Eine IST-Zubuchung hinzufügen
Du fügst hier manuell eine Zeitbuchung für einen Mitarbeiter ein – etwa Urlaub, Krankenstand oder andere Abwesenheiten. Das ist nötig, wenn die reguläre Zeiterfassung nicht alle Fälle abdeckt.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Arbeitszeit-Verwaltung
- Wähle einen Mitarbeiter aus der Übersicht
- Klicke auf Zeitbuchungen bearbeiten
- Klicke die Schaltfläche +, um eine neue Zubuchung zu erfassen
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, Zeitbuchungen für diesen Mitarbeiter zu bearbeiten.
So gehst du vor
Wähle im Feld Art die Buchungsart aus – also die Kategorie, unter der diese Stunde oder dieser Tag verbucht werden soll (z. B. Urlaub, Krankenstand). Das Feld bietet dir alle verfügbaren Buchungsarten an.
Wähle im Feld Datum den Tag, auf den die Buchung fallen soll. Das System erlaubt dir nur Daten innerhalb des aktiven Arbeitsvertrags des Mitarbeiters.
Trage im Feld Tage ein, wie viele Tage oder Stunden diese Buchung umfasst. Bei Buchungsarten wie Urlaub wird die Anzahl in Tagen gezählt; bei Abwesenheiten kann es auch eine Dezimalzahl sein (z. B. 4,5 für einen halben Tag).
(Optional) Trage im Feld Kommentar einen Grund oder eine Notiz ein – etwa „Arztbesuch" oder „Betriebsvereinbarung". Das hilft später, die Buchung schnell einzuordnen.
Klicke Übernehmen, um die Buchung zu speichern.
Aufbau der Buchungsübersicht
Nach dem Speichern siehst du die neue Buchung sofort in der Tabelle unterhalb:
- Datum: Der Tag der Buchung
- Buchungsart: Die Art, die du gewählt hast
- Von und Bis: Bei Arbeits- oder Pausenbuchungen die Uhrzeiten; bei Abwesenheiten leer
- Dauer: Bei Urlaubsbuchungen die Anzahl der Tage und optional der Kommentar in Klammern
- Bearbeiten und Löschen: Schaltflächen am Zeilenende zum Ändern oder Entfernen der Buchung
Was danach passiert
Die Buchung wird gespeichert und ist sofort sichtbar. Sie wirkt sich auf die Arbeitszeit und Restmengen des Mitarbeiters aus – sofern die Buchungsart dafür konfiguriert ist.
Du kannst die Buchung jederzeit bearbeiten, indem du auf Bearbeiten klickst, oder sie löschen. Wenn ein Löschen nicht möglich ist – etwa weil die Buchung bereits in eine Gehaltsabrechnung eingegangen ist – zeigt das System eine Meldung dazu.
Tipps und Hinweise
Datum vor Vertragsende: Das System lässt dich kein Datum eintragen, das vor dem Arbeitsvertragsbeginn oder nach dem Ende liegt. Hast du einen Mitarbeiter später eingestellt, kannst du Urlaub nur ab dem Eintrittstag buchen.
Dezimalzahlen bei Tagen: Für Buchungen, die nicht ganze Tage sind, kannst du Dezimalzahlen eingeben (z. B. 0,5 für einen halben Tag).
Kommentar hilft später: Je aussagekräftiger dein Kommentar ist, desto leichter ist es hinterher, die Buchung einzuordnen – besonders hilfreich bei Audits oder Rückfragen.