Duplikate zusammenführen oder ausschließen

Wenn weboffice zwei Kundensätze als mögliche Duplikate erkennt, kannst du hier entscheiden: Sollen sie zusammengeführt werden, oder handelt es sich um zwei unterschiedliche Kunden? Die Zusammenführung archiviert einen der beiden Kundensätze unwiederbringlich.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Kunden.
2. Wähle in der Liste Duplikate oben im Fenster.
3. Wähle ein Duplikat-Paar aus der Liste.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

1. Vergleiche die Daten der beiden Kunden in der Tabelle. Du siehst nebeneinander, welche Felder bei jedem Kunden ausgefüllt sind – so erkennst du schnell, ob es wirklich derselbe Kunde ist oder zwei verschiedene.

2. Wenn es derselbe Kunde ist: Wähle, welcher Kundensatz bleiben soll – die Schaltfläche [Kundennummer] akzeptieren bestimmt, welcher Datensatz aktiv bleibt. Der andere wird archiviert und alle Vorgänge (Aufträge, Rechnungen usw.) werden diesem Kundensatz zugeordnet. Du musst diese Entscheidung bestätigen – die Aktion lässt sich nicht mehr rückgängig machen.

3. Wenn es zwei verschiedene Kunden sind: Wähle Es handelt sich nicht um ein Duplikat. Das Paar wird aus der Duplikat-Liste entfernt.

Aufbau der Vergleichstabelle

Die Tabelle zeigt die Kundendaten Seite an Seite:

• Spalte 1: Daten des ersten Kunden
• Spalte 2: Daten des zweiten Kunden
• Jede Zeile ist ein Feld (Name, Adresse, Telefon, E-Mail usw.)
• Ein leeres Feld bedeutet, dass dieser Kunde dort keinen Eintrag hat

Was danach passiert

Nachdem du die Zusammenführung bestätigt hast, speichert weboffice die Auswahl und zeigt dir eine Erfolgsmeldung. Der archivierte Kundensatz verschwindet aus der aktiven Kundenliste, bleibt aber in der Duplikat-Liste als erledigt gekennzeichnet. Die Duplikat-Liste wird aktualisiert.

Bei der Auswahl "Es handelt sich nicht um ein Duplikat" wird das Paar sofort ausgeblendet, ohne etwas zu speichern.

Tipps und Hinweise

• Achte auf Tipp- und Schreibfehler: Ein Kundenname mit und ohne Umlaut oder eine Telefonnummer mit und ohne Leerzeichen erzeugt oft Duplikate, obwohl es derselbe Kunde ist.
• Die Zusammenführung ist endgültig – ist ein Kundensatz erst archiviert, lässt er sich nicht mehr herstellen.
• Alle Geschäftsvorfälle (Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine) des gelöschten Kunden werden automatisch dem bleibenden Kundensatz zugeordnet.
• Wenn du unsicher bist, überprüfe die Aufträge und Rechnungen beider Kunden: Das Kaufverhalten gibt oft Aufschluss, ob es der gleiche Kunde ist.