Buchungsregeln und Steuerberaterzugänge einrichten
Damit deine Belege beim Export an den Steuerberater richtig zugeordnet werden, musst du Buchungsregeln festlegen und Zugänge für deinen Steuerberater einrichten. Gleichzeitig sorgst du dafür, dass fehlende Kontozuordnungen nicht den Export blockieren.
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul Buchhaltung und Zugriffsrechte für den Datenaustausch mit deinem Steuerberater.
So kommst du hierher
Öffne die Seitenleiste, gehe zu Buchhaltung und wähle Datenaustausch.
Aufbau der Seite
Die Seite zeigt zunächst die Buchungsregeln – eine Übersicht, wie deine Belege beim Export an den Steuerberater automatisch zugeordnet werden. Darunter befinden sich Optionen, um Steuerberaterzugänge zu verwalten oder fehlende Kontozuordnungen vorzunehmen.
So gehst du vor
Buchungsregeln einrichten
Auf der Seite Datenaustausch siehst du unter den Buchungsregeln verfügbare Vorlagen. Wähle eine Vorlage aus oder erstelle eine eigene Konfiguration, die festlegt, welche Belegarten (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen) nach welchen Kriterien in die Buchhaltung exportiert werden.
Speichere die Buchungsregeln mit der Schaltfläche Speichern. Eine Bestätigung erscheint als Meldung.
Steuerberaterzugang erstellen
Ein Steuerberaterzugang ermöglicht deinem Steuerberater, auf die freigegebenen Buchhaltungsdaten zuzugreifen. Ein Eingabefenster öffnet sich, wenn du auf der Seite die Option für einen neuen Zugang wählst.
Trage den Namen des Steuerberaters ein – unter diesem Namen wird der Zugang später in der Liste angezeigt.
E-Mail (optional): Wenn du eine E-Mail-Adresse hinterlegst, wird diese verwendet, falls weboffice dem Steuerberater automatisch Meldungen verschickt.
Passwort: Lege ein Passwort fest. Der Steuerberater benötigt diesen Namen und dieses Passwort zur Anmeldung.
Bestätige mit Erstellen. Der Zugang wird sofort angelegt und eine Bestätigung erscheint.
Weitere Informationen zu Steuerberaterzugängen findest du hier.
Passwort eines Steuerberaterzugangs ändern
Wenn du das Passwort eines bestehenden Steuerberaterzugangs neu setzen musst, öffnet sich ein einfaches Eingabefenster.
Trage das Neue Passwort ein.
Speichere es mit Speichern.
Fehlende Konten zuordnen
Wenn bei einem Export festgestellt wird, dass Artikel, Kunden, Lieferanten oder Zahlungsmethoden noch keine Kontozuordnung haben, öffnet sich das Fenster Fehlende Konten. Hier ordnest du diese Stammdaten den richtigen Buchhaltungskonten zu, damit der Export vollständig durchgeführt werden kann.
Das Fenster ist in Registerkarten unterteilt: Artikel, Kunden, Lieferanten, Zahlungsmethoden. Öffne die Registerkarte mit den fehlenden Daten.
Jeder Eintrag wird in einer Gruppe angezeigt. Klappe die Gruppe auf.
Je nach Art des Eintrags erscheinen ein oder mehrere Auswahlfelder für die Kontozuordnung:
- Artikel: Umlauf-Konto Inland, Umlauf-Konto EU, Umlauf-Konto Drittland
- Kunden und Lieferanten: Konto Inland
- Zahlungsmethoden: Bestandskonto Inland, Bestandskonto EU, Bestandskonto Drittland
Wähle in jedem erforderlichen Feld ein passendes Konto aus der Liste aus. Die Liste zeigt jedes Konto mit seiner Nummer und Bezeichnung. Felder, die nicht erforderlich sind, kannst du leer lassen mit Keine Zuweisung.
Speichere alle Zuordnungen mit Speichern. Danach ist der Export mit vollständigen Kontodaten möglich.
Was danach passiert
- Buchungsregeln: Die gespeicherten Regeln werden beim nächsten Export verwendet.
- Steuerberaterzugang: Der neue Zugang steht sofort zur Verfügung. Der Steuerberater kann sich damit anmelden.
- Fehlende Konten: Nach der Zuordnung kannst du den Export erneut durchführen – diesmal ohne Unterbrechung durch fehlende Konten.
Tipps und Hinweise
- Speichere die Buchungsregeln rechtzeitig, bevor du einen Export startest. So sicherst du deine Konfiguration.
- Bei der Kontozuordnung: Prüfe die Kontonummern und Bezeichnungen sorgfältig. Eine falsche Zuordnung führt zu fehlerhaften Buchungen beim Steuerberater.
- Wenn ein Feld erforderlich ist, musst du ein Konto auswählen – ein leerer Eintrag wird beim Speichern abgelehnt.
- Passwörter für Steuerberaterzugänge können jederzeit neu gesetzt werden, ohne den Zugang selbst zu löschen.