E-Mail-Versand für Termine einrichten

Hier stellst du ein, welche automatischen E-Mails weboffice verschicken soll, wenn Kunden Termine buchen oder nutzen – Bestätigungen, Erinnerungen und Verkaufsbestätigungen. Du kannst jede Nachricht anpassen und vor dem Abspeichern testen.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration → Standorte.
2. Wähle einen Standort aus.
3. Im Fenster rechts findest du unten den Bereich E-Mail-Nachrichten.

Voraussetzungen

• Das Modul Kalender oder Verkaufspunkt muss freigeschaltet sein.
• E-Mail-Versand muss auf dem Standort aktiv sein – stelle das vorher unter E-Mail-Versand oben ein. Du musst dort eine E-Mail (Absenderadresse) und einen E-Mail-Sendername eintragen.

So gehst du vor

Bestätigungsnachrichten für Terminbuchungen (nur wenn Kalender aktiv ist)

1. Schalte E-Mail-Bestätigungsnachricht senden ein, um Kunden sofort nach der Buchung eine Bestätigung zu schreiben.
2. Schreibe die Nachricht im Feld E-Mail-Bestätigungsnachricht. Du kannst Text formatieren und Variablen wie Kundenname oder Termin einfügen.
3. Klicke Test-E-Mail senden, um die Nachricht an deine eigene Adresse zu schicken und zu prüfen, wie sie aussieht.

Erinnerungsnachrichten vor Terminen (nur wenn Kalender aktiv ist)

1. Schalte E-Mail-Erinnerungsnachricht senden ein.
2. Schreibe die Nachricht im Feld E-Mail-Erinnerungsnachricht.
3. Sende eine Test-E-Mail.

Bestätigungen nach Verkäufen (nur wenn Verkaufspunkt aktiv ist)

1. Schalte E-Mail-Verkaufsnachricht senden ein, um Kunden eine Quittung oder Bestätigung nach dem Kauf zu schreiben.
2. Schreibe die Nachricht im Feld E-Mail-Verkaufsnachricht.
3. Sende eine Test-E-Mail.

Sobald du alle Änderungen vorgenommen hast, speichere die Einstellungen. Die Nachrichten werden ab sofort automatisch versendet, sobald das jeweilige Ereignis eintritt.

Aufbau des Bereichs

E-Mail-Bestätigungsnachricht senden / E-Mail-Erinnerungsnachricht senden / E-Mail-Verkaufsnachricht senden: Schalter zum Einschalten und Ausschalten. Wenn du einen Schalter ausschaltest, versendet weboffice diese Art von Nachricht nicht mehr.

E-Mail-Bestätigungsnachricht / E-Mail-Erinnerungsnachricht / E-Mail-Verkaufsnachricht: Textbereich für die Nachricht. Du schreibst hier den genauen Wortlaut, den der Kunde erhält. Dieser Text wird automatisch formatiert und kann Variablen enthalten.

Test-E-Mail senden: Schaltfläche, um die aktuelle Nachricht an deine Adresse zu verschicken – du sieht dann, wie sie beim Kunden ankommt.

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden gespeichert. weboffice versendet ab sofort automatisch:

• Bestätigungen, wenn Kunden einen Termin buchen
• Erinnerungen vor dem Termin
• Verkaufsbestätigungen nach dem Kauf

Du kannst jeden Versand später im E-Mail-Protokoll nachprüfen und sehen, ob die E-Mail zugestellt und gelesen wurde.

Tipps und Hinweise

• Test vor dem Scharfschalten: Probiere jede Nachricht mit Test-E-Mail senden aus, bevor du viele Kunden autorisierst. So siehst du Tippfehler oder Formatierungsfehler sofort.
• E-Mail-Versand muss aktiv sein: Ohne aktiven E-Mail-Versand (oben im Bereich E-Mail-Versand) werden keine Nachrichten versendet, auch wenn du hier alles einstellt.
• Nur aktive Module: Die Termine und Verkaufsbestätigungen erscheinen nur, wenn du die Module Kalender bzw. Verkaufspunkt gekauft hast.
• Nachträglich ändern: Du kannst die Texte jederzeit anpassen. Neue Termine und Verkäufe bekommen die neue Version – alte Bestätigungen ändern sich nicht mehr.
• Alle Versände prüfen: Im Bereich System → Protokolle findest du unter E-Mail-Protokoll eine Liste aller verschickten E-Mails mit Zeitstempel, Empfänger und Lesestatus.