E-Mail-Vorlagen für Belegversand verwalten

E-Mail-Vorlagen sind Textbausteine, die du beim Versand von Belegen oder Dokumenten per E-Mail auswählst. Du legst hier Vorlagen mit Platzhaltern für Anrede und Namen an, damit du nicht jedes Mal den gleichen Text neu schreiben musst.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf System
Klicke auf Standorte
Wähle den Standort aus, für den du E-Mail-Vorlagen verwalten möchtest
Du siehst nun den Bereich E-Mail-Vorlagen

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Firmendaten verwalten. Jeder Standort hat seine eigenen E-Mail-Vorlagen.

Aufbau der Übersicht

Der Bereich zeigt eine Tabelle mit allen vorhandenen E-Mail-Vorlagen des Standorts. Jede Vorlage hat drei Spalten:

Bezeichnung: Der Name der Vorlage, unter dem du sie später beim Versand wiederfindest
Inhalt: Zeigt an, ob ein Text eingetragen ist oder die Vorlage leer ist
Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen

So gehst du vor

Eine neue Vorlage erstellen

Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen
Im Eingabefenster trägst du ein:
- Bezeichnung: Ein Name für die Vorlage, unter dem du die Vorlage später schnell erkennst
- Inhalt: Der Text der E-Mail mit Platzhaltern wie {Anrede} und {Name}, die beim Versand automatisch durch die echten Daten ersetzt werden
Klicke Speichern

Die neue Vorlage erscheint sofort in der Tabelle.

Eine vorhandene Vorlage bearbeiten

Klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) in der Zeile der Vorlage
Ändere die Bezeichnung oder den Inhalt nach Bedarf
Klicke Speichern

Eine Vorlage löschen

Klicke auf die Schaltfläche Löschen (Papierkorb-Symbol) in der Zeile der Vorlage
Bestätige die Sicherheitsfrage
Die Vorlage ist gelöscht

Was danach passiert

Alle Vorlagen sind sofort gespeichert und verfügbar. Beim Versand von Belegen kannst du im Versandfenster diese Vorlagen auswählen – der Text wird dann automatisch in die E-Mail eingefügt, bevor sie versendet wird.

Tipps und Hinweise

Nutze Platzhalter wie {Anrede} und {Name}, um E-Mails persönlicher zu gestalten. Diese werden beim Versand automatisch durch die Daten des Empfängers ersetzt.
Du kannst mehrere Vorlagen anlegen – je eine für verschiedene Zwecke wie Mahnung, Lieferbestätigung oder Danksagung.
Eine gelöschte Vorlage kann nicht wiederhergestellt werden. Überlege vor dem Löschen, ob du die Vorlage noch brauchst.
Vorlagen aus einem Standort sind in einem anderen nicht verfügbar.