E-Mail-Nachrichten für Standorte einrichten

Du richtest automatische E-Mail-Nachrichten ein, die weboffice für einen Standort versendet – etwa Bestätigungen für Terminbuchungen, Erinnerungen oder Verkaufsbenachrichtigungen. Damit deine Kunden diese Mails bekommen, brauchst du zuerst einen aktiven E-Mail-Versand und darfst die entsprechenden Module (Kalender oder Kasse) lizenziert haben.

So kommst du hierher

Klicke in der linken Seitenleiste auf System und dort auf Standorte.
Wähle den Standort, für den du die Nachrichten einrichten möchtest.
Gehe zur Registerkarte Kommunikation.

Du siehst jetzt zwei Bereiche nebeneinander: links E-Mail-Versand für grundlegende Einstellungen, rechts E-Mail-Nachrichten für die automatischen Mails.

Voraussetzungen

Du hast die Berechtigung zur Verwaltung des Unternehmens.
Der E-Mail-Versand ist aktiviert (linker Bereich, Schalter E-Mail-Benachrichtigung aktivieren).
Je nach Nachrichtentyp brauchst du das Modul Kalender (für Terminbestätigungen und Erinnerungen) oder Kasse (für Verkaufsbenachrichtigungen).

So gehst du vor

Die Schritte 1–3 sind einmalige Grundeinstellungen, wenn du noch keinen E-Mail-Versand hast. Danach geht es um die einzelnen Nachrichtentypen.

Grundeinstellungen für E-Mail-Versand

E-Mail-Benachrichtigung aktivieren: Schalte im linken Bereich den Schalter E-Mail-Benachrichtigung aktivieren ein. Ohne dies funktioniert kein Mailversand.
E-Mail-Adresse des Versenders eintragen: Trage in das Feld E-Mail die Adresse ein, von der die Mails versendet werden sollen – etwa die zentrale Kundendienst-Adresse deines Standorts.
Sendername festlegen: Trage in das Feld E-Mail-Sendername den Namen ein, der beim Empfänger angezeigt wird – etwa dein Firmenname oder „Kundendienst". Der Name erscheint im Postfach des Empfängers, nicht die technische Adresse.

Optional kannst du mit einer eigenen Domain versenden. Dies wird unter „Eigene Domain nutzen" separat erklärt.

Automatische Nachrichtentypen einrichten

Alle Nachrichtentypen folgen dem gleichen Ablauf:

Schalter aktivieren: Schalte im rechten Bereich den Schalter für den gewünschten Nachrichtentyp ein.
Nachrichtentext bearbeiten: Trage in das Textfeld darunter die Vorlage ein, die deine Kunden per Mail bekommen sollen. Du kannst den Text nach deinen Vorstellungen anpassen. Der Editor unterstützt Formatierungen – markiere Text, um ihn fett oder kursiv zu machen.
Test-E-Mail senden: Klicke unter dem Textfeld auf Test-E-Mail senden, um die aktuelle Nachricht an deine eigene E-Mail-Adresse zu versenden. So siehst du, wie sie beim Empfänger ankommt, bevor Kunden sie erhalten.

Welche Nachrichtentypen dir zur Verfügung stehen, hängt von deinen lizenzierten Modulen ab:

E-Mail-Bestätigungsnachricht senden (Modul Kalender erforderlich): Kunden bekommen sofort eine Bestätigung, wenn sie einen Termin buchen.
E-Mail-Verkaufsnachricht senden (Modul Kasse erforderlich): Eine Nachricht wird versendet, nachdem ein Verkauf abgeschlossen ist.
E-Mail-Erinnerungsnachricht senden (Modul Kalender erforderlich): Kunden werden vor einem Termin erinnert.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in zwei Bereiche aufgeteilt, die nebeneinander stehen:

E-Mail-Versand (linker Bereich):

E-Mail-Benachrichtigung aktivieren: Schalter, der den gesamten E-Mail-Versand für diesen Standort steuert.
E-Mail: Textfeld für die Absenderadresse.
E-Mail-Sendername: Textfeld für den Absendernamen, wie er beim Empfänger angezeigt wird.

Wenn du den Versand aktivierst, erscheint zusätzlich der Bereich Eigene Domain nutzen mit erweiterten Optionen zur Domain-Konfiguration.

E-Mail-Nachrichten (rechter Bereich): Für jeden verfügbaren Nachrichtentyp findest du:

Einen Schalter zum Aktivieren der Nachricht
Ein Textfeld mit der Nachrichtenvorlage
Eine Schaltfläche Test-E-Mail senden

Was danach passiert

Sobald du die Einstellungen speicherst, werden die aktivierten Nachrichten automatisch versendet, sobald ein relevantes Ereignis eintritt – etwa wenn ein Termin gebucht wird oder ein Verkauf abgeschlossen ist.

Du kannst jederzeit nachschauen, welche Mails versendet wurden. Gehe dazu auf System > Protokolle und wähle die Registerkarte E-Mail-Protokoll. Dort siehst du für jede Mail den Versandzeitpunkt, die Zieladresse, den Betreff und ob sie gelesen wurde. Du kannst auf jede Mail klicken, um den Inhalt einzusehen.

Tipps und Hinweise

Häufiger Fehler: Vergiss nicht, den Schalter E-Mail-Benachrichtigung aktivieren im linken Bereich zu aktivieren – die Schalter für einzelne Nachrichtentypen funktionieren nur, wenn die Grundeinstellung aktiv ist.
Test vor dem Start: Nutze die Schaltfläche Test-E-Mail senden vor der Freigabe, um sicherzustellen, dass die Formatierung passt und deine Kontaktdaten richtig erscheinen.
Mehrere Standorte: Jeder Standort kann eigene Texte haben – sinnvoll, wenn Standorte unterschiedliche Namen oder Kontaktdaten haben.
Modul-Abhängigkeit: Terminmails sind nur sichtbar, wenn das Modul Kalender lizenziert ist. Verkaufsbenachrichtigungen nur mit Modul Kasse.
Fehlersuche: Wenn ein Test-E-Mail-Versand fehlschlägt, überprüfe, dass die E-Mail und der E-Mail-Sendername im linken Bereich korrekt ausgefüllt sind.