Dokumente ablegen und organisieren

Hier speicherst und ordnest du Dateien zentral ab, damit alle Benutzer sie finden und nutzen können. Du kannst Ordner anlegen, Dateien hochladen und vorhandene Ablagen durchsuchen.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Dokumente.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Dokumente zu verwalten.

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt eine Baumstruktur mit Ordnern auf der linken Seite und die aktuelle Ordneransicht rechts. Die Ordner sind nach Themen oder Modulen gegliedert – beispielsweise Aufgaben, Aufträge, Bestellungen, Kunden, Lager und weitere. Mit der Suchleiste am unteren Rand kannst du schnell in allen Dateien und Ordnern suchen.

So gehst du vor

Eine neue Datei hochladen:

Klicke in der Ordnerstruktur links auf den Ordner, in dem die Datei ablegen möchtest.
Klicke oben auf Neuer Ordner oder ziehe die Datei direkt in die rechte Fläche.
Folge den Anweisungen zum Hochladen.

Einen neuen Ordner anlegen:

Klicke auf Neuer Ordner.
Gib einen Namen ein, unter dem Kollegen den Ordner später wiederfinden.
Speichern – der neue Ordner erscheint sofort in der Struktur.

Dateien suchen:

Gib in die Suchleiste am unteren Rand ein Stichwort ein – beispielsweise einen Dateinamen oder ein Datum.
Die Suche filtert sofort alle passenden Dateien und Ordner.

Dateien oder Ordner öffnen oder verwalten:

Klicke auf einen Ordner oder eine Datei in der rechten Liste.
Je nach Dateityp öffnet sich die Vorschau oder der Editor, oder du kannst die Datei herunterladen.

Was danach passiert

Alle hochgeladenen und erstellten Dateien sind sofort für andere Benutzer zugänglich, die das entsprechende Recht haben. Die Ablage bleibt bestehen, bis du Dateien oder Ordner löschst. Du kannst jederzeit zurückkommen und weitere Dateien hinzufügen oder die Struktur umgestalten.

Tipps und Hinweise

Ordne deine Dateien von Anfang an logisch – das erspart dir und deinen Kollegen später lange Suchzeiten.
Verwende aussagekräftige Ordner- und Dateinamen, damit man sofort sieht, worum es geht.
Wenn du mehrere ähnliche Dateien hast, fasse sie in einem gemeinsamen Ordner zusammen.
Sehr alte oder überflüssige Dateien kannst du löschen, um die Ablage übersichtlich zu halten.