Eingangsrechnungen verwalten
Auf dieser Seite verwaltest du alle deine Eingangsrechnungen - von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur Zahlung. Hier findest du eine vollständige Übersicht über alle eingehenden Rechnungen und kannst diese effizient bearbeiten.
Voraussetzungen
- Du hast die entsprechenden Berechtigungen für die Verwaltung von Eingangsrechnungen
- Du befindest dich im Buchhaltungsbereich von weboffice
Aufbau der Seite
Die Seite ist in drei Hauptbereiche unterteilt:
Registerkarte "Rechnungen"
Hier findest du alle finalen Eingangsrechnungen:
- Rechnungsübersicht: Vollständige Liste aller erfassten Eingangsrechnungen
- Suchfunktion: Finde schnell bestimmte Rechnungen
- Filteroptionen: Filtere nach Lieferant, Datum, Betrag oder Status
- Bearbeitungsfunktionen: Bearbeite, lösche oder dupliziere Rechnungen
- Zahlungsstatus: Sieh auf einen Blick, welche Rechnungen bezahlt sind
Registerkarte "Zahlung ausstehend"
Hier siehst du alle unbezahlten Rechnungen:
- Offene Posten: Übersicht über alle noch zu zahlenden Rechnungen
- Fälligkeitsdaten: Erkenne sofort, welche Rechnungen überfällig sind
- Zahlungsplanung: Plane deine Zahlungen effizient
- Mahnwesen: Verwalte Mahnungen und Zahlungserinnerungen
Registerkarte "Entwürfe"
Hier findest du alle noch nicht finalisierten Rechnungen:
- Rechnungsentwürfe: Alle hochgeladenen, aber noch nicht verarbeiteten Rechnungen
- Bearbeitungsstatus: Sieh, welche Entwürfe noch Aufmerksamkeit benötigen
- Schnellbearbeitung: Bearbeite mehrere Entwürfe gleichzeitig
- Automatische Erkennung: Nutze die KI-gestützte Rechnungserkennung
So arbeitest du mit Eingangsrechnungen
Neue Rechnung erfassen
- Upload: Lade Rechnungsdokumente hoch (PDF, Bilder)
- Automatische Erkennung: Das System erkennt automatisch Rechnungsdaten
- Prüfung: Kontrolliere und korrigiere die erkannten Daten
- Zuordnung: Weise Kostenstellen und Konten zu
- Speichern: Finalisiere die Rechnung
Rechnungen bearbeiten
- Rechnung auswählen: Klicke auf eine Rechnung in der Liste
- Bearbeitungsmodus: Öffne die Rechnung zur Bearbeitung
- Daten anpassen: Ändere Beträge, Daten oder Zuordnungen
- Dokumente verwalten: Füge weitere Dokumente hinzu oder entferne welche
- Speichern: Bestätige deine Änderungen
Zahlungen verwalten
- Offene Rechnungen prüfen: Wechsle zur Registerkarte "Zahlung ausstehend"
- Fälligkeiten beachten: Sortiere nach Fälligkeitsdatum
- Zahlung erfassen: Markiere Rechnungen als bezahlt
- Bankabgleich: Gleiche Zahlungen mit Banktransaktionen ab
Tipps und Hinweise
- Regelmäßige Bearbeitung: Bearbeite Entwürfe zeitnah, um den Überblick zu behalten
- Suchfunktion nutzen: Verwende die Suchfunktion für schnelles Auffinden bestimmter Rechnungen
- Kostenstellen zuweisen: Achte darauf, dass alle Rechnungen korrekte Kostenstellen haben
- Dokumentenqualität: Lade Rechnungen in guter Qualität hoch für bessere Erkennung
- Backup: Sichere wichtige Rechnungsdokumente zusätzlich
- Workflow etablieren: Entwickle einen festen Arbeitsablauf für die Rechnungsbearbeitung