Einen Folgeauftrag erstellen

Aus einem bestehenden Beleg (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung) erstellst du automatisch einen neuen Beleg der nächsten Art. weboffice übernimmt alle Daten aus dem Ursprungsbeleg – du sparst dir die Neuerfassung.

Voraussetzungen

Du brauchst einen offenen Beleg, aus dem heraus du einen Folgeauftrag erstellen möchtest.

So gehst du vor

1. Öffne den Beleg, zu dem du einen Folgeauftrag erstellen möchtest.

2. Rufe die Funktion auf, um einen Folgeauftrag zu erstellen. Ein Fenster öffnet sich mit den möglichen Arten.

3. Wähle die Art des Folgeauftrags, den du erstellen willst:

   • Auftragsbestätigung: Nur wenn der aktuelle Beleg ein Angebot ist. Damit bestätigst du dem Kunden, dass sein Auftrag angenommen ist.
   • Lieferschein: Wenn der Beleg ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung ist. Du dokumentierst damit, dass die Ware versendet wird.
   • Rechnung: Wenn der Beleg ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferschein ist. Damit forderst du die Zahlung an.
   • Gutschrift: Nur wenn der aktuelle Beleg eine Rechnung ist. Du gewährst dem Kunden damit eine Rückerstattung oder Anrechnung.

4. Klicke auf die Karte der gewünschten Art. weboffice übernimmt alle Positionen und Daten aus dem Ursprungsbeleg in einen neuen Beleg und öffnet ihn zur Bearbeitung.

5. Prüfe und ändere die Daten, wenn nötig – beispielsweise Menge, Preis oder Lieferdatum.

6. Speichere den neuen Beleg.

Aufbau des Fensters

Das Fenster zeigt dir die möglichen Beleg-Arten als Karten. Jede Karte trägt einen Namen und eine kurze Beschreibung. Je nach Art des Ausgangsbelegs werden nur die passenden Optionen angezeigt – nicht alle Karten sind immer verfügbar.

Was danach passiert

Der neue Beleg ist jetzt erstellt und gespeichert. Der ursprüngliche Beleg bleibt unverändert – weboffice verknüpft beide Belege miteinander und zeigt dir die Verkettung. Du kannst den neuen Beleg jetzt bearbeiten, drucken oder versenden.

In der Regel folgt auf einen Folgeauftrag die nächste Stufe im Geschäftsprozess: Nach einer Auftragsbestätigung kommt ein Lieferschein, nach diesem eine Rechnung. Lies mehr über die einzelnen Beleg-Typen:

• Lieferscheine erstellen
• Rechnungen schreiben
• Gutschriften ausstellen

Tipps und Hinweise

• Mengen und Preise prüfen: weboffice übernimmt die Daten aus dem Ursprungsbeleg, aber Rabatte, Mengenstaffeln oder nachträgliche Änderungen können sich unterscheiden. Schaue vor dem Speichern genau hin.
• Beleg-Verkettung: weboffice merkt sich, dass dieser Beleg aus einem anderen entstanden ist. Das ist wichtig für deine Nachverfolgung und für Berichte.
• Teillieferungen: Wenn du nur einen Teil der Positionen liefern oder abrechnen möchtest, lösche die anderen Positionen, bevor du speicherst.