Eine Kundenpass-Art erstellen oder bearbeiten

Mit Kundenpass-Arten legst du Gutscheine wie 10er-Karten, Jahreskarten oder Stempelkarten an. Kunden lösen den Pass an der Kasse ein – weboffice zählt dann automatisch die verbleibenden Verwendungen herunter. Du definierst, wie lange der Pass gültig ist, wie oft er genutzt werden darf, welche Artikel darin enthalten sind und ob bestimmte Artikel-Optionen kostenlos dazugehören.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Stammdaten und dann auf Artikel.
2. Öffne das Menü WEITERE und wähle Kundenpass-Arten.
3. Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Kundenpass-Art anzulegen – oder doppelklicke auf eine bestehende Kundenpass-Art in der Liste, um sie zu bearbeiten.

Voraussetzungen

Du brauchst Schreibrecht für Kundenpass-Arten. Artikel sollten bereits angelegt sein, damit du sie dem Pass zuordnen kannst.

So gehst du vor

1. Name: Gib eine aussagekräftige Bezeichnung ein, unter der du die Kundenpass-Art wiederfindest (z.B. "10er-Karte", "Jahres-Abo").

2. Standort (falls mehrere vorhanden): Wähle den Betriebsort aus, für den dieser Pass gilt. Die verfügbaren Artikel werden danach gefiltert.

3. Tage gültig: Trage ein, wie viele Tage der Pass nach dem Kauf gültig ist. Leer bedeutet: der Pass verfällt nie.

4. Anzahl an Verwendungen: Trage ein, wie oft der Pass insgesamt genutzt werden darf (z.B. 10 für eine 10er-Karte). Leer bedeutet: unbegrenzte Verwendungen.

5. Scrolle nach unten zur Tabelle Artikel.

6. Artikel auswählen: Aktiviere das Kontrollkästchen neben jedem Artikel, der mit diesem Pass bezahlt werden kann. Du kannst nach Nummer oder Name suchen. Der Pass wird später nur für diese Artikel anerkannt.

7. Wenn der Pass bestimmte Artikel-Optionen kostenlos abdecken soll, öffne die Registerkarte Inklusive Optionen:

   • Falls alle Optionen kostenlos sein sollen: Aktiviere Alle Artikel-Optionen sind inklusive.
   • Falls nur bestimmte Optionen kostenlos sein sollen: Lass das Kontrollkästchen leer. Dann kannst du für jeden ausgewählten Artikel einzelne Optionsgruppen oder einzelne Optionen abhaken. Optionen, die du hier nicht abhakst, werden bei der Buchung regulär berechnet.

8. Klicke Speichern. Das Fenster schließt sich, und die neue Kundenpass-Art ist ab sofort verfügbar.

Aufbau des Fensters

Registerkarte „Allgemein"

• Name: Pflichtfeld. Die Bezeichnung wird später an der Kasse und in Berichten angezeigt.
• Standort: Bestimmt, welche Artikel und Benutzer diesen Pass sehen können.
• Tage gültig: Gültigkeitsfrist in Tagen (z.B. 365 für ein Jahr).
• Anzahl an Verwendungen: Maximale Anzahl der Einlösungen pro Kundenpass.
• Artikel-Tabelle: Zeigt alle verfügbaren Artikel mit Nummer, Name, Kategorie und Preis. Jede Reihe hat ein Kontrollkästchen, mit dem du den Artikel zum Pass hinzufügst oder entfernst.

Registerkarte „Inklusive Optionen" Nur sichtbar, wenn der Pass aktiv ist. Hier definierst du, welche Zusatzleistungen (z.B. Größe, Farbe, Zubereitungsart) kostenfrei im Pass enthalten sind. Die Optionen werden nach Artikel organisiert – nur Artikel, die du auf der Registerkarte „Allgemein" ausgewählt hast und die Optionen haben, werden hier angezeigt.

Registerkarte „Historie" (nur beim Bearbeiten) Zeigt alle bisherigen Käufe mit dieser Kundenpass-Art: Datum, Beleg, Kunde, Artikel und wie viel der reguläre Preis gewesen wäre. Damit siehst du, wie oft dieser Pass bereits eingelöst wurde.

Was danach passiert

Sobald du speicherst, ist die Kundenpass-Art erstellt. Du kehrst zur Liste aller Kundenpass-Arten zurück. Dort kannst du die Kundenpass-Art jederzeit bearbeiten oder archivieren.

An der Kasse kann ein Mitarbeiter nun einen Kundenpass dieser Art auswählen und ihn gegen einen der zugeordneten Artikel einlösen – weboffice rechnet den Preis des Passes ab und zählt die verbleibenden Verwendungen herunter.

Die Spalte Verwendungen gesamt in der Übersichtsliste zeigt dir, wie oft dieser Pass insgesamt bereits verkauft und eingelöst wurde.

Tipps und Hinweise

• Änderungen am Pass gelten rückwirkend nicht: Wenn du nachträglich einen Artikel hinzufügst oder entfernst, wirkt sich das nicht auf bereits verkaufte Pässe aus – nur auf neue.
• Optionen gezielt freigeben: Wenn du z.B. für eine 10er-Karte eine bestimmte Größe kostenlos geben willst, aber andere Größen regulär berechnen möchtest, nutze die Registerkarte „Inklusive Optionen" und wähle nur diese Optionen aus.
• Pass archivieren, nicht löschen: Statt einen Pass zu löschen, archiviere ihn über die Schaltfläche Archivieren in der Liste. Archivierte Pässe werden ausgeblendet, ihre Daten bleiben aber erhalten. Du kannst sie später über den Schalter Zeige archivierte Einträge wiederherstellen.