Buchungsgründe anlegen und bearbeiten

Buchungsgründe beschreiben, warum ein Bon abgeschlossen wird, ohne dass Geld eingenommen wird – zum Beispiel bei Eigenverbrauch, Bruch oder Schwund. Du legst hier fest, welche Buchungsgründe in der Kasse verfügbar sind und wie sie sich auswirken.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü links und wähle System.
2. Klicke auf Einstellungen.
3. Wähle in der linken Seitenleiste unter KASSE & ZAHLUNG den Punkt Buchungsgründe.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

Aufbau der Übersicht

Die Buchungsgründe-Liste zeigt dir alle erfassten Gründe in einer Tabelle. Jede Zeile enthält die Bezeichnung, die Sortierungsreihenfolge und Informationen zu den Verhalten-Einstellungen (ob Lagerabbuchung durchgeführt wird, Mitarbeiter erforderlich ist etc.). Am rechten Ende jeder Zeile stehen Schaltflächen zum Bearbeiten oder Archivieren. Oben rechts findest du einen Schalter Zeige archivierte Einträge, um zwischen aktiven und archivierten Buchungsgründen zu wechseln.

So gehst du vor

Einen neuen Buchungsgrund anlegen

1. Stelle sicher, dass der Schalter Zeige archivierte Einträge aus ist, damit du die aktiven Einträge siehst.

2. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.

   Ein Fenster öffnet sich mit dem Titel „Neuer Buchungsgrund".

3. Trage eine aussagekräftige Bezeichnung ein – zum Beispiel den Namen des Grundes (Eigenverbrauch, Einladung, Bruch/Schwund).

4. Lege die Sortierung fest: Gib eine Zahl ein, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der dieser Grund später in der Kasse angezeigt wird. Niedrigere Zahlen stehen oben.

5. Wähle optional ein Icon und eine Farbe, um den Grund in der Kasse leichter wiederzuerkennen.

6. Aktiviere oder deaktiviere im Bereich „Verhalten" die folgenden Optionen je nach Bedarf:

   • Aktiv: Nur aktive Gründe stehen in der Kasse zur Verfügung. Neue Gründe sind standardmäßig aktiv.
   • Lagerabbuchung durchführen: Falls aktiviert, wird die Lagermenge der Artikel reduziert, wenn dieser Grund verwendet wird.
   • Mitarbeiter erforderlich: Falls aktiviert, muss der Mitarbeiter angegeben werden, der den Bon mit diesem Grund abgeschlossen hat.
   • Begründung erforderlich: Falls aktiviert, muss eine Notiz erfasst werden, warum dieser Grund angewendet wurde.

7. Klicke auf die Schaltfläche Speichern. Der Buchungsgrund ist nun gespeichert und erscheint in der Liste.

Einen vorhandenen Buchungsgrund bearbeiten

1. Doppelklicke in der Liste auf die Zeile des Buchungsgrundes, den du ändern möchtest.

   Alternativ klicke auf die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol am Ende der Zeile.

2. Nimm deine Änderungen vor (Bezeichnung, Sortierung, Icon, Farbe, Verhalten-Einstellungen).

3. Klicke auf Speichern.

Einen Buchungsgrund archivieren

1. Klicke auf die Schaltfläche mit dem Archiv-Symbol am Ende der Zeile des Buchungsgrundes, den du nicht mehr verwenden möchtest.
2. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Der Buchungsgrund ist jetzt archiviert und wird in der Kasse nicht mehr angezeigt. Du kannst ihn später wiederherstellen, indem du den Schalter Zeige archivierte Einträge einschaltest, die Zeile des archivierten Grundes findest und die Schaltfläche mit dem Zurück-Symbol klickst.

Was danach passiert

Sobald du einen Buchungsgrund speicherst, wird er in der Liste angezeigt. Die Einstellungen – besonders die Sortierung und die Verhalten-Optionen – wirken sich unmittelbar auf die Kasse aus: Der Grund erscheint dort mit der von dir gewählten Sortierungsreihenfolge, und die aktivierten Optionen bestimmen, welche Felder oder Maßnahmen notwendig sind, wenn dieser Grund bei einem Bon verwendet wird.

Geänderte Werte werden mit Zeitstempel und deinem Namen als „Geändert von" dokumentiert.

Tipps und Hinweise

• Sortierung: Die Sortierungszahl entscheidet nicht über die Bearbeitung, sondern nur über die Anzeigereihenfolge in der Kasse. Gib Zwischenwerte ein (10, 20, 30 statt 1, 2, 3), um später einfach neue Gründe einzufügen, ohne alle Nummern anzupassen.

• Lagerabbuchung: Falls ein Buchungsgrund nicht die Lagermenge beeinflussen soll (z. B. bei einer Verkostung für Werbezwecke), lasse die Option Lagerabbuchung durchführen ausgeschaltet.

• Mitarbeiter und Begründung: Falls bestimmte Gründe eine besondere Kontrolle erfordern, aktiviere diese Optionen. Der Kassierer wird dann gezwungen, diese Daten einzugeben, bevor der Bon abgeschlossen wird.

• Farbe und Icon: Diese sind optional, erleichtern aber die Navigation in der Kasse erheblich, wenn viele Buchungsgründe vorhanden sind.