Einen Lieferanten anlegen oder bearbeiten

Du legst einen neuen Lieferanten an oder bearbeitest die Daten eines bestehenden Lieferanten – Name, Adresse, Kontakt, Bankverbindung und weitere Informationen. Das ist die Basis, um den Lieferanten später Bestellungen und Eingangsrechnungen zuzuordnen.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Stammdaten und dann auf Lieferanten.
2. Um einen neuen Lieferanten anzulegen, klicke auf die Schaltfläche Import (oben links) – oder öffne einen vorhandenen Lieferanten durch Doppelklick auf seinen Namen in der Liste.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Lieferanten anzeigen. Wenn in deinem weboffice die Module Kosten oder Lager aktiviert sind, siehst du zusätzliche Registerkarten für Eingangsrechnungen und Bestellungen.

So gehst du vor

1. Registerkarte Allgemein öffnet sich automatisch – hier erfasst du die wichtigsten Daten:

   • Standorte: Wenn dein Betrieb mehrere Standorte nutzt, wähle aus, an welchen dieser Lieferant tätig ist. Klicke auf das Feld und setze Häkchen bei den gewünschten Standorten.

   • Lieferantennummer: weboffice vergibt hier automatisch eine fortlaufende Nummer. Du kannst sie ändern, musst aber sicherstellen, dass sie einmalig ist.

   • Name: Trage die Bezeichnung des Lieferanten ein, unter der du ihn wiederfindest.

   • Telefon und Handy: Gib die Telefonnummern ein – das Programm erkennt automatisch das Länderformat.

   • Fax und E-Mail: Optional – trage die E-Mail-Adresse ein, an die weboffice später Bestellungen versenden kann.

   • Website: Optional – die URL des Lieferanten.

   • Unsere Nummer beim Lieferanten: Falls der Lieferant dich unter einer bestimmten Kundennummer kennt, trage sie hier ein.

   • Notizen: Platz für interne Notizen – z.B. Lieferbedingungen, Besonderheiten.

2. Auf der rechten Seite füllst du die Adresse aus. Klicke auf die Felder und trage Straße, Postleitzahl, Ort und Land ein.

3. Darunter folgen die Zahlungsmodalitäten:

   • USt-ID: Trage die Umsatzsteuer-ID ein, falls vorhanden. Klicke danach auf USt-ID prüfen – weboffice überprüft die ID beim Bundeszentralamt für Steuern. Das Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen) wird darunter angezeigt.

4. Rechts daneben erfasst du die Bankdaten des Lieferanten – IBAN, Kontoinhaber und weitere Felder. Diese brauchst du, um Zahlungen zu überweisen.

5. Am unteren Ende der Registerkarte gibst du noch die finanziellen Zuordnungen ein – vor allem das Konto, auf dem Rechnungen dieses Lieferanten verbucht werden.

6. Wenn du einen neuen Lieferanten anlegst, wechsle jetzt zur Registerkarte Ansprechpartner und füge mindestens eine Kontaktperson hinzu (Name, Rolle, Telefon, E-Mail).

7. Klicke auf Speichern – weboffice prüft automatisch, ob die Lieferantennummer schon vergeben ist. Falls ja, bietet es dir an, eine neue Nummer zu generieren.

8. Nach dem Speichern erscheinen zusätzliche Registerkarten:

   • Dokumente: Hier verwaltest du Dateien, die zu diesem Lieferanten gehören (Verträge, Kataloge usw.).

   • Artikel: Eine Übersicht aller Artikel mit den Preisen und Bestellnummern dieses Lieferanten.

   • Eingangsrechnungen (falls das Modul Kosten aktiviert ist): Alle Rechnungen, die du von diesem Lieferanten erhalten hast.

   • Bestellungen (falls das Modul Lager aktiviert ist): Alle Bestellungen, die du bei diesem Lieferanten aufgegeben hast.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in Registerkarten eingeteilt:

• Allgemein: Stammdaten (Name, Nummern, Kontakt), Adresse, Zahlungsmodalitäten (USt-ID, Bankdaten), finanzielle Zuordnungen und individuelle Zusatzfelder.

• Dokumente: Dateimanagement für Lieferantendokumente (nur nach dem Speichern sichtbar).

• Ansprechpartner: Kontaktpersonen mit Namen, Rollen, Telefon und E-Mail.

• Artikel, Eingangsrechnungen, Bestellungen: Diese Listen sind nur nach dem Speichern sichtbar und nur, wenn die jeweiligen Module aktiviert sind. Sie zeigen alle verknüpften Vorgänge.

Was danach passiert

Sobald du speicherst, erhält der Lieferant eine eindeutige ID und eine Lieferantennummer. Das Fenster bleibt offen – jetzt kannst du Ansprechpartner hinzufügen oder zur Übersicht zurückkehren.

Der Lieferant steht jetzt zur Verfügung, wenn du:

• Einen Artikel einem oder mehreren Lieferanten zuordnest
• Eine Bestellung aufgibst
• Eine Eingangsrechnung erfasst oder importierst

Du kannst den Lieferanten jederzeit wieder öffnen und seine Daten ändern – auch nachdem Bestellungen oder Rechnungen erfasst wurden.

Tipps und Hinweise

• Die Lieferantennummer muss einmalig sein. Wenn du beim Speichern eine Meldung erhältst, dass die Nummer schon vergeben ist, lässt du weboffice eine neue generieren oder änderst die Nummer selbst.

• Wenn du ein Logo aktualisieren möchtest, klicke auf das Pfeil-Symbol oben im Fenster – weboffice versucht, das Logo von der Website des Lieferanten zu laden.

• Du kannst Zusatzfelder einrichten, um weitere Informationen zu speichern (z.B. Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Bonität). Diese erscheinen am unteren Ende der Registerkarte Allgemein.

• Die Standorte sind wichtig, wenn dein Betrieb mehrere Filialen oder Lagerstätten hat – ordne jeden Lieferanten den relevanten Standorten zu.