieht sofort, worauf es achten muss.
Meldeschein vergessen? Du kannst ihn auch nach dem Check-in noch erfassen und unterschreiben – öffne dazu wieder Meldeschein.
Schulden bei Abreise? Wenn das Gastkonto nicht ausgeglichen ist, warnt dich das System – du kannst aber bewusst abweichen, wenn nötig.