Dokumente ablegen und organisieren

Hier legst du Dateien ab, die dein Team benötigt – Verträge, Angebote, Rechnungen oder andere Unterlagen. Die Dokumente sind in Ordnern nach Themen sortiert, damit du schnell das Richtige findest.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Dokumente.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Dokumenten.

So gehst du vor

Navigiere zum gewünschten Ordner. In der Seitenleiste links siehst du die verfügbaren Kategorien – etwa Aufträge, Kunden, Projekte. Klicke auf eine Kategorie, um sie zu öffnen. Ein kleiner Pfeil neben dem Namen zeigt, dass sich Unterordner befinden.
Lade eine Datei hoch. Klicke auf die Schaltfläche Neuer Ordner, um ein neues Verzeichnis anzulegen, oder nutze die Upload-Funktion deines Browsers, um Dateien in den aktuellen Ordner zu kopieren. (Die genaue Methode hängt von deiner Systemkonfiguration ab – frag im Zweifelsfall dein Team.)
Suche nach bestehenden Dokumenten. Nutze das Suchfeld Tabelle durchsuchen am unteren Rand der Liste, um nach Dateiname, Typ oder Datum zu filtern.
Öffne oder speichere eine Datei. Klicke in der Tabelle auf den Dateinamen, um ihn anzusehen oder zu bearbeiten. Speichern geschieht automatisch oder über die Schaltfläche deines Programms.

Aufbau der Dokumentverwaltung

Seitenleiste (links): Zeigt alle verfügbaren Ordner – wie Aufgaben, Aufträge, Belegte, Bestelloungen, Formulare und viele weitere. Ordner mit Unterordnern erkennst du am kleinen Pfeil.

Hauptbereich (Mitte und rechts):

Reiter „Alle Dokumente": Die Übersicht des aktuellen Ordners mit einer Tabelle
Spalten Typ, Dokument, Datum: Beschreiben die Dateien – welche Art, unter welchem Namen und wann sie hinzugefügt wurden
Zähler oben: Zeigt „0 Dokumente · 19 Unterreiche" – wie viele Dateien und Ordner es hier gibt
Suchfeld unten: Zum Durchsuchen nach Dateiname oder anderen Merkmalen

Die Meldung „In der Wurzel können keine Dateien abgelegt werden – bitte einen Unterbereich wählen" bedeutet: Du musst einen konkreten Ordner auswählen, bevor du etwas hochlädst.

Was danach passiert

Hochgeladene oder bearbeitete Dateien werden sofort im Ordner gespeichert und für alle Benutzer mit Zugriff sichtbar. Du kannst Dokumente später wieder herunterladen, verschieben oder löschen – je nach deinen Rechten.

Tipps und Hinweise

Ordner vor Upload: Stelle sicher, dass du den richtigen Unterordner gewählt hast – die Wurzel (oberste Ebene) nimmt keine Dateien an.
Schnelle Suche: Nutze das Suchfeld, um Dateien zu finden, ohne Ordner durchzuklicken – besonders hilfreich bei vielen Dokumenten.
Namenskonvention: Gib Dateien aussagekräftige Namen, damit dein Team sie später leicht erkennt.