Eine neue Kundenpass-Art anlegen

Mit Kundenpass-Arten wie 10er-Karten, Jahreskarten oder Stempelkarten kannst du Abos und Gutscheine abbilden. Kunden lösen den Pass an der Kasse ein – weboffice zählt dann automatisch die verbleibenden Verwendungen und Gültigkeitstage herunter. Du legst fest, welche Artikel der Pass abdeckt und welche Optionen kostenfrei enthalten sind.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste den Bereich Stammdaten (Symbol mit Zahnrädern)
Wähle Artikel
Klicke im Menü oben links auf Kundenpass-Arten
Klicke die Schaltfläche Hinzufügen

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die Artikel, die du dem Pass zuordnen möchtest, müssen bereits angelegt sein.

So gehst du vor

Das Eingabefenster öffnet sich mit zwei Registerkarten: Allgemein und Inklusive Optionen.

Registerkarte "Allgemein"

Trage unter Name eine aussagekräftige Bezeichnung ein – zum Beispiel "10er-Karte" oder "Jahreskarte Fitness"
Im Feld Tage gültig (optional) gibst du ein, wie lange der Pass ab dem Kauf nutzbar ist. Leer gelassen bedeutet: unbegrenzt gültig
Im Feld Anzahl an Verwendungen (optional) gibst du ein, wie oft der Pass eingelöst werden darf – zum Beispiel 10 für eine 10er-Karte. Leer gelassen bedeutet: unbegrenzte Verwendungen
Artikel hinzufügen: In der Tabelle unten siehst du alle verfügbaren Artikel. Schalte den Schalter in der Spalte Auswahl um – der Pass darf dann nur für diese Artikel verwendet werden. Du kannst mehrere Artikel auswählen, oder den Eintrag doppelklicken statt den Schalter zu nutzen

Registerkarte "Inklusive Optionen" (optional)

Falls die Artikel, die du zugeordnet hast, Optionen haben (zum Beispiel Größen oder Farben mit Zusatzkosten), legst du hier fest, welche davon im Pass enthalten sind:

Wähle Alle Artikel-Optionen sind inklusive, wenn der Pass alle Zusatzoptionen abdecken soll
Willst du nur bestimmte Optionen einschließen:
- Lasse Alle Artikel-Optionen sind inklusive ausgeschaltet
- Für jeden Artikel mit Optionen siehst du eine Gruppe mit allen verfügbaren Optionen
- Schalte die Optionen ein, die im Pass kostenfrei enthalten sein sollen
- Mit Alle (Schalter bei einem Optionssatz) kannst du schnell alle Optionen eines Satzes auswählen oder abwählen
Speichere die Kundenpass-Art mit der Schaltfläche Speichern

Aufbau des Fensters

Name: Kurze Bezeichnung der Kundenpass-Art, unter der du sie später wiederfindest und an der Kasse auswählst. Pflichtfeld.

Tage gültig: Gültigkeitsdauer ab Kaufdatum in Tagen. Kann leer bleiben für unbegrenzte Gültigkeit.

Anzahl an Verwendungen: Wie oft der Pass in Verkäufen eingelöst werden darf. Kann leer bleiben für unbegrenzte Verwendungen.

Artikel-Tabelle: Zeigt alle Artikel, die mit dieser Kundenpass-Art gekoppelt werden können. Nur ausgewählte Artikel können damit bezahlt werden.

Inklusive Optionen: Hier werden alle Zusatzoptionen der zugeordneten Artikel aufgelistet – gruppiert nach Artikel und Optionssatz. Du entscheidest, welche zusätzlich anfallenden Kosten im Pass enthalten sind.

Was danach passiert

Die neue Kundenpass-Art wird gespeichert und erscheint in der Liste auf der Seite Kundenpass-Arten. Du kannst sie jetzt:

An der Kasse als Zahlungsart auswählen, wenn ein Kunde den Pass einlöst
später bearbeiten, indem du sie in der Liste doppelklickst oder die Schaltfläche Bearbeiten nutzt
archivieren, wenn sie nicht mehr verwendet wird – archivierte Einträge können später wiederhergestellt werden

Unter der Registerkarte Historie (nur bei bestehenden Einträgen) siehst du, wie oft die Kundenpass-Art bereits eingelöst wurde – daran erkennst du, wie beliebt ein Pass ist.

Tipps und Hinweise

Standort: Falls du mehrere Standorte hast, wird automatisch dein Hauptstandort gewählt. Du kannst ihn ändern – alle Artikel werden dann nach deinem Auswahlstand neu geladen.
Optionen hinzufügen: Damit Optionen in der Registerkarte Inklusive Optionen sichtbar werden, musst du vorher mindestens einen Artikel mit Optionen auswählen. Falls keine Optionen auftauchen, hat keiner deiner ausgewählten Artikel Zusatzoptionen.
Unbegrenzte Verwendungen: Lasse das Feld Anzahl an Verwendungen leer, wenn der Pass beliebig oft verwendet werden darf – sinnvoll für Jahreskarten ohne feste Nutzungszahl.